深圳OA系統(tǒng)：當(dāng)心體現(xiàn)出的多米諾骨牌效應(yīng)

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從能量學(xué)的角度看，多米諾骨牌效應(yīng)所產(chǎn)生的破壞性是非常巨大的。骨牌站著使，重心比較高;倒下的時候，重心則下降，在第一枚骨牌倒下的時候，重力勢能轉(zhuǎn)化為動能。它倒在第二枚骨牌上的時候，這個動能就轉(zhuǎn)移到第二張骨牌上，第二章牌將第一張牌轉(zhuǎn)移過來的動能和自己倒下過程中所產(chǎn)生的重力勢能進(jìn)行累積，然后轉(zhuǎn)移到第三張骨牌上。如此下去，后面的牌倒下的速度會越來越快，所破壞性也就越來越大。

其實(shí)，這種多米諾骨牌效應(yīng)在實(shí)際生活中到處看見。今天我就來談?wù)勗谏钲?a href="http://m.52tianma.cn/oa/" target="_blank">OA系統(tǒng)中所體現(xiàn)出來的多米諾骨牌效應(yīng)。

多米諾骨牌效應(yīng)舉例：采購價格錯誤導(dǎo)致的多米諾骨牌效應(yīng)。

某種原材料，現(xiàn)在的價格應(yīng)為9元。但是，采購管理員由于輸入誤操作沒有審核這個物料的核價單，，導(dǎo)致系統(tǒng)中的該原材料的價格仍然為10元。下面，我們來看看這會產(chǎn)生什么樣的多米諾骨牌效應(yīng)?

首先，這個材料中倉庫仍然有100個庫存，其庫存金額為10元/個，總共的庫存金額為1000元。

然后，采購部門由于生產(chǎn)的需要，又采購了900個這種原材料。其采購價格實(shí)際應(yīng)該為9元/個，但是，由于采購價格在系統(tǒng)中沒有更新，其采購單上顯示的采購單價仍然為10元。由于采購管理人員根據(jù)平時操作的習(xí)慣，錯誤的認(rèn)為價格不會出錯，所以，沒有發(fā)現(xiàn)這個價格上的錯誤。這導(dǎo)致采購單上的金額整整比實(shí)際上多了900元。

當(dāng)供應(yīng)商送貨過來，倉庫入庫的時候，仍然是以10元的單價進(jìn)行入庫。如此的話，這筆原材料的入庫價格仍然為9000元，這筆材料總共的庫存金額即為10000元。而按照正確的價格計算的話，則該批材料的入庫價值為8100元，總共的庫存金額為9100元。若根據(jù)移動加全平均成本計算，則這批原材料的單位庫存金額應(yīng)該是9.1元/個。

然后倉庫把這批原材料發(fā)給生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)。生產(chǎn)完成后，系統(tǒng)分析材料成本的時候，就是以10元的價格來統(tǒng)計這個發(fā)料成本。由于當(dāng)月耗費(fèi)的原材料眾多，所以，成本會計在核對系統(tǒng)計算出來的成本信息時，也沒有發(fā)現(xiàn)這個錯誤。

當(dāng)跟供應(yīng)商對帳的時候，采購與財務(wù)人員才發(fā)現(xiàn)這個錯誤。

在這個流程中，一共有五塊多骨諾牌。第一塊是采購核價員，由于沒有及時更新核價信息，從而推翻了第一塊多骨諾牌。第二塊是具體的采購員，由于采購員一般沒有干預(yù)價格的能力，其只核對采購數(shù)量與采購產(chǎn)品的準(zhǔn)確性。如此，第二塊多骨諾牌沒有被擋住，被第一塊倒下的多骨諾牌撞倒了。第三塊牌、第四塊牌分別是倉庫與生產(chǎn)。由于這兩個部門本來就不清楚原材料的采購價格，有些安全級別高的企業(yè)，他們甚至不能夠了解價格信息。所以，也根本不能發(fā)現(xiàn)這個錯誤。如此，第三塊、第四塊牌也倒下去了。第五塊牌就是成本會計。由于每個月耗費(fèi)的原材料很多，所以，成本會計一般也不會去核對發(fā)料成本的準(zhǔn)確性，特別是移動加全平均成本涉及到的工作量很大，所以，在深圳OA系統(tǒng)使用過程中，基本上都是以系統(tǒng)中計算出來結(jié)果為準(zhǔn)。所以，第五塊牌也倒下了。最后就砸到了采購部門自己的身上。

從系統(tǒng)的角度來講，若能夠在采購單管理的時發(fā)現(xiàn)這個錯誤的話，那么進(jìn)行調(diào)整還是很容易的，只需要通過采購訂單變更價格即可。但是，越到后面的話，則調(diào)整會越來越麻煩。最后到月底結(jié)帳、成本結(jié)轉(zhuǎn)過后，則就積重難返了。

