深圳OA謹(jǐn)慎處理退貨作業(yè)

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退貨作業(yè)是深圳OA系統(tǒng)中一支不怎么起眼的作業(yè)，用戶一般不怎么重視。但是，退貨作業(yè)不是用戶想的這么簡單，退貨事情不僅跟企業(yè)的錢有關(guān)，而且，還跟企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、出貨計(jì)劃有關(guān)。一不小心，企業(yè)的錢給供應(yīng)商“騙”去了是小事情，影響產(chǎn)品最終的出貨，就是大問題了。所以，退貨作業(yè)雖然不起眼，但是，用戶不容忽視。

一般在退貨處理時(shí)，要注意以下問題。

1、一般在退貨時(shí)，要對應(yīng)原有的采購單。

在處理退貨單時(shí)，最好能根據(jù)采購單或者入庫單自動生成退貨單，如此，退貨單就可以自動跟采購單進(jìn)行一一對應(yīng)，如此，又以下好處：

(1)方便輸入，而且，可以減少錯誤發(fā)生的機(jī)率。根據(jù)采購單或者入庫單自動轉(zhuǎn)換成退貨單，在轉(zhuǎn)換的過程中，退貨單上的內(nèi)容基本上是原單據(jù)的內(nèi)容，用戶只要修改一下退貨的數(shù)量，注明一下退貨單原因即可，而不需要更改其他的內(nèi)容。這就提高了退貨的工作效率。

(2)跟采購單一一對應(yīng)后，還有一個(gè)好處，就是退貨單的退貨數(shù)量，可以自動遞減采購單上的已收數(shù)量，但供應(yīng)商收到退貨重新補(bǔ)貨時(shí)，則又可以根據(jù)采購單來生成進(jìn)貨單，如此，用戶就不用再開一張采購單，如此，更加符合實(shí)際處理的情況。而且，這對于統(tǒng)計(jì)采購訂單的成本等方面，也非常有幫助。

(3)企業(yè)對于退貨，一般有兩種處理方式，一是要求供應(yīng)商補(bǔ)貨，另外是不補(bǔ)貨，該張采購單指定結(jié)案。這兩種方式，在深圳OA中的解決方法是有區(qū)別的。如我現(xiàn)在有一張1000套工具的采購單，供應(yīng)商進(jìn)貨了800套，后因質(zhì)量不合格等原因退了100套。此時(shí)，退貨單要根據(jù)采購單或者入庫單生成，如此，可以遞增采購單的應(yīng)收數(shù)量，有原來的200套(1000套收了800套，還剩下200套)，變?yōu)榱?00套。若我們要求供應(yīng)商補(bǔ)貨時(shí)，退貨單相當(dāng)于是補(bǔ)貨通知單，采購單上的未結(jié)案也就變成了300套;若企業(yè)決定不補(bǔ)貨，并對于剩下的200套也不再收獲，則用戶要把這張采購單指定結(jié)案，防止，后續(xù)進(jìn)貨時(shí)，再根據(jù)這張采購單進(jìn)貨。

(4)同時(shí)，隨著產(chǎn)品采購時(shí)機(jī)的不同，采購訂單的價(jià)格可能不一致。若不按采購單來，則深圳OA系統(tǒng)如何知道，這筆貨該按照哪個(gè)價(jià)格來計(jì)算退貨價(jià)格呢?如某個(gè)材料，在11月10日，下過一張訂單，單價(jià)為10元，材料已經(jīng)入庫;在11月18日，又下了一張訂單，此時(shí)，訂單的價(jià)格已經(jīng)有10元變?yōu)榱?元，但是，在 11月30日時(shí)，企業(yè)發(fā)現(xiàn)這筆材料有不良品，經(jīng)挑選后，退回給供應(yīng)商。此時(shí)，退貨的價(jià)格應(yīng)該按照10元來算呢還是按照9元?若這筆貨10日的采購單采購進(jìn)來的，就要按照10日的采購價(jià)格計(jì)算，若是18日采購來的，就要按照18日的采購訂單價(jià)格來算。若在退貨單沒有對應(yīng)采購單的情況下，深圳OA系統(tǒng)就無法進(jìn)行有效判斷，不知道該適用哪個(gè)價(jià)格。

