淺析ERP系統(tǒng)在企業(yè)中成本控制的應(yīng)用

隨著信息化的發(fā)展和日益加劇的市場競爭,企業(yè)對成本管理的要求越來越高。在這種環(huán)境下企業(yè)為了生存和發(fā)展,紛紛引進(jìn)和建立了 erp系統(tǒng),ERP系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用逐漸受到人們的重視。很多企業(yè)采用ERP進(jìn)行成本管理獲得了一定的成功,但還停留在傳統(tǒng)的對制造成本的控制,因此探討如何應(yīng)用ERP對產(chǎn)品進(jìn)行全程控制,具有十分重要的意義。

ERP(Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的思想將企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計算機(jī)硬件和軟件等整合于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的成本控制中主要是對制造成本的控制,主要集中于生產(chǎn)過程,而基于ERP的成本控制是對產(chǎn)品的完全成本控制,即實(shí)現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的全面有效控制。與傳統(tǒng)的成本控制相比,在ERP系統(tǒng)下的成本控制更為科學(xué)。

首先我們有必要說明一下ERP成本控制的原理及流程。ERP作為一種先進(jìn)的管理模式必然要在不同的環(huán)節(jié)對成本加以控制。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生之前,它能對引發(fā)成本發(fā)生的各種動因進(jìn)行規(guī)劃分析并預(yù)測成本發(fā)生的可能性及數(shù)額,進(jìn)行先導(dǎo)式控制,以確保實(shí)際經(jīng)營過程的低成本運(yùn)行;在生產(chǎn)過程中,ERP系統(tǒng)利用海量的數(shù)據(jù)信息和強(qiáng)大的計算能力,充分挖掘成本降低的潛力;產(chǎn)品成本形成之后,通過對已發(fā)生成本的定期分析和考核,及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為未來降低成本指出解決途徑。從系統(tǒng)本身來看,ERP成本控制系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)事前計劃、事中控制、事后反饋“三步曲”的統(tǒng)一。

ERP系統(tǒng)的成本控制幾乎涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的所有階段。目前,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要是與標(biāo)準(zhǔn)成本法或作業(yè)成本法結(jié)合,但是無論采用哪種模式,在MRP(物料需求計劃)計算過程中都涉及到采購管理、生產(chǎn)管理、銷售管理等幾個重要模塊。

(一)采購成本控制

采購成本控制主要是指在采購的過程中,對用于生產(chǎn)采購的原材料及銷售采購的物品的成本控制。利用ERP控制采購成本,就是要使整個采購過程信息化、透明化、制度化。采購部門主要利用電子采購平臺實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商和采購信息的管理,通過招標(biāo)選定供應(yīng)商并簽訂合同,采購合同中包含的信息便成為ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),利用這些數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信譽(yù)管理、到貨質(zhì)量管理和采購付款管理等模塊功能。

采購管理一般包括采購訂單、接收入庫、退貨和供應(yīng)商評價等環(huán)節(jié)。匯集請購單,這是采購的第一步,這一環(huán)節(jié)的成本控制大多取決于企業(yè)資金情況、科研情況和市場環(huán)境等,ERP雖說可以實(shí)現(xiàn)從銷售計劃到生產(chǎn)計劃的物資需求分解,但其準(zhǔn)確性還是依賴于其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù),在此環(huán)節(jié)應(yīng)用不大。請購單匯集后經(jīng)過主管人員的批準(zhǔn)便形成采購訂單,采購訂單一般由五種情況生成:物料需求計劃、客戶訂單、生產(chǎn)作業(yè)單、請購單和手工生成,錄入ERP系統(tǒng)的采購訂單為采購成本控制提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。供應(yīng)商選擇這一環(huán)節(jié)貓膩?zhàn)疃?也是采購成本控制的重要環(huán)節(jié),對其成本控制主要依賴ERP系統(tǒng)對供應(yīng)商信息的評估,將供應(yīng)商的相關(guān)信息與供應(yīng)商主文檔中的信息對比,包括供應(yīng)商的資信、到貨率、提供物料的質(zhì)量等,使整個過程透明化、制度化、公開化。

