深圳OA實(shí)務(wù)：業(yè)務(wù)流程之委外加工結(jié)帳流程

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對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)來說，大部分時(shí)候委外加工生產(chǎn)是免不了的。如有時(shí)候自己生產(chǎn)任務(wù)來不及或者自己沒有技術(shù)設(shè)備等等，都可能導(dǎo)致委外生產(chǎn)作業(yè)的發(fā)生。雖然委外生產(chǎn)的結(jié)帳流程跟采購部門供應(yīng)商結(jié)帳流程有點(diǎn)類似，但是，其處理起來的話，也有其特殊性。所以，在深圳OA系統(tǒng)中，往往把委外加工結(jié)帳作業(yè)跟供應(yīng)商結(jié)帳作業(yè)區(qū)分開來，從而讓委外生產(chǎn)結(jié)帳流程更適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際情況。

如下圖，就是一家自行車企業(yè)的委外加工結(jié)帳作業(yè)流程。自行車企業(yè)的輪盤有鋼圈、鋼絲、輪胎組成，企業(yè)有時(shí)候自己組裝，但是，當(dāng)企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)比較緊的時(shí)候，他們的自行車輪盤就有委托外面的生產(chǎn)廠商組裝，從而減輕自己企業(yè)的生產(chǎn)壓力。下面我就結(jié)合這家企業(yè)的委外加工應(yīng)付結(jié)帳流程來談?wù)勅绾翁幚砗眠@支作業(yè)。

第一步：確定委外加工應(yīng)付需求。

1、 需求部門。不同的企業(yè)，可能委外生產(chǎn)加工復(fù)雜的部門不同。如我遇到過一個(gè)客戶，當(dāng)生產(chǎn)部門決定某張生產(chǎn)訂單或者某個(gè)半成品生產(chǎn)需要委外時(shí)，他們就把這張單子轉(zhuǎn)交給采購部門處理;接下去的追蹤、結(jié)帳等作業(yè)都是由采購部門來負(fù)責(zé)。有的客戶，如外包作業(yè)比較多的話，則在生管部門有一個(gè)專門的委外加工處理小組，專門負(fù)責(zé)委外加工的相關(guān)作業(yè)。無論最后具體是哪個(gè)部門負(fù)責(zé)，其本質(zhì)是沒有區(qū)別的。只是在實(shí)施委外加工作業(yè)的時(shí)候，先搞清楚具體的實(shí)施部門，這對(duì)于權(quán)限的相關(guān)設(shè)計(jì)是非常重要的。

2、 發(fā)生頻率問題。有的客戶如果委外加工比較少的話，則可能是逐筆結(jié)帳，也就是說，完成一筆委外加工作業(yè)，就是結(jié)帳一筆，當(dāng)然條件是委外生產(chǎn)廠商及時(shí)送來發(fā)票。這家自行車企業(yè)由于批量大，一張訂單往往設(shè)計(jì)到分批交貨，為了處理的方便，也是采取逐筆結(jié)帳。這里的逐筆結(jié)帳不是針對(duì)委外生產(chǎn)進(jìn)貨單而言的，而是針對(duì)委外生產(chǎn)訂單而言。當(dāng)然，有的客戶委外加工作業(yè)頻繁的話，也可以采用月結(jié)的方式處理。

3、 前置單據(jù)。委外生產(chǎn)加工結(jié)帳作業(yè)的前置單據(jù)有兩張，一張是委外加工生產(chǎn)單，另外一張是委外進(jìn)貨單。在做結(jié)帳作業(yè)的時(shí)候，可以在這兩張單據(jù)中另選一張。不過這家自行車企業(yè)，他們采用的是根據(jù)委外生產(chǎn)加工單來生成應(yīng)付憑單。這主要是因?yàn)樗麄兊奈馍a(chǎn)數(shù)量往往比較大，需要委外生產(chǎn)廠商進(jìn)行分批交貨，而他們結(jié)帳的時(shí)候，則是這張委外生產(chǎn)訂單全部完工后再結(jié)帳。當(dāng)委外生產(chǎn)進(jìn)貨單審核的時(shí)候，會(huì)更新委外生產(chǎn)訂單中的完工數(shù)量。而結(jié)帳的時(shí)候，就是根據(jù)委外生產(chǎn)訂單的加工價(jià)格與完工數(shù)量計(jì)算出應(yīng)付的加工款。當(dāng)分批交貨時(shí)，這比一張張去統(tǒng)計(jì)委外進(jìn)貨單，顯然要方便的多。這個(gè)處理方式，跟供應(yīng)商進(jìn)貨結(jié)帳就有明顯的區(qū)別。

