協(xié)同oa辦公管理系統(tǒng)

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 　　辦公自動化(0fficeAutomation，0A)系統(tǒng)，是利用先進的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的人機信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進行各種辦公活動。辦公自動化系統(tǒng)由辦公機構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公信息等幾個基本要素構(gòu)成。

　　1.公文管理子系統(tǒng)

　　通用辦公自動化系統(tǒng)中，公文管理是最復(fù)雜也是最重要的一個子系統(tǒng)。公文系統(tǒng)的復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個方面：

　　一是公文系統(tǒng)是一個縱向、橫向交錯的綜合結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)為多級組織共同使用;從橫向看，公文系統(tǒng)為同級的多個職能部門共同使用。不同組織級別的公文系統(tǒng)具有不同特點，不同的效力，甚至各個部門的公文也帶有自己部門的特點。

　　二是公文流程的多樣化。一般來講，不同級別組織的公文流程不同。公文流程由于受到多方面因素的影響而變得復(fù)雜多樣。例如，在手工方式向電子化方式轉(zhuǎn)變的過程中，流程是不斷變化的;組織機構(gòu)的變化，管理方式的變化會影響公文流程;即使是同一級公文，由于地理位置上的差異如本地機構(gòu)和遠程機構(gòu)的差別會影響公文流程。另外，公文流程還受組織規(guī)模的大小的影響。比如大組織(有三級組織單元)和較小組織(有二級組織單元)的公文流程也不盡相同。正是由于以上原因，公文系統(tǒng)是很難實現(xiàn)的一個系統(tǒng)。

　　一個大的組織或部門，往往具有多級組織機構(gòu)，其下級組織單元分布在廣大的地域范圍內(nèi)，公文流程是復(fù)雜多樣的，組織結(jié)構(gòu)也是復(fù)雜多樣的。如果根據(jù)每一級組織或每個分支機構(gòu)的情況設(shè)計不同的公文系統(tǒng)，不但投資巨大，還會帶來系統(tǒng)維護問題和上下級公文接口問題。一旦發(fā)生變化，如果系統(tǒng)不能適應(yīng)，必須修改所有的系統(tǒng)程序，使系統(tǒng)變得不可維護。另外，還必須考慮上下級組織之間的公文傳遞的接口問題。因此，對一個大的組織或部門，必須設(shè)計一個靈活、擴展能力強、與組織機構(gòu)無關(guān)、對變化具有較強適應(yīng)能力的公文系統(tǒng)，使整個組織和部門共用一套公文系統(tǒng)，通過配置而不是通過修改程序以適應(yīng)于組織內(nèi)的不同要求，從而大大降低成本，大大簡化維護工作，使上下級公文的傳遞暢通。顯然，可配置的公文系統(tǒng)是大組織和企業(yè)的最佳選擇，這也是通用辦公自動化系統(tǒng)的主要特點之一。

　　公文管理子系統(tǒng)的特點：

　　1、能按不同單位的實際情況，定義不同的公文類型及公文級別。

　　2、對于每一個級別的每一類型的文件都能按實際情況靈活的增減文件的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，并且能夠配置不同的人員在不同的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中對文件的操作處理權(quán)限。對文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的控制能夠定制出適合單位特點的公文流程，保證公文流轉(zhuǎn)的合理性、安全性。

　　3、支持全文檢索和多條件模糊查詢，快速準確的查到所需數(shù)據(jù)。

　　4、歸檔文件自動生成檔案條目，實現(xiàn)文檔電子一體化。在公文系統(tǒng)中的文件處理完畢后自動轉(zhuǎn)為檔案系統(tǒng)的內(nèi)容，大大減輕檔案業(yè)務(wù)的工作量。

　　5、嚴格的安全控制，提供多級安全控制，只有獲得相應(yīng)權(quán)限的人員才能看到或處理文件，同時對每一個文件的流轉(zhuǎn)都自動作詳細的流程跟蹤記錄。

　　系統(tǒng)提供一個通用的和靈活的收、發(fā)文的流程定制功能，在用戶定制了流程的基礎(chǔ)上，不同的公文處理者根據(jù)定制的流程進行不同的處理。如：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、會簽、核稿、否決、繕印、封發(fā)，收文的登記、擬辦、分辦、閱文辦理、領(lǐng)導(dǎo)批示、填寫批閱意見、閱示等。文件正文的處理過程，提供改稿的痕跡保留與版本保存功能，提供對公文文件的處理過程進行自動跟蹤的功能;公文流程流轉(zhuǎn)完畢后，根據(jù)公文的文件號自動將公文歸檔;提供發(fā)文稿紙、收文登記單及文件的打印功能，打印單樣式可自已定制;提供按多種條件組合查詢，支持模糊查詢、多條件統(tǒng)計公文功能。