OA辦公系統(tǒng)是什么

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OA辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種新型的協(xié)同辦公方式，支持這一方式的軟硬件系統(tǒng)稱之為OA軟件或者OA硬件。今天我們所說的 OA系統(tǒng)多指輔助行政辦公所需要的應(yīng)用軟件，主要包括：信息發(fā)布、工作流管理、公文管理、通知、公告、事務(wù)管理、工作日程、工作計劃總結(jié)、辦公資源共享管理等等。

　　很多網(wǎng)友都在問OA辦公系統(tǒng)是什么？現(xiàn)在有一種較普遍的偏見：認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻(xiàn)檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術(shù)范疇的膚淺理解，愿與同行商榷。

　　OA面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)：

　　對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)(DSS)。OA運用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部/外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù);

　　對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)(IMS)，OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率;

　　對于普通員工而言：OA是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

　　今天，在中國推行OA辦公系統(tǒng)尤有其重要性和必要性：

　　1、OA對于面向二十一世紀(jì)的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國家企業(yè)，迫切需要通過推行OA來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。

　　2、推行OA，能給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進(jìn)步。

　　3、企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。OA為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。

　　4、很多中國企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)(MIS)。近20年過去了，我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質(zhì)的飛躍，其中，除了技術(shù)能力局限的原因外，還有觀念、認(rèn)識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)的管理，而且走入了用先進(jìn)的技術(shù)手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業(yè)經(jīng)營過程中所有可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)：結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的、多媒體的等等;OA所直指的目標(biāo)是物化科學(xué)的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當(dāng)然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎(chǔ)，也就是說OA的確很重要，同時實現(xiàn)OA也并非遙不可及。

　　如何實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)

　　正面回答“如何實現(xiàn)OA”，筆者自認(rèn)力不能及。正如前文所述，OA是一個過程和境界，是一個不斷發(fā)展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標(biāo)。筆者在公司從事了多年OA工作，公司的OA應(yīng)用也初具規(guī)模，實施方式并非標(biāo)準(zhǔn)模式，OA的框架也并非標(biāo)準(zhǔn)樣板，因此，本文無意贅述公司的OA建設(shè)過程和框架，僅談?wù)劰ぷ黧w會和經(jīng)驗。

　　泛普軟件認(rèn)為：多年來，OA尚無一個確切的定義，人們對OA的看法和理解各有不同。筆者認(rèn)為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想的變化而變化。在技術(shù)發(fā)展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內(nèi)容和新的想象，技術(shù)與管理的進(jìn)步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

　　現(xiàn)在有一種較普遍的偏見：認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻(xiàn)檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術(shù)范疇的膚淺理解，愿與同行商榷。

　　功能方面：廣義面言，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)：

　　對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)(DSS)。OA運用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部/外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù);

　　對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)(IMS)，OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率;

　　對于普通員工而言：OA是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

　　技術(shù)范疇：OA是計算機(jī)技術(shù)在辦公業(yè)務(wù)中的合理應(yīng)用。計算機(jī)技術(shù)是OA的前提。如果脫離計算機(jī)技術(shù)面闊談OA，無異于癡人說夢。沒有計算機(jī)技術(shù)，OA便成無源之水、無本之木。計算機(jī)對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式，提高了工作效率。如：要建立決策支持系統(tǒng)，則需要數(shù)據(jù)倉庫 、OLAP等技術(shù);要建立信息管理系統(tǒng)，則要有數(shù)據(jù)庫、程序設(shè)計語言等技術(shù);要建立事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，則離不開數(shù)據(jù)庫、設(shè)計良好的人機(jī)界面和工作流控制、OLTP等技術(shù)。

　　OA是利用通信技術(shù)來實現(xiàn)人與機(jī)器、機(jī)器與機(jī)器及人與人的交流。通信技術(shù)是OA的基礎(chǔ)。現(xiàn)代辦公室不再是孤軍奮戰(zhàn)，而是一個團(tuán)隊的協(xié)同工作，團(tuán)隊中成員之間的協(xié)調(diào)、合作離不開通信技術(shù);現(xiàn)代辦公室也不再是閉門造車，企業(yè)需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開通信技術(shù)。沒有通信技術(shù)的支持，OA便成空中樓閣。

　　OA是科學(xué)的管理思想在先進(jìn)的技術(shù)手段下的物化。科學(xué)的管理思想是實現(xiàn)OA的核心。計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)僅僅是為實現(xiàn)OA打下了基礎(chǔ)，提供了可能。要真正實現(xiàn)OA，還需物化人類思維中科學(xué)管理的內(nèi)容。正如僅有優(yōu)質(zhì)的畫筆、畫板、顏料而沒有達(dá).芬奇，就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。不體現(xiàn)人類管理智慧，就不會有真正的OA，如果有，也只是技術(shù)的堆砌和擺設(shè)。