明白以上這些概念之后，現(xiàn)在就可以進(jìn)行第二步，根據(jù)前置單據(jù)進(jìn)行結(jié)帳。由于這家客戶是根據(jù)委外生產(chǎn)訂單來進(jìn)行結(jié)帳的，所以，在后續(xù)的描述中，我也是根據(jù)這個(gè)內(nèi)容展開的。

第二步：根據(jù)委外加工單結(jié)帳。

委外加工單結(jié)帳的時(shí)候，企業(yè)可以根據(jù)委外進(jìn)貨單來進(jìn)行結(jié)帳，也可以根據(jù)委外加工單來進(jìn)行結(jié)帳。具體采用哪種方式，企業(yè)可以自己進(jìn)行選擇。一般來說，企業(yè)只能夠選擇一種處理方式。當(dāng)企業(yè)決定了具體采用什么方式處理后，就需要在系統(tǒng)基本設(shè)置處，進(jìn)行向管的設(shè)置。

當(dāng)根據(jù)委外加工單生成委外加工應(yīng)付憑單的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)做如下的處理。

一是根據(jù)相關(guān)的條件，計(jì)算相關(guān)的數(shù)據(jù)。如會(huì)根據(jù)委外加工單上的完工數(shù)量與加工價(jià)格計(jì)算所需要的委外加工費(fèi)用;會(huì)根據(jù)這家供應(yīng)商付款條件來推算應(yīng)付帳款日期，等等。這里要注意，如果是根據(jù)委外加工單來生成加工應(yīng)付帳款的話，則默認(rèn)情況下，其開始計(jì)算的日期為這張委外加工單對(duì)應(yīng)的委外進(jìn)貨單中最后一張進(jìn)貨單的日期。這跟實(shí)際作業(yè)的處理方式是相同的。

二是更新相關(guān)單據(jù)的信息，主要是更新委外加工單與委外進(jìn)貨單。在這兩張單據(jù)上，都有結(jié)帳單號(hào)這個(gè)字段。當(dāng)運(yùn)行“根據(jù)委外加工單結(jié)帳”作業(yè)時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)更新這兩張前置單據(jù)這個(gè)字段的內(nèi)容。當(dāng)加工應(yīng)付帳款單刪除時(shí)，也同時(shí)會(huì)把這兩張單據(jù)的結(jié)帳單號(hào)刪除。如此的話，就可以保證單據(jù)前后之間的關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)查詢。

三是加工應(yīng)付帳款單的單據(jù)性質(zhì)。為了跟其他的應(yīng)付帳款單區(qū)分開，我建議企業(yè)用戶另外設(shè)置一張應(yīng)付帳款單，如“委外加工應(yīng)付帳款單”，用來獨(dú)立統(tǒng)計(jì)委外生產(chǎn)的加工費(fèi)用。為此，用戶可以先在應(yīng)付單據(jù)設(shè)置處，設(shè)置“委外加工應(yīng)付帳款單”;然后在“根據(jù)委外加工單結(jié)帳”流程設(shè)置中，指定這張應(yīng)付帳款單。如此，以后根據(jù)這支作業(yè)生成的應(yīng)付帳款單的單據(jù)名稱都為“委外加工應(yīng)付帳款單”。

另外需要注意一點(diǎn)，就是應(yīng)付帳款單到底有誰來做。在采購作業(yè)中，應(yīng)付帳款單毋庸置疑，是需要財(cái)務(wù)部門來進(jìn)行處理的。但是，委外生產(chǎn)所涉及到的應(yīng)付帳款單，一般情況下是有委外生產(chǎn)作業(yè)的負(fù)責(zé)部門來生成的。因?yàn)橥谖馍a(chǎn)結(jié)帳的時(shí)候，所涉及到的因素比較多，如可能企業(yè)自己提供了部門的原材料或者其他的一些支出，需要在加工費(fèi)用中扣減等等。而這些內(nèi)容的話，委外生產(chǎn)作業(yè)的主管部門更加的清楚。為此，在實(shí)施這支作業(yè)的時(shí)候，一般都是由生管或者采購部門來生成應(yīng)付帳款單，然后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。所以，需要把委外應(yīng)付帳款單跟采購的應(yīng)付帳款單區(qū)分開來，以利于后續(xù)的處理。