此外,合同簽訂應(yīng)盡量使得付款計劃與財務(wù)預(yù)算相符,同時也要保證合同信息錄入的準(zhǔn)確性,這有助于以后的成本管理。驗(yàn)貨入庫后相關(guān)的采購單在ERP內(nèi)部會進(jìn)行自動檢查,當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的容許界限時(如交貨日期和數(shù)量)將會被拒收而形成退貨單,同時ERP系統(tǒng)會自動檢查入庫單與采購定單的配比,以便信息的及時反饋,當(dāng)接收部門核對無誤后,物料便運(yùn)入倉庫保存。財務(wù)人員將物料相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng),系統(tǒng)會自動根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄,并進(jìn)行入庫單與發(fā)票的匹配,只有當(dāng)發(fā)票與訂單一致時才能通過;最后,付款前必須保證銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號數(shù)據(jù)同步更新并保持一致,審批手續(xù)不齊全或賬戶信息錯誤將可能導(dǎo)致付款錯誤,帶來不必要的損失。

(二)生產(chǎn)成本控制

在企業(yè)全部成本中產(chǎn)品生產(chǎn)成本占很大比重,決定著整個企業(yè)成本水平的高低,而在產(chǎn)品成本中設(shè)計階段的成本最為重要。一個普遍的看法是:產(chǎn)品成本的80%是約束性成本,并且在產(chǎn)品設(shè)計階段就已經(jīng)確定,有效的成本控制發(fā)生在產(chǎn)品設(shè)計階段,ERP軟件可以幫助企業(yè)更快地設(shè)計產(chǎn)品,通過目標(biāo)成本與設(shè)計成本的比較,計算差異,以降低設(shè)計成本。對于設(shè)計成本控制,一般使用目標(biāo)成本。目標(biāo)成本是根據(jù)市場供應(yīng)情況預(yù)測的產(chǎn)品銷售價格與預(yù)期利潤的差額。ERP系統(tǒng)可以設(shè)置模擬工藝路線、模擬BOM編制的功能,由任何一個產(chǎn)品的成本拷貝形成目標(biāo)成本和模擬成本。ERP系統(tǒng)的快速建立產(chǎn)品模型、新產(chǎn)品與CAD連結(jié)、快速檢索和物料代替等功能,可以極大地提高產(chǎn)品設(shè)計的速度。有統(tǒng)計顯示,利用ERP進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計可以節(jié)省30%-90%的開發(fā)時間,開發(fā)時間的縮短不但可以節(jié)省大筆的研發(fā)支出,而且可以將產(chǎn)品提前投入市場,創(chuàng)造新的價值。

另外,ERP系統(tǒng)還可對產(chǎn)品生產(chǎn)中的直接材料、直接人工、制造費(fèi)用等進(jìn)行相應(yīng)控制。

1.直接材料成本控制。直接材料是產(chǎn)品生產(chǎn)成本的主要部分,因此是生產(chǎn)成本控制的重點(diǎn)。產(chǎn)品成本是由組成它的零部件成本累積而成的,即BOM(物料清單)不僅反映了組成產(chǎn)品的物料及其結(jié)構(gòu),同時也反映了企業(yè)在生產(chǎn)過程中成本逐次形成的結(jié)構(gòu),所以,對產(chǎn)品成本的控制可以從單個零件的成本控制入手。ERP在控制領(lǐng)料環(huán)節(jié),借助MRP(物料需求計劃)使各個環(huán)節(jié)都有詳細(xì)的物料清單,對于生產(chǎn)產(chǎn)品和需要原料的數(shù)量都有詳細(xì)記載,這樣,物料成本在領(lǐng)料的環(huán)節(jié)得以控制。

2.直接人工成本控制。ERP系統(tǒng)可以利用企業(yè)已有的人工成本數(shù)據(jù)和企業(yè)的現(xiàn)實(shí)條件分析并制定其標(biāo)準(zhǔn)成本,在實(shí)際生產(chǎn)時,當(dāng)實(shí)際發(fā)生的人工成本與標(biāo)準(zhǔn)成本出現(xiàn)差異時,要從人工效率和單位工資率兩個方面來分析差異的原因,制定對策。

