深圳OA功能設(shè)計(jì)之采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨報(bào)表

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深圳OA設(shè)計(jì)與實(shí)施，筆者覺(jué)得有一個(gè)最大的不同，就是深圳OA項(xiàng)目實(shí)施的話，只需要根據(jù)企業(yè)的具體需求來(lái)在系統(tǒng)中尋找現(xiàn)成的解決方案;而深圳OA設(shè)計(jì)的話，則需要收集各個(gè)客戶的需求，然后進(jìn)行提煉，把一些共同性的內(nèi)容放到深圳OA系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，成為標(biāo)準(zhǔn)功能的一部分。從這一方面來(lái)說(shuō)，深圳OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)比深圳OA項(xiàng)目實(shí)施要有難度。筆者剛完成一個(gè)采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表的設(shè)計(jì)工作，就給我這個(gè)體會(huì)。筆者在以前實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)候，只需要客戶給我們一張他們想要的采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表格式，然后分析其合理性，最終給客戶實(shí)現(xiàn)這張報(bào)表即可。而現(xiàn)在在做系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的時(shí)候，筆者不得不收集多家客戶的意見(jiàn)，然后把一些共性的功能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，以減少后續(xù)二次開(kāi)發(fā)的幾率。

在采購(gòu)管理中，有一項(xiàng)很重要的工作，就是督促供應(yīng)商按時(shí)到貨。而要做好這樣工作的話，則有一個(gè)報(bào)表不能少，就是今天要談的“采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表”。有了這份報(bào)表，采購(gòu)理員才知道在未來(lái)的幾天時(shí)間內(nèi)，會(huì)有哪些材料到貨，然后去向供應(yīng)商確認(rèn)能否按時(shí)到料。下面筆者就把這份報(bào)表的設(shè)計(jì)思路借助這個(gè)平臺(tái)談一下，歡迎大家批評(píng)指教。

一、 查詢條件。

報(bào)表其實(shí)就是一組查詢語(yǔ)句的組合。所以，在設(shè)計(jì)采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表的時(shí)候，首先需要明白，企業(yè)一般會(huì)以什么條件來(lái)生成這份報(bào)表。根據(jù)用戶需求的不同，筆者認(rèn)為有需要設(shè)置如下查詢條件。

一是按供應(yīng)商編號(hào)來(lái)查詢某個(gè)供應(yīng)商在未來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)可能會(huì)進(jìn)哪些貨。當(dāng)企業(yè)輸入供應(yīng)商編號(hào)，則就會(huì)按這個(gè)編號(hào)來(lái)生成相關(guān)的報(bào)表。這里員工可以直接輸入供應(yīng)商編號(hào)，也可以通過(guò)查詢，確認(rèn)供應(yīng)商編號(hào)。當(dāng)企業(yè)用戶沒(méi)有輸入供應(yīng)商編號(hào)的時(shí)候，則表示其需要所有供應(yīng)商的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息。

二是按采購(gòu)員來(lái)生成報(bào)表。有時(shí)候，采購(gòu)員可能想要知道，自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商在未來(lái)一個(gè)星期內(nèi)的預(yù)計(jì)進(jìn)貨情況。此時(shí)，就需要進(jìn)行一些負(fù)責(zé)的查詢。如需要先根據(jù)采購(gòu)員找到其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，然后再查找相關(guān)的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息。不過(guò)，這個(gè)前提條件就是在供應(yīng)商信息中，必須為供應(yīng)商指定特定的采購(gòu)員。如果這里指定的采購(gòu)員與采購(gòu)訂單中的采購(gòu)員不一致的時(shí)候，仍然以供應(yīng)商信息中的采購(gòu)員為準(zhǔn)。

這里需要另外注意一點(diǎn)，就是有些深圳OA系統(tǒng)中，則直接以采購(gòu)訂單中的采購(gòu)員為準(zhǔn)，來(lái)生成這張報(bào)表，這也未嘗不可。不過(guò)在實(shí)際工作中，會(huì)有一個(gè)誤區(qū)，就是當(dāng)采購(gòu)員請(qǐng)假的時(shí)候，有其代理人開(kāi)采購(gòu)單時(shí)，采購(gòu)單上顯示的采購(gòu)員名字是誰(shuí)。如果仍然是原來(lái)的采購(gòu)員，那么不會(huì)有問(wèn)題。但是，若為采購(gòu)員的代理人，則此時(shí)，以采購(gòu)員為條件來(lái)查找采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表的時(shí)候，就會(huì)缺少相關(guān)的內(nèi)容。