　　由此而知，OA是計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與科學(xué)的管理思想完美結(jié)合的一種境界和理想。我們一直在為實現(xiàn)OA而努力，但我們的成果僅僅是在某些環(huán)節(jié)、某些方面、部分地實現(xiàn)了OA的功能，與真正的OA尚有差距，差距的根本在于應(yīng)用系統(tǒng)對管理思想的實現(xiàn)方面。

　　為什么要OA

　　人類文明進(jìn)步和發(fā)展的原動力無非是人類求得自身解放的需要。OA的出現(xiàn)和發(fā)展也正是來源于這種需要的牽引。

　　傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作，手工處理的延時和差錯，正是現(xiàn)代化管理中應(yīng)該去除的弊端。用先進(jìn)的、現(xiàn)代化的工具代替手工作業(yè)，無疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。OA對傳統(tǒng)辦公方式的變革，正是適應(yīng)了人們的普遍需求，也順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流，自然成為業(yè)界追求的目標(biāo)。

　　泛普軟件，在中國推行OA辦公系統(tǒng)尤有其重要性和必要性：

　　1、OA對于面向二十一世紀(jì)的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國家企業(yè)，迫切需要通過推行OA來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。

　　2、推行OA，能給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進(jìn)步。

　　3、企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。OA為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。

　　4、很多中國企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)(MIS)。近20年過去了，我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質(zhì)的飛躍，其中，除了技術(shù)能力局限的原因外，還有觀念、認(rèn)識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)的管理，而且走入了用先進(jìn)的技術(shù)手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業(yè)經(jīng)營過程中所有可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)：結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的、多媒體的等等;OA所直指的目標(biāo)是物化科學(xué)的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當(dāng)然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎(chǔ)，也就是說OA的確很重要，同時實現(xiàn)OA也并非遙不可及。

　　如何實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)

　　正面回答“如何實現(xiàn)OA”，筆者自認(rèn)力不能及。正如前文所述，OA是一個過程和境界，是一個不斷發(fā)展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標(biāo)。筆者在公司從事了多年OA工作，公司的OA應(yīng)用也初具規(guī)模，實施方式并非標(biāo)準(zhǔn)模式，OA的框架也并非標(biāo)準(zhǔn)樣板，因此，本文無意贅述公司的OA建設(shè)過程和框架，僅談?wù)劰ぷ黧w會和經(jīng)驗。

　　在公司，我們建立的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)框架如下圖：

　　OA

　　計算機(jī)系統(tǒng)

　　網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

　　OA處于整個系統(tǒng)的最上層，它是建立在網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的應(yīng)用。所以，要實現(xiàn)OA，需要建立良好的基礎(chǔ)設(shè)施。我公司建立的OA應(yīng)用包括業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理、總裁查詢、文檔管理、傳真管理、Internet應(yīng)用等幾十個功能模塊，涵蓋了公司業(yè)務(wù)和管理的絕大部分環(huán)節(jié)，在公司總部、京外/海外分支機(jī)構(gòu)得到廣泛應(yīng)用，取得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。為公司的管理現(xiàn)代化作了有益的探索。

　　我公司建立的OA系統(tǒng)從應(yīng)用類型上分為以下幾種：

　　1、面向個人通信的應(yīng)用：如 電子郵件。傳統(tǒng)的通信方式主要是電話、傳真、電傳。這些方式在費用方面、管理方面存在很多問題。因此我們的做法是：最大程度地用電子郵件方式收發(fā)信息，不僅方便了辦公、節(jié)約了費用，而且記錄了業(yè)務(wù)進(jìn)程的軌跡，提高了對業(yè)務(wù)監(jiān)督、管理水平。

　　2、面向信息共享的應(yīng)用：這類應(yīng)用的功能是收集、整理、發(fā)布、檢索信息，向不同權(quán)限的人發(fā)布不同層次的信息。公司連接美聯(lián)社、路透社、Chinanet、經(jīng)貿(mào)信息網(wǎng)等，收集了大量的信息;公司在業(yè)務(wù)進(jìn)程中也產(chǎn)生了很多重要的信息。我們提供了較為方便的檢索、查詢手段以及安全控制體系。當(dāng)然，我們既是信息的使用者，也是信息的提供者，公司的Web站點向外界提供了一個了解公司的窗口，為公司贏得了更多的商機(jī)，也為實現(xiàn)電子商務(wù)打下了基礎(chǔ)。

　　3、面向工作流的應(yīng)用：這類應(yīng)用主要是用以控制、監(jiān)督、加速業(yè)務(wù)進(jìn)程，使得業(yè)務(wù)執(zhí)行者和管理者都能清楚業(yè)務(wù)的進(jìn)展，解決業(yè)務(wù)進(jìn)程中所出現(xiàn)的阻塞和差錯，促進(jìn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的正常運行。