第三步：應(yīng)付帳款單遞交。

當(dāng)委外生產(chǎn)負(fù)責(zé)部門建立好應(yīng)付帳款單，并核對(duì)準(zhǔn)確之后，就需要把這張單據(jù)轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。一般來說，委外生產(chǎn)部門在轉(zhuǎn)交應(yīng)付帳款單的時(shí)候，還需要轉(zhuǎn)交相關(guān)的一些單據(jù)。

常見的有對(duì)應(yīng)的委外進(jìn)貨單、材料領(lǐng)用明細(xì)、委外生產(chǎn)訂單、發(fā)票等等單據(jù)。為了處理方便，用戶可以通過關(guān)聯(lián)查詢，把除發(fā)票之外的單據(jù)執(zhí)行關(guān)聯(lián)打印，如此的話，對(duì)于財(cái)務(wù)部門核對(duì)帳務(wù)的話，是比較方便的。在實(shí)際工作中，往往財(cái)務(wù)部門對(duì)帳的時(shí)候不需要這些單據(jù)上的所有內(nèi)容，而只需要一些特定的數(shù)據(jù)。所以，有時(shí)候我們會(huì)為他們?cè)O(shè)置一份特殊的報(bào)表，報(bào)表中包含財(cái)務(wù)部門或者委外生產(chǎn)主管部門對(duì)帳所需要的相關(guān)信息。這對(duì)于提高他們的工作效率，是非常有幫助的。用戶可以通過系統(tǒng)提供的“自定義報(bào)表”模塊，設(shè)計(jì)自己所需要的報(bào)表。

當(dāng)財(cái)務(wù)部門核對(duì)后，覺得帳目有問題時(shí)，就可以拒絕審核，把單據(jù)退回給責(zé)任部門，讓他們重新核對(duì);若帳目沒有問題的話，就審核這張委外生產(chǎn)應(yīng)付帳款單。如此的話，這比應(yīng)付帳款就會(huì)正式考慮到應(yīng)付帳款計(jì)劃中去。

另外，在執(zhí)行這支作業(yè)的時(shí)候，有以下這幾個(gè)問題要引起我們的重視。

第一，有時(shí)候某個(gè)合作伙伴，即是企業(yè)的原材料供應(yīng)商，又是我們的委外加工生產(chǎn)廠商。在這種情況下，該如何處理?我們實(shí)施顧問的意見是，最好分別處理。也就是說，當(dāng)月到這種情況的時(shí)候，我們可以設(shè)置兩個(gè)合作伙伴甲與乙。如這個(gè)合作伙伴承擔(dān)原材料供應(yīng)商的角色比較多，則就可以把甲設(shè)置為供應(yīng)商，然后把乙設(shè)置為委外加工生產(chǎn)廠家，然后把甲設(shè)置為乙的總公司，并設(shè)置為甲公司付款與甲公司開發(fā)票。這么分開處理，對(duì)于業(yè)務(wù)的處理、歸類、追蹤以及數(shù)據(jù)分析，是非常有幫助的。否則的話，同一個(gè)合作伙伴不同業(yè)務(wù)混雜在一起的話，就會(huì)很難處理，如不同的業(yè)務(wù)可能對(duì)應(yīng)的付款條件不同，若當(dāng)同一個(gè)業(yè)務(wù)伙伴來說，就很難處理這類的業(yè)務(wù)，所以需要把一個(gè)合作伙伴虛擬成原材料供應(yīng)商與委外加工生產(chǎn)廠商。當(dāng)然，這要看這個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)生的頻率，若這種情況是偶爾發(fā)生的，那么也沒有這么處理的必要。相反，若一個(gè)月要發(fā)生好多次，則筆者還是建議最好按這個(gè)方式處理。

第二，要注意處理原則的一致性。如是按委外生產(chǎn)訂單結(jié)帳還是按委外進(jìn)貨單結(jié)帳的問題，最好需要進(jìn)行明確。一般的情況下，最好只采用一種處理方式，否則的話，根據(jù)我項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，用戶比較容易搞錯(cuò)。雖然系統(tǒng)是支持一家企業(yè)采用多種處理方式的，但是我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施的時(shí)候往往不建議用戶這么做。（IT專家網(wǎng)）