筆者在以后的版本中，會(huì)考慮按采購(gòu)員查詢預(yù)計(jì)進(jìn)貨表時(shí)，分別支持以上兩種方式，可以讓企業(yè)根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇，到底按哪種查詢方式。

三是按預(yù)計(jì)進(jìn)貨日來(lái)選擇相關(guān)報(bào)表。采購(gòu)員有時(shí)會(huì)想看看三天之內(nèi)的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息;而有的企業(yè)則希望能夠知道一個(gè)月內(nèi)的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息，不同的企業(yè)要求不同。所以在查詢條件中，設(shè)置了一個(gè)預(yù)計(jì)進(jìn)貨日。這個(gè)預(yù)計(jì)進(jìn)貨日就是采購(gòu)訂單中的訂單交貨日期。而且，這里還可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)比較使用的功能。如果采購(gòu)員把這個(gè)預(yù)計(jì)進(jìn)貨日期選擇為昨天的話，就可以在系統(tǒng)中查詢出到今天為止，有哪些供應(yīng)商的貨應(yīng)交還沒(méi)交。這些當(dāng)然成為了后續(xù)跟蹤的重點(diǎn)。

四是選擇產(chǎn)品分類。有時(shí)候，作為采購(gòu)經(jīng)理，可能想要知道某個(gè)材料類別，如五金工具中的套筒，其預(yù)計(jì)進(jìn)貨情況。這一般對(duì)于庫(kù)存式生產(chǎn)的企業(yè)，用的比較多。而對(duì)于按訂單生產(chǎn)的企業(yè)，則使用這種方式查詢不是很多。若輸入具體的產(chǎn)品分類信息，則在報(bào)表中只顯示屬于這個(gè)產(chǎn)品類別的材料預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息;若不輸入的話，則表示所有的產(chǎn)品。

五是按倉(cāng)庫(kù)來(lái)生成報(bào)表。其實(shí)，這個(gè)條件是對(duì)第四個(gè)條件的一個(gè)補(bǔ)充。在實(shí)際工作中，我們一般把倉(cāng)庫(kù)分為零件倉(cāng)庫(kù)、包裝材料倉(cāng)庫(kù)、成品倉(cāng)庫(kù)、輔助材料倉(cāng)庫(kù)等等。有時(shí)候企業(yè)管理者可能只想知道所有零件倉(cāng)庫(kù)中能夠的材料的預(yù)計(jì)到料情況。這也就是說(shuō)，通過(guò)倉(cāng)庫(kù)分類的方式，把產(chǎn)品小類歸結(jié)成一個(gè)個(gè)大類來(lái)查詢。這無(wú)疑就是對(duì)上面這個(gè)條件的一個(gè)補(bǔ)充。

另外，以上的這些條件可以整合使用。如現(xiàn)在有個(gè)采購(gòu)員，想要知道自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，在三天之內(nèi)的零件預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息。如此的話，可以在查詢條件采購(gòu)員、預(yù)計(jì)進(jìn)貨日、產(chǎn)品類別三個(gè)查詢條件，進(jìn)行組合查詢，就可以得到我們所需要的信息了。

二、 權(quán)限控制方案。

在有些企業(yè)中，對(duì)于采購(gòu)的一些敏感信息，如采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商的具體聯(lián)系方式等等，都有比較嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限控制。所以，在預(yù)計(jì)進(jìn)貨報(bào)表的設(shè)計(jì)中，也需要體現(xiàn)這個(gè)權(quán)限控制的理念。

1、采購(gòu)價(jià)格的查詢權(quán)限。在大部分企業(yè)中，這份采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表不僅采購(gòu)部門需要使用，而且，物料計(jì)劃部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等等都需要這份報(bào)表。而這些部門，企業(yè)出于安全方面的考慮，往往不希望他們看到采購(gòu)價(jià)格。筆者在這份報(bào)表設(shè)計(jì)中，體現(xiàn)了權(quán)限一致的原則。也就是說(shuō)，在采購(gòu)訂單單據(jù)設(shè)置中，若指定某個(gè)人，如銷售部門人員，可以查詢采購(gòu)單，但是，不能看到采購(gòu)單中的價(jià)格信息的時(shí)候，則他們?cè)谏刹少?gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表的時(shí)候，也不能夠看到這個(gè)價(jià)格。也就是說(shuō)，不需要再進(jìn)貨表中進(jìn)行額外的限制，其自動(dòng)繼承采購(gòu)訂單中的權(quán)限控制原則。如此的話，一方面可以減少系統(tǒng)管理員的工作量;二是可以提高系統(tǒng)的安全性，防止系統(tǒng)管理員在配制報(bào)表的時(shí)候因?yàn)橐粫r(shí)疏忽而造成采購(gòu)價(jià)格泄露。