所以，在進(jìn)行退貨作業(yè)時(shí)，一定要跟采購單進(jìn)行對應(yīng)，要退貨單也受采購單的管理控制，如此，就可以實(shí)現(xiàn)每張單據(jù)都有源頭單據(jù)的原則，而不是讓單據(jù)都走斷頭路。

2、進(jìn)行批號管理者，再退貨時(shí)，批號一定要輸入。

有些企業(yè)對原材料進(jìn)行批號管理，則在退貨時(shí)，要注意，在退貨單上要注明這筆貨的批號，以備以后查詢。因?yàn)榕栮P(guān)系到很多內(nèi)容，如以后倉庫的發(fā)料，投訴處理時(shí)的查詢，不良品發(fā)生時(shí)的追蹤，都有可能要用到批號。所以，批號要存在于各個(gè)單據(jù)中，如此，可以方便的進(jìn)行查詢。如發(fā)現(xiàn)某個(gè)不良品時(shí)，可以通過成品的批號，可以查詢時(shí)哪個(gè)批號的零件造成的，這個(gè)批號的零件有沒有退過貨，是不是供應(yīng)商改進(jìn)不足還是其他原因呢?有了批號，可以方便的查詢到相關(guān)信息，為用戶進(jìn)行分析決策，迅速準(zhǔn)確的提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)。

3、無采購單者，退貨單價(jià)來自于產(chǎn)品供應(yīng)商信息。

若一個(gè)產(chǎn)品確實(shí)沒有采購單，無單采購，則退貨價(jià)格如何確定呢?如某個(gè)包裝袋，有兩個(gè)供應(yīng)商送貨，A供應(yīng)商的價(jià)格是0.5元，B供應(yīng)商的價(jià)格是0.6元，庫存成本為0.55元。若由于這個(gè)包裝袋質(zhì)量不合格，要退貨時(shí)，則退貨的價(jià)格還如何確定呢? 深圳OA系統(tǒng)如何在這三個(gè)價(jià)格中間，選擇一個(gè)合理退貨價(jià)格呢?一般來說，深圳OA系統(tǒng)是按照供應(yīng)商來判斷該采用哪個(gè)價(jià)格。如退貨時(shí)，是退給A供應(yīng)商的，就采用 0.5元的價(jià)格退貨，若是退給B供應(yīng)商的，就是以0.6元的價(jià)格退貨?？傊粫猿杀緝r(jià)格0.55元進(jìn)行退貨的。

4、退貨單對于應(yīng)付帳款的影響。

根據(jù)應(yīng)付帳款的狀態(tài)不同，退貨單對其的影響也不一樣。

(1)這筆應(yīng)付帳款若已經(jīng)付款，則該如何處理?

若已經(jīng)付款的話，若是手工處理的話，則會考慮直接在下筆應(yīng)收帳款中扣掉。但是，在深圳OA處理中，會增加一筆扣款單的動作。若直接扣掉，則后續(xù)查詢時(shí)，就反映不出來這筆應(yīng)收帳款為何會莫名其妙的少了一筆款項(xiàng)。為了解決這個(gè)問題，深圳OA系統(tǒng)中，加入了一個(gè)扣款的動作。如本月某個(gè)供應(yīng)商一共發(fā)生了80萬的應(yīng)付帳款，但是，本月該供應(yīng)商還發(fā)生了一筆退貨，總共10萬，企業(yè)已經(jīng)把這張采購單指定結(jié)案。則在月末結(jié)帳時(shí)，先會根據(jù)不同業(yè)務(wù)，分別會產(chǎn)生80萬的應(yīng)付帳款與 10萬的扣款但，然后，轉(zhuǎn)換為付款但時(shí)，會把扣款的10萬從應(yīng)付金額扣掉，即最后的付款單上，顯示發(fā)付款金額為70萬，查詢其明細(xì)時(shí)，會顯示應(yīng)付帳款80 萬，扣款10萬，如此，非常的明顯，用戶一查即知。（ITpub）