辦公自動化工單管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

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　　概　述 　　隨著國內(nèi)經(jīng)濟建設的持續(xù)發(fā)展和知識經(jīng)濟模式的到來，企業(yè)正以一種前所未有的熱情來致力于企業(yè)內(nèi)部管理素質(zhì)與效率的提高工作；另一個方面，國家對電子政務的推廣力度也逐步加大，辦公自動化作為其中的一個重要環(huán)節(jié)，也被要求更好更深入的解決問題，達到更多目標。在這些新形勢下，辦公自動化系統(tǒng)迎來了新的挑戰(zhàn)。 　　首先，其應用背景由單純地模擬手工辦公環(huán)境的運用，向一個要求更高的電子化協(xié)同工作環(huán)境轉(zhuǎn)化，其環(huán)境必須為用戶提供一個打破部門界限的網(wǎng)絡互動式辦公作業(yè)環(huán)境； 　　第二，辦公自動化的理念有了新的定義，由原先作為行政辦公信息化服務的概念，逐步擴大延伸到機關企業(yè)的各項業(yè)務管理環(huán)節(jié)，成為了機關企業(yè)運營信息化和數(shù)字化的一個重要組成環(huán)節(jié)； 　　第三，其外延部分得到了迅速的擴展，其中知識管理理念的滲透表現(xiàn)得尤為突出，不僅要求現(xiàn)有的軟件功能和表現(xiàn)能符合傳統(tǒng)的MIS系統(tǒng)的要求，還要求具有更多的表現(xiàn)內(nèi)涵。 　　傳統(tǒng)的辦公自動化軟件的核心業(yè)務是基于收發(fā)文等業(yè)務管理，輔以周邊信息管理為基礎建立的，然而這種運作模式并不能適應現(xiàn)代企事業(yè)單位中對快速增長的大量業(yè)務及技術信息文檔管理。廣大的機關企業(yè)對辦公自動化的要求日益提高，迫切需要一個能充分利用網(wǎng)絡優(yōu)勢，并可以管理企業(yè)運作知識的軟件平臺，利用該平臺快速建立自己的信息網(wǎng)絡和網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)。 　　天思結合新一代辦公自動化設計思想和先進技術，推出了Master工單管理系統(tǒng)(辦公自動化系統(tǒng))。針對企業(yè)機關辦公中存在的信息不暢、效率低下，操作不規(guī)范等一系列問題，用信息化手段和新一代的管理思想，提供了強有力的網(wǎng)絡化、電子化支持，把協(xié)同辦公的理念，知識管理的思想帶入您的辦公生活，幫您的工作單位實現(xiàn)信息化程度的全面提升。 　　系統(tǒng)目標 　　建立一套企業(yè)有效、規(guī)范運轉(zhuǎn)的規(guī)矩及控制手段。 　　實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)自動化，以工作流方式實現(xiàn)收發(fā)業(yè)務文件管理和各種日常業(yè)務自動流轉(zhuǎn)，加強辦公協(xié)作能力，提高辦事效率。 　　整合各種信息系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)，建立綜合信息門戶。 　　建立網(wǎng)絡通訊系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡更方便的傳遞信息，擺脫時間空間限制。 　　利用計算機將人性化的管理程序化，消除人與人之間交往的諸多不便。 　　建立信息存儲、管理、發(fā)布和交流平臺，使得信息更易查詢、利用。 　　系統(tǒng)特點 　　一、完全B/S應用 　　二、完善的企業(yè)組織機構定義 　　組織機構是Master工單管理系統(tǒng)的基礎，系統(tǒng)中所有應用都需要圍繞著組織機構來展開，Master工單管理系統(tǒng)的組織是通過可無限擴展的樹狀層次結構的方式來定義的，可以定義從集團公司、部門、分公司、小組到崗位和具體某個人，同時可以直接注冊用戶和郵箱，支持部門、崗位名稱變動、刪除，支持人員多崗位和人員的調(diào)動、刪除等方便的管理功能。Master工單管理系統(tǒng)的組織機構還支持臨時工作組的功能，即為了某項工程或研發(fā)任務等可以在組織中臨時加入工作組，等到任務完成后可以刪除此工作組。 　　三、強大的權限管理與安全的訪問機制 　　四、方便靈活的二次開發(fā)能力,強大的工作流、無限制的功能擴展性 　　Master工單管理系統(tǒng)是一個擴展性極強的系統(tǒng)，它本身是通過企業(yè)級工作流平臺構建而成，因此它本身繼承了企業(yè)級工作流平臺強大的二次開發(fā)功能。