2、供應(yīng)商信息。有時(shí)候，企業(yè)也希望生產(chǎn)部門只需要知道什么材料預(yù)計(jì)在什么時(shí)候到。而不需要知道到某個(gè)材料是向什么供應(yīng)商采購(gòu)的。特別是有時(shí)候采購(gòu)量比較大，分別向多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)的時(shí)候，若這些信息泄露給采購(gòu)部門以外的人，特別是到傳到供應(yīng)商那邊去，企業(yè)可能就會(huì)因?yàn)檫@個(gè)原因而失去采購(gòu)方面的主動(dòng)性。所以，企業(yè)希望供應(yīng)商等相關(guān)信息，在預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中是保密的。為此，筆者在報(bào)表管理中，還設(shè)置了一個(gè)獨(dú)立的權(quán)限控制管理器，可以通過(guò)這個(gè)管理器，在報(bào)表權(quán)限控制中，指定哪些用戶可以訪問(wèn)報(bào)表中的哪幾個(gè)字段的權(quán)利。這無(wú)疑，給報(bào)表的權(quán)限控制提供了更加靈活的一個(gè)控制措施。不過(guò)，這里要注意一點(diǎn)，這個(gè)權(quán)限控制管理器仍然不能夠突破單據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限控制規(guī)則。也就是說(shuō)，當(dāng)采購(gòu)單據(jù)設(shè)置中，只允許采購(gòu)員看到采購(gòu)價(jià)格的話，則即使在預(yù)計(jì)進(jìn)貨報(bào)表中，讓生產(chǎn)管理人員可以看到這個(gè)價(jià)格字段，再最后生成的報(bào)表中，這個(gè)價(jià)格字段仍然是隱藏的，生產(chǎn)人員不能夠看到。從這里也可以看出，報(bào)表權(quán)限控制管理器不能夠突破對(duì)應(yīng)單據(jù)的權(quán)限限制。

3、采購(gòu)員控制信息。有的客戶在權(quán)限方面控制比較嚴(yán)格，如在一些化工行業(yè)，出于配方安全的考慮，他們對(duì)于各個(gè)采購(gòu)員都有非常嚴(yán)格的權(quán)限控制。如各個(gè)采購(gòu)員在系統(tǒng)中，只能夠看到自己負(fù)責(zé)的采購(gòu)單，對(duì)于其他采購(gòu)員的采購(gòu)單，他無(wú)法查詢。為此，若有這個(gè)需求的話，則要求在預(yù)計(jì)進(jìn)貨表中，采購(gòu)員最多只能夠?qū)С鲎约贺?fù)責(zé)的供應(yīng)商或者采購(gòu)訂單的預(yù)計(jì)進(jìn)貨信息。也就是說(shuō)，在上面講到的這個(gè)“采購(gòu)員”查詢條件中，有了一個(gè)嚴(yán)格的限制。為此，筆者在報(bào)表管理中，加入了一個(gè)“用戶獨(dú)占”訪問(wèn)的權(quán)限控制。若用戶選中了這個(gè)選項(xiàng)，則在生成報(bào)表的時(shí)候，采購(gòu)員的查詢條件是灰色的，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給這個(gè)查詢條件賦值，默認(rèn)情況下，這個(gè)采購(gòu)員就是用戶登錄的帳戶名。當(dāng)然，采購(gòu)經(jīng)理或者其他具有完全查詢權(quán)限的用戶，可以通過(guò)“例外權(quán)限”功能，突破這個(gè)限制。

4、報(bào)表的導(dǎo)入導(dǎo)出控制。不光是預(yù)計(jì)進(jìn)貨表，任何的報(bào)表都有這個(gè)導(dǎo)出功能的限制。因?yàn)樵趫?bào)表中，往往會(huì)包含比較多的信息，所以，有時(shí)候，出于安全方面的考慮，我們會(huì)對(duì)報(bào)表的導(dǎo)出進(jìn)行限制。如限制用戶只能夠在系統(tǒng)中查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，而不能夠把這些信息導(dǎo)出到其他文件中，如EXCEL表格中。這也是一個(gè)報(bào)表管理中，很常用的一個(gè)權(quán)限控制策略。（IT專家網(wǎng)）