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企業(yè)無紙化OA辦公系統(tǒng)的好處是什么
無紙化辦公是指在工作環(huán)境中使用的紙張被消除或大大減少,通過將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為信息化的形式來實現(xiàn)。隨著社會信息的發(fā)展,很多企業(yè)開始推行信息化無紙化辦公,辦公流程及重要的信息查閱都通過OA系統(tǒng)協(xié)同辦公平臺,不僅環(huán)保,而且有助于提高辦公室的生產(chǎn)力和效率,同時還可以節(jié)省資金并使工作流程更輕松,更方便。接下來談一談OA無紙化辦公系統(tǒng)的是如何體現(xiàn)出他的好處以及是如何實現(xiàn)無紙化辦公的。
一、OA無紙化辦公管理系統(tǒng)的好處有哪些?
1、應用規(guī)范了企業(yè)的管理,提高了員工工作效率,通過OA軟件中的工作流系統(tǒng),各種申請、文件、簽字、單據(jù)的審批、蓋章等工作都可在系統(tǒng)上同步進行,節(jié)省了大量的寶貴時間。同時由于系統(tǒng)設定的工作流程是可以變更的,可以隨時根據(jù)企業(yè)自身的實際情況來設計出個性化的流程,一些彈性較大的工作也可以井然有序的進行。
2.、節(jié)省了大量的企業(yè)運營成本,OA軟件最主要特色之一就是無紙化辦公,無紙化辦公幫助企業(yè)降低了辦公耗材成本;工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間,節(jié)省了人力成本;完善的信息交流渠道可以大幅降低電話費及差旅費用。
3、OA軟件打破了時間與空間的束縛,全面支持移動辦公,各級領(lǐng)導和員工能夠跨越時空障礙,使用聯(lián)網(wǎng)的平板電腦或智能手機,隨時隨地無縫協(xié)同、輕松辦公。
4、 OA軟件實現(xiàn)知識傳播,實現(xiàn)企業(yè)對其最重要資產(chǎn)―知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用,完全擺脫人員流動造成的知識的流失。
5、消除信息孤島、資源孤島,OA協(xié)同管理軟件的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致,信息共享程度不高、管理分散、管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”,達到資源的有效共享。
6、企業(yè)OA軟件提高企業(yè)競爭力、凝聚力,員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺,從而有效的增強了企事業(yè)的凝聚力與核心競爭力。
7、OA軟件提供全程跟蹤和管控,全面記錄業(yè)務處理的全過程,誰、何時、做過何種操作,瀏覽和跟蹤業(yè)務進展狀態(tài),根據(jù)需要進行監(jiān)督和預警,落實風險管理和內(nèi)部控制。
我們可以通過以上的幾點看出OA無紙化辦公有這么多的好處,那么企業(yè)如何才能真正實現(xiàn)無紙化辦公呢?
其實也有很多方法,可以利用市面上辦公軟件,就像泛普軟件的OA辦公系統(tǒng):任務分派、在線流程審批、文檔管理、無紙化會議等辦公應用,能夠做到滿足企業(yè)基本甚至更多的無紙化辦公需求,提高企業(yè)的整體效率,下面我們簡單一起來看下。
二、那么OA辦公管理系統(tǒng)是如何實現(xiàn)無紙化辦公的呢?
1、流程管理實現(xiàn)一體化運轉(zhuǎn)
在傳統(tǒng)辦公方式當中,流程的辦理和發(fā)起都需通過紙張的形式拿到各個部門和領(lǐng)導處簽字,如果遇到領(lǐng)導出差那么相關(guān)的事務也會被相應的耽擱滯留,同時也很浪費企業(yè)資源成本和時間成本。利用無紙化OA辦公系統(tǒng)可以形成一套完善的管理體系,可以通過流程管理的基礎定義流程和表單應用,實現(xiàn)流程一體化運轉(zhuǎn),可以實現(xiàn)在線編輯發(fā)起、審批,也可以通過移動端進行辦理,領(lǐng)導可隨時隨地審核。
2、文檔管理實現(xiàn)在線化
在傳統(tǒng)辦公方式當中,以往的文檔資料都是用紙張的形式保存起來,每次需要用的時候還要查找,不方便保存。而無紙化OA辦公管理系統(tǒng)可以上傳公司內(nèi)部的文檔資料,對各類文檔進行收集,整理,更新,分享,積聚企業(yè)的知識財富。同時也可對文檔的查看人員進行設置,方便員工在線查看和學習。既對學習的人員權(quán)限管理到位也能提高效率,隨時隨地查看和辦公。
3、會議實現(xiàn)無紙化
以往的會議,在開始之前會需要大量的紙張準備開會相關(guān)的材料,開完會之后紙張也會被浪費掉。那么通過OA無紙化辦公管理軟件,可以將會議所需的紙質(zhì)文件等材料上傳到電腦端轉(zhuǎn)換為電子檔,會議不受地點限制影響,實現(xiàn)隨時隨地開會,也無需耗費過量的紙張,同時也為企業(yè)節(jié)約很多成本。比如泛普軟件的OA辦公管理系統(tǒng)的應用,就是一個很好的例子,可以在系統(tǒng)當中查詢相關(guān)會議信息。
4、快速的下達任務
以往的任務的下達,想要覆蓋全企業(yè)的員工,可能需要1-2天時間,時效太慢,不利于新觀念、新產(chǎn)品的推廣。而利用OA無紙化辦公軟件只需要在平臺上一發(fā)布,即時共享給所有員工,由下而上的信息呈報,縮短信息對稱時間、過程,隨需應變組建“跨部門”的動態(tài)項目團隊,提高企業(yè)效率。
以上可看出傳統(tǒng)的辦公管理模式大多體現(xiàn)在紙質(zhì)化的文件中,部門之間的溝通、文件簽署靠人力跑動來達成,費時費力。而辦公OA系統(tǒng)的使用,除了節(jié)約了紙張,對企業(yè)來說更大的意義是辦公效率的大大提升。
- 1無紙化辦公系統(tǒng)的好處
- 2OA辦公系統(tǒng)實施的好處
- 3企業(yè)無紙化OA辦公系統(tǒng)的好處是什么
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