這個多米諾骨牌效應(yīng)所產(chǎn)生的能量太大，已經(jīng)難以回頭。根據(jù)深圳OA系統(tǒng)的設(shè)計原則，月底結(jié)帳與成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)完成后，是不能再對上個月的帳務(wù)進(jìn)行調(diào)整。到供應(yīng)商申請付款的時候，才發(fā)現(xiàn)這個價格錯誤，此時多米諾骨牌效應(yīng)所積累的能量已經(jīng)很大，在深圳OA系統(tǒng)中不能對上個月的成本信息再進(jìn)行調(diào)整。也就是說，上個月利用這種原材料的產(chǎn)品，其材料成本就比實(shí)際的高了0.9元錢。而為了最后庫存的準(zhǔn)確性，又不得不通過成本調(diào)整單，調(diào)整現(xiàn)有的這種原材料的庫存金額。結(jié)果呢，又會導(dǎo)致后續(xù)的產(chǎn)品實(shí)際成本降低，一直到這批原材料用完。

可見，這副多骨諾牌帶來的效應(yīng)，由于采購核價員第一關(guān)沒有把好，第一張牌倒了之后，就發(fā)生了連鎖反應(yīng)，后面對牌陸續(xù)倒下，最后終于積重難返，只能夠通過成本調(diào)整單來手工的部分調(diào)整庫存金額，對已經(jīng)發(fā)生的成本信息，無法再進(jìn)行調(diào)整，只能接受即成的現(xiàn)實(shí)。(不是說一定不能更改，而是更改的時候，工作量太大，而且會產(chǎn)生更加大的連鎖反應(yīng)。所以，對于成本結(jié)帳過的月份的帳務(wù)，一般不建議進(jìn)行調(diào)整。)

其實(shí)，類似的情況很多。如工藝信息中工時設(shè)置與實(shí)際差異較大，從而影響到生產(chǎn)排程、制造費(fèi)用的分?jǐn)偟鹊?，最終會對出貨、產(chǎn)品成本產(chǎn)生不可挽回的影響。

那該如何防止多骨諾牌的不良效應(yīng)呢?我有如下的建議，大家可以參考一下。

一是從源頭抓起。多米諾骨牌效應(yīng)若是從第一塊骨牌開始倒下，一直倒到最后，則會產(chǎn)生很大的破壞作用。相反，若從中間倒下，甚至是最快幾塊牌倒下的話，則其不良反應(yīng)則會小的多。即使在深圳OA系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整的話，工作量也是在可以接受的范圍之內(nèi)。所以，要縮小多骨諾牌的不良反應(yīng)，我們就要從源頭做起。如對于基本資料的整理我們就需要特別的關(guān)注。對于物料清單、產(chǎn)品信息、產(chǎn)品價格、供應(yīng)商信息、工藝信息等等，都務(wù)必要保證極高的準(zhǔn)確性。因?yàn)檫@些資料錯誤的話，則會產(chǎn)生一連串的連鎖反應(yīng)。而這些反應(yīng)往往具有不可逆轉(zhuǎn)的特性。所以，筆者建議，在深圳OA系統(tǒng)使用的過程中，要關(guān)注基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)確性。三分軟件、七分實(shí)施、十二分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也說明了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對于系統(tǒng)運(yùn)行的重要性。

二是單據(jù)審核者簽字或者蓋章之前，要想想筆下的重量。我在負(fù)責(zé)項目的過程中，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)的部門經(jīng)理好像都很相信自己的員工，在單據(jù)審核的時候，都不是那么嚴(yán)格。如有的部門經(jīng)理在審核單據(jù)的時候，看都不看，就草草在單據(jù)上簽字。有的甚至把自己的章給了手下，讓他們自己審核自己的單據(jù)。上了深圳OA系統(tǒng)之后，他們也把這種不好的習(xí)慣帶到了深圳OA系統(tǒng)中去。如把自己的帳戶名與密碼給了自己的手下。他們先用自己的用戶名建立單據(jù)，然后再利用主管的用戶名進(jìn)行單據(jù)審核。如此的話，單據(jù)審核這一道關(guān)如同虛設(shè)，根本起不到實(shí)質(zhì)性的作用。這就導(dǎo)致在多骨諾牌倒下的時候，不能夠及時防止，而一路倒到底，最后造成不可挽回的損失。所以，要減少多骨諾牌所造成的連鎖反應(yīng)的話，各個部門經(jīng)理要抓好審核關(guān)，盡量讓多骨諾牌只倒到自己這個部門，讓問題在自己這個部門得到解決，不要再延續(xù)到后續(xù)的部門與作業(yè)中去。

三是當(dāng)錯誤已經(jīng)造成的時候，不要再想著去重新來過，而應(yīng)該考慮如何收拾殘局。當(dāng)反先上月的交易記錄有錯誤的時候，我們不建議用戶再去重新來過，對上月的交易記錄進(jìn)行調(diào)整。因?yàn)檫@會影響當(dāng)月的交易記錄。我們在項目實(shí)施的時候，建議用戶對上幾個月的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整。也就是說，最多只能夠?qū)Ξ?dāng)月的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整。

另外，還有一個建議就是當(dāng)月的交易在月底成本結(jié)轉(zhuǎn)之前需要核對清楚。若遇到一些不清楚的情況，在可能的情況下，把他放到下月來處理，從而避免產(chǎn)生多米諾骨牌效應(yīng)，發(fā)生不必要的連鎖反應(yīng)。（IT168）