協同辦公軟件軟件

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 　　在辦公協同中工作人員所接觸大量信息來自于文檔，通常文檔信息的增加和訪問是以指數形式增長的 。每天都有高價值的內容通過企業(yè)網絡在有交叉聯系的小組間產生，對于工作中涉及的文檔資料信息進行有效組織與管理變得越來越重要。 所以說，建立一個實用、高效、方便的企業(yè)文檔管理系統，對于提高工作人員的文檔管理水平，提高工作效率具有重大的實際意義。

　　無疑，企業(yè)級文檔管理系統的建設具有重大意義，但也是一項技術與工程實現上相對復雜的系統工程，其中包含了多方面、多層次的工作，例如：作為企業(yè)關鍵的應用系統如何與企業(yè)內聯網的基礎設施相連接、文檔管理體系的規(guī)劃、文檔管理服務器設立、與其他應用系統的集成、用戶界面的配置以及培訓等等。我們認為，選擇合適的文檔管理產品、以及預先進行盡可能細致周到的系統規(guī)劃是整個系統得以成功建立和順利運行的關鍵。

　　文件檔案庫

　　1.文件信息交換

　　日常辦公需要的文件發(fā)送交換都可以在這里進行，任何用戶都可以自由發(fā)送文件。

　　交換的類型可以是：用戶個人、部門共享、公司共享;

　　注意：

　　1、回復評論對方發(fā)過來的文件。如果選擇公開回復內容，其它接收人員也能查看到

　　你的回復內容，否則只有發(fā)送人員能看到;

　　2、可以給文件貼加標簽， 標簽可以在標簽管理中自己添加; 貼加標簽是為了給文件 分類，便于管理。

　　3、如果發(fā)送的文件對方還沒有接收，可以撤消發(fā)送 【我的文件】 ：自己個人的文件(其他人發(fā)給你個人的) 【部門共享】 ：你所在部門人員共享的文件 【公司共享】：你所在公司所有人員共享的文件

　　【已發(fā)文件】 ：你已經發(fā)送的所有文件，在這里可以查看對方的接收情況和回復，撤消，發(fā)送也是在這里進行的

　　【查找文件】：查找你需要的文件，里面包括具體查找和模糊查找。

　　2.電子公文交換

　　電子公文交換是集團之間、公司之間的公文交換。

　　公司收發(fā)文，是由公司指定的專人負責。在平臺上需要具有公司收發(fā)文的權限的人才能操作。

　　【起草新公文】 ：起草公文有兩種方式：

　　1、錄入公文相關要素， 上傳公文的相關附件， 然后進入 “編輯 公文 ”，系統自動根據錄入的公文要素產生一個初始的公文 Word 文檔，用戶可以在此基礎上輸入公文內容，保存后即可生成一份公文文檔。

　　2、直接將編輯好公文文件以附件的形式上傳。 確定擬稿完成后即可 “提交審核 ”，公文進入審核階段

　　【正式公文】：正式的公文可以直接交換給其它公司， 也可以先轉入 辦文辦事走完發(fā)文流程再交換(各企業(yè)根據情況自 定)，對正式的公文可以提交歸檔申請