　　4、面向決策支持的應(yīng)用：這是信息技術(shù)中最高層次的應(yīng)用，它通過采集、處理、分析前三類應(yīng)用產(chǎn)生的結(jié)果，讓企業(yè)決策層了解企業(yè)的運營狀況，預(yù)測經(jīng)營風(fēng)險，提出決策參考。這是OA應(yīng)用的最終目標(biāo)。

　　這四類應(yīng)用的建立并不是一蹴而就的、也不是一成不變的。實現(xiàn)OA是一項系統(tǒng)的、長期的工程。在這一工程的實施過程中，泛普軟件認(rèn)為應(yīng)該遵守以下原則：

　　1、OA建設(shè)要有整體觀、全局觀。從企業(yè)整體的OA上著眼，不能遷就個別而影響全局。要堅決去除不利于企業(yè)現(xiàn)代化管理的陳規(guī)陋習(xí)，規(guī)范企業(yè)管理環(huán)節(jié)。

　　2、面向目標(biāo)的方法。OA的根本目標(biāo)是管理和決策支持，在實施OA的過程中始終不能偏離這一目標(biāo)。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計、應(yīng)用流程設(shè)計中都應(yīng)考慮到是否顧及了對決策的支持。

　　3、堅持“需求拉、技術(shù)推”的原則。需求應(yīng)始終走在技術(shù)的前面，技術(shù)永遠(yuǎn)只是輔助、工具的角色。當(dāng)然，技術(shù)也有對需求推動的作用。需求拉動了技術(shù)的進(jìn)步，技術(shù)的進(jìn)步也對需求向更高層次發(fā)展有推動的作用。因此，應(yīng)貫徹用技術(shù)來適應(yīng)需求的原則，學(xué)習(xí)和利用技術(shù)是以滿足用戶需求為最高準(zhǔn)則。

　　4、從簡單的入手，迅速向廣度和深度發(fā)展。即所謂的“Start Simple and go Fast”。在中國，由于用戶水平參差不齊，從簡單的入手，可以由點到面、由淺入深地引導(dǎo)用戶對OA的信賴，并啟發(fā)他們更廣泛、更深入的需求。迅速地推廣和深入是為了盡快把技術(shù)應(yīng)用于管理中，否則，需求的變化和技術(shù)的發(fā)展往往使人們顧此失彼。

　　5、選擇合適的工具平臺。由于OA實施涉及面廣而雜，需求分散、零碎，我們需要一個好的工具和平臺來滿足各方面的需求。在選擇工具和平臺時，應(yīng)考慮以下幾個方面：

　　快速的開發(fā)能力 用所選的工具和平臺能快速開發(fā)應(yīng)用。

　　對需求變化的適應(yīng)能力 即能根據(jù)不斷變化的需求對應(yīng)用進(jìn)行調(diào)整與修正。

　　安全性 保證所開發(fā)的應(yīng)用以及數(shù)據(jù)是安全的。

　　泛普軟件ThinkOne OA辦公系統(tǒng)跨平臺性 由于OA是一個集成的系統(tǒng)，所以我們開發(fā)的應(yīng)用不僅能在不同硬件平臺上運行，還要有跨操作系統(tǒng)平臺、跨數(shù)據(jù)庫平臺的能力。

　　與其它工具的集成能力。

　　支持Internet 標(biāo)準(zhǔn)、適于建立Intranet Internet 已經(jīng)成為當(dāng)前最重要的通信手段，不支持Internet 標(biāo)準(zhǔn)，無異于把自己孤立于世界之外;建立Intranet已經(jīng)成為業(yè)界的大勢所趨。所以，所選的工具和平臺要支持Internet 標(biāo)準(zhǔn)，適于建立Intranet。

　　支持移動辦公和異地辦公 通信技術(shù)的發(fā)展使世界變得越來越小，OA工具和平臺也需適應(yīng)這種變化。企業(yè)機(jī)構(gòu)的分散、人員的流動、業(yè)務(wù)的多樣性對移動辦公和異地辦公提出了越來越高的要求。

　　有利于實現(xiàn)電子商務(wù) 電子商務(wù)已經(jīng)熱火朝天，我們可以通過有效的工具，迅速跟上時代的步伐。

　　有利于實現(xiàn)知識管理 “知識經(jīng)濟(jì)”時代競爭的核心要素是知識，OA系統(tǒng)需要而且必然需要知識管理的能力。

　　公司選擇的OA核心工具是Lotus Notes/Domino。它在以上九個方面有很好的表現(xiàn)，是較理想的實施OA的工具和平臺。