深圳OA實(shí)施中項(xiàng)目管理失控的幾種表現(xiàn)

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黃尚這幾天煩躁得直想罵人，忙碌于四處救火的他差點(diǎn)處于崩潰狀態(tài)。黃尚是公司深圳OA項(xiàng)目實(shí)施負(fù)責(zé)人，他所負(fù)責(zé)的深圳OA項(xiàng)目正處于失控的邊緣狀態(tài)。項(xiàng)目計(jì)劃處于不受控狀態(tài)，上線時(shí)間無限期延期，成本超支，團(tuán)隊(duì)成員心情浮躁，凝聚力低。他把自己困在煙霧彌漫的辦公室里，猛吸一口香煙，痛苦的雙手抱著頭，在思考著一個(gè)問題：深圳OA項(xiàng)目實(shí)施為什么會(huì)走到失控這一步？原因究竟是什么呢？

項(xiàng)目管理失控的幾種表現(xiàn)

實(shí)施深圳OA項(xiàng)目管理過程中，稍有不慎就容易失控主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

① 項(xiàng)目經(jīng)理不能掌控全局

項(xiàng)目經(jīng)理常見的缺陷是缺乏大型深圳OA系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，如果項(xiàng)目經(jīng)理缺少掌控全局的能力，再加上對(duì)企業(yè)管理理解有限，就容易不能清楚地界定自己的需求，所以 深圳OA項(xiàng)目是否制定了明確有效的目標(biāo)和范圍，是項(xiàng)目實(shí)施中的一大關(guān)鍵。企業(yè)總想花較少的錢辦較多的事，項(xiàng)目目標(biāo)過大、過多、范圍過寬，而深圳OA項(xiàng)目本身是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，過多的目標(biāo)、過寬的范圍對(duì)駕馭控制項(xiàng)目都是極為重大的挑戰(zhàn)。

②項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行乏力

企業(yè)執(zhí)行深圳OA項(xiàng)目計(jì)劃往往朝令夕改，毫無確定性。其中重要的原因是企業(yè)往往低估了實(shí)施的難度，安排計(jì)劃不切實(shí)際，執(zhí)行過程中又嚴(yán)重缺乏執(zhí)行力度，往往計(jì)劃只具有理論上可行性，而一旦付諸實(shí)施，則不能被嚴(yán)格執(zhí)行。

③人員流動(dòng)大，人力資源管理失控

任何項(xiàng)目都需要人來做，而深圳OA項(xiàng)目更需要高素質(zhì)的人才參與。目前的大部分深圳OA項(xiàng)目過程中都會(huì)或多或少發(fā)生成員變動(dòng)，甚至有的變動(dòng)率超過百分之五十。面對(duì)煥然一新的項(xiàng)目組成員，將會(huì)對(duì)原有深圳OA項(xiàng)目產(chǎn)生很多問題，項(xiàng)目中人力資源的管理問題需要進(jìn)一步得到解決。

所以，深圳OA項(xiàng)目人力資源管理就是在對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、規(guī)劃、進(jìn)展以及各種變量進(jìn)行有序的分析、規(guī)劃基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目過程中的所有相關(guān)人員給予有效的協(xié)調(diào)、控制和管理。同時(shí)，項(xiàng)目管理中團(tuán)隊(duì)組建完成并不等于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的完成，團(tuán)隊(duì)建設(shè)是伴隨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整個(gè)生命周期的活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)包括為提高團(tuán)隊(duì)運(yùn)作水平而進(jìn)行的管理和采用的措施。

④時(shí)間管理嚴(yán)重滯后和失控

實(shí)施深圳OA是個(gè)龐大的管理和系統(tǒng)綜合性項(xiàng)目，過程控制主要是體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施過程中的時(shí)間控制。包括控制項(xiàng)目實(shí)施過程中各階段投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)所用的時(shí)間，使之盡可能達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃要求。當(dāng)一個(gè)切實(shí)可行的總體實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)被制定和批準(zhǔn)以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個(gè)重要的問題。根據(jù)在許多項(xiàng)目中的實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，基本上可以這樣講，很少有一個(gè)項(xiàng)目是完全按照實(shí)施計(jì)劃預(yù)定的時(shí)間來進(jìn)行的，所以高效的時(shí)間管理就顯得非常重要。