企業(yè)級工作流開發(fā)平臺本身具有Lotus Domino強大的工作流的特性，同時又融入了大型關系數(shù)據(jù)庫強大的數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計的能力,此平臺將二者的優(yōu)點完美的結合。通過此平臺能夠迅速的將企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)無縫集成，大大加快了辦公自動化系統(tǒng)的實施速度和提升了其應用范圍。 　　五、豐富多樣的消息預警機制 　　系統(tǒng)中所有需要提示、審批的信息都可以體現(xiàn)在主頁中，表現(xiàn)形式多種多樣，用戶無需主動去查找這些信息。 　　六、信息一次錄入,到處使用 　　信息只需錄入一次，則可以在不同模塊之間互相調(diào)用，大大提高了信息的利用率。 　　七、強大的右鍵功能可提供靈活機動的催辦,隨時隨地的溝通,無所不在的監(jiān)控 　　八、個性化定義的業(yè)務接口與表現(xiàn)形式 　　Master工單管理系統(tǒng)提供了靈活的業(yè)務數(shù)據(jù)接口，我們可以在主頁中方便的定義如何讀取我們感興趣的業(yè)務數(shù)據(jù)，這個過程是非常簡單的，不需要我們?nèi)ゾ帉憦碗s的程序，無論我們有多少業(yè)務系統(tǒng)，都可以簡單的取出我們所需要的信息，并且每個人關心的信息是不一樣的，系統(tǒng)可以根據(jù)每個人的角色來讀取數(shù)據(jù)。 　　九、功能強大的全文檢索 　　Master工單管理系統(tǒng)擁有強大的全文檢索引擎，并且是對所有數(shù)據(jù)庫的檢索。我們可以隨心所欲的檢索到任何我們所需要的信息，只需要敲入關鍵字，Master工單管理系統(tǒng)就能為我們從所有數(shù)據(jù)庫中快速的檢索到我們所需的信息，并且將這些檢索到的信息按數(shù)據(jù)庫分類，無論這些信息是文本格式或者是word、excel、pdf文件等。 　　十、功能強大的電子郵件 　　Master工單管理系統(tǒng)提供了企業(yè)級的電子郵件系統(tǒng)，每個用戶都擁有自己的大容量的電子郵箱，我們可以通過電子郵件進行信息交流、文件傳遞等工作。 　　功能說明  　　一、系統(tǒng)設置 　　1、組織架構 　　首先建立根組織 　　需填寫根組織名稱，如集團公司。 　　在根組織下面建立部門或下屬分公司 　　我們可以根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有的組織結構來定義我們的部門，或分公司，而這些部門或分公司的數(shù)量和層次都不限。 　　在部門下面建立崗位 　　在建立人員之前必須要建立崗位，一個人可以有多個崗位。 　　在崗位下面建立人員 　　崗位建好后可以建立人員，如李四、同時需輸入簡稱，如“l(fā)s” 　　組織機構定義完畢后需點重建群組 　　所有部門、崗位、人員建立完畢之后必須重建群組。 　　最后需注冊用戶的具體信息 　　最后我們需要注冊所有的用戶和郵件。 　　人員的調(diào)動和刪除 　　當然人員可以在部門之間進行調(diào)動或都刪除。 　　2、角色設置 　　“角色”通常是固定的，一旦角色定義好了則不能輕易改動，因為角色是和系統(tǒng)功能相關的，比如物業(yè)維修這個角色，通常是沒有這個部門或崗位的，而且即使有的話部門和崗位也有可能會更名，這樣就不利于系統(tǒng)的維護，如果將其定義為角色，則一般其名稱是不會有變動的，因為對于用戶來說角色的使用是透明的，用戶并不知到有“物業(yè)維修”這個角色，所以即使我們認為不應該叫“物業(yè)維修” 也無需更改其名稱。 　　3、工作組 　　工作組是指為了某一個技術攻關項目或某一個任務而臨時成立的一小組，為了管理方便我們引入工作組概念，一旦這個任務完成，我們則可以刪除此工作組。 　　4、地區(qū)設置 　　我們將中國所有的地區(qū)名稱輸入到此模塊中，包括地名、郵政編碼、區(qū)號，以供查詢和調(diào)用。 　　二、系統(tǒng)主頁 　　系統(tǒng)主頁是我們網(wǎng)上辦公的一個窗口，通過主頁我們可以即時知道公司的最新消息、同事給我發(fā)的郵件、領導給我分配的任務，我的工作計劃、今天發(fā)布的文檔、最近的工作提醒、需要我審批的文件和單據(jù),我最關心的業(yè)務數(shù)據(jù)等等，通過主頁我們可以直接輸入關鍵字進行全文檢索，系統(tǒng)從海量的信息中幫助我們快速的搜索到所有相關聯(lián)的信息。 　　三、自定義業(yè)務接口 　　自定義接口名稱 　　用戶可通過odbc方式自定義多種接口。 　　自定義查詢數(shù)據(jù) 　　用戶可通過簡單的sql語句查詢所需的數(shù)據(jù)。 　　自定義顯示格式 　　用戶可簡單的定義需顯示數(shù)據(jù)的哪些字段