⑤項(xiàng)目成本管理失控，嚴(yán)重超出預(yù)算

項(xiàng)目成本是評(píng)價(jià)一個(gè)項(xiàng)目是否成功的一個(gè)關(guān)鍵因素，所以成本的變化將直接影響項(xiàng)目的成功。因此，深圳OA實(shí)施的關(guān)鍵問題就在于如何有效的在預(yù)期成本下達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。往往的情況是項(xiàng)目經(jīng)理在開始不注重有效控制成本，而到項(xiàng)目實(shí)施一段時(shí)間之后，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算已經(jīng)不能保證項(xiàng)目的完成了，或者半途而廢，或者追加投入，而追加投入又會(huì)遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項(xiàng)目開始之前一定盡量準(zhǔn)確的做出項(xiàng)目預(yù)算，避免在途中因資金影響項(xiàng)目進(jìn)展。方法是分階段進(jìn)行成本評(píng)估，當(dāng)每個(gè)階段都能夠在成本控制范圍之內(nèi)，那么最終的項(xiàng)目一定保證在成本范圍內(nèi)成功，當(dāng)出現(xiàn)項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算成本的時(shí)候要及時(shí)調(diào)整，確保總體成本控制在范圍之內(nèi)。

⑥未能有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制

實(shí)施深圳OA的風(fēng)險(xiǎn)控制可以分為四個(gè)步驟：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程與狀態(tài)。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)和正面效應(yīng)。衡量風(fēng)險(xiǎn)主要是對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時(shí)還需要確定風(fēng)險(xiǎn)的重要性和處理風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先次序。

管理風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)控制中最為直接，也是最為關(guān)鍵的一個(gè)步驟。在管理風(fēng)險(xiǎn)過程中，需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會(huì))制定增強(qiáng)措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面效應(yīng) (即可能的威脅)制定應(yīng)付方法。對(duì)于不同的風(fēng)險(xiǎn)，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對(duì)負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。深圳OA幾乎是與失敗陰影伴隨而生的，沒有一個(gè)企業(yè)希望這個(gè)陰影降臨在自己頭上。因此，必須重視強(qiáng)化實(shí)施過程中的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。

高效深圳OA項(xiàng)目管理精要

根據(jù)筆者多年實(shí)施深圳OA的經(jīng)驗(yàn)，無法正確認(rèn)知深圳OA和界定深圳OA項(xiàng)目管理中的主要內(nèi)容成為眾多深圳OA項(xiàng)目失敗的誘因。深圳OA項(xiàng)目具有項(xiàng)目管理的一般內(nèi)容，諸如目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量等內(nèi)容。

項(xiàng)目管理是深圳OA項(xiàng)目的核心，一般都強(qiáng)調(diào)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、成本、風(fēng)險(xiǎn)、資源等幾大要素的良好控制與預(yù)防。這幾點(diǎn)只要是項(xiàng)目經(jīng)理都知道，可項(xiàng)目結(jié)果卻千差萬別，所以提高深圳OA項(xiàng)目管理水平迫在眉睫。

針對(duì)如何做好深圳OA項(xiàng)目管理，應(yīng)確立整體規(guī)劃，分步實(shí)施的原則。為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo)，應(yīng)對(duì)深圳OA項(xiàng)目所有方面進(jìn)行計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控。筆者認(rèn)為從以下幾個(gè)方面來展開：

第一，首先將項(xiàng)目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目啟動(dòng)、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運(yùn)行等。如果要想深度管好一個(gè)深圳OA項(xiàng)目，每一大環(huán)節(jié)需要做哪些事要盡量細(xì)化，僅僅是一些大的原則是不夠的，還有很多要考慮的問題。盲目的開端必然注定著悲劇性的結(jié)果。在項(xiàng)目開始前的準(zhǔn)備工作非常重要，不能過于隨意，否則整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程將會(huì)受到很大的影響，挽回難于登天。

第二，在第一步的基礎(chǔ)上將所有問題列成清單，每一個(gè)問題都必須要有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案。　例如在項(xiàng)目開始時(shí)對(duì)企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評(píng)估，并據(jù)此明確 深圳OA項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)。在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義深圳OA項(xiàng)目的整體范圍。根據(jù)項(xiàng)目期望和目標(biāo)以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施范圍，對(duì)企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評(píng)估，明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。最后針對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，落實(shí)和執(zhí)行此計(jì)劃。

有位管理大師說過，項(xiàng)目成功管理者必須做好三件事情，就是確定，分配和追蹤任務(wù)。簡(jiǎn)單來說，深圳OA項(xiàng)目管理也可以概括為這三個(gè)方面： ①將一個(gè)大階段分成多個(gè)小階段，按照每一個(gè)小階段進(jìn)行時(shí)間計(jì)劃；②監(jiān)督和控制每一個(gè)小階段的時(shí)間計(jì)劃可行性，監(jiān)督和控制按照計(jì)劃的資源投入；③監(jiān)督和控制問題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。