3.制造費(fèi)用控制。傳統(tǒng)的成本核算中,對間接費(fèi)用的分?jǐn)偛槐M合理,大多是利用工時或銷量等對制造費(fèi)用進(jìn)行分配,為了更好地進(jìn)行成本控制,MRP中用的是基于活動的成本分?jǐn)偡?即作業(yè)成本法。

作業(yè)成本法的獨(dú)特之處在于它以作業(yè)為中心,并將其作為基本的成本對象,通過作業(yè)成本計算系統(tǒng)匯總生產(chǎn)過程所有作業(yè)成本,并確定各自的作業(yè)動因,進(jìn)而確定產(chǎn)品的成本。與傳統(tǒng)的成本核算方法比較,作業(yè)成本法計算更準(zhǔn)確,能夠提供給管理者更有用的成本信息。

(三)銷售成本控制

銷售成本控制在很大程度上是對銷售業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性的控制,以免發(fā)生不必要的成本,這一點(diǎn)與內(nèi)部控制的目標(biāo)具有一致性。銷售管理模塊是ERP系統(tǒng)的重要組成部分,是企業(yè)與客戶之間業(yè)務(wù)處理的接口,在ERP中與銷售有關(guān)的主要包括訂單管理模塊、庫存管理模塊、應(yīng)收管理模塊以及客戶關(guān)系系統(tǒng)。ERP銷售成本以控制客戶訂單為出發(fā)點(diǎn),進(jìn)行相應(yīng)的信用控制和發(fā)貨管理,待商品發(fā)出后系統(tǒng)自動記賬并生成虛擬發(fā)票,通過分類匯總,由會計人員對虛擬發(fā)票記賬,并進(jìn)行應(yīng)收賬款管理。

客戶訂單成本是根據(jù)客戶訂單計算的成本,包括產(chǎn)品銷售成本和到岸成本。銷售到岸成本是在銷售過程中,由賣方負(fù)擔(dān)的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅、附加費(fèi)等,這部分費(fèi)用也要計入客戶的訂單成本中。接收客戶訂單后,為了驗(yàn)證客戶和商品相應(yīng)信息,ERP系統(tǒng)利用訂單管理模塊內(nèi)置的銷售業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序,對銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和控制。此外,在審核銷售訂單時還應(yīng)充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和存貨管理等模塊的信息,設(shè)置產(chǎn)品數(shù)量短缺報警機(jī)制,以避免造成信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上的損失。在ERP系統(tǒng)中的信用控制主要依靠其內(nèi)置的信用額度標(biāo)準(zhǔn)和審批體系及客戶信用額度比較和報警機(jī)制完成,由系統(tǒng)強(qiáng)制核查客戶信用額度等信息,減少隱瞞、漏報不符合信用條件和超信用額度銷售事件的發(fā)生,以此控制銷售信用成本。

客戶訂單的各種信息經(jīng)過核查和批準(zhǔn)后就可以進(jìn)行發(fā)貨。倉庫人員首先將裝運(yùn)通知單與ERP內(nèi)的銷售單進(jìn)行核對,然后在ERP系統(tǒng)標(biāo)注裝運(yùn)通知單,生成出庫單,為了防止倉庫保管人員未經(jīng)授權(quán)私自發(fā)貨,要求倉庫保管人員必須按依據(jù)批準(zhǔn)的出庫單發(fā)貨。確認(rèn)發(fā)貨后,財務(wù)人員會在系統(tǒng)內(nèi)填寫銷售發(fā)票,ERP系統(tǒng)的單據(jù)追蹤功能在銷售系統(tǒng)生成總賬所須憑證時,聯(lián)查銷售發(fā)票與裝運(yùn)憑證,以保證銷售的真實(shí)性以及記錄的完整性。出庫單在形成銷售發(fā)票的同時也會形成應(yīng)收賬款,ERP系統(tǒng)對不同款項(xiàng)設(shè)置不同收賬期,對各類應(yīng)收賬款進(jìn)行分類管理,促進(jìn)及時收款并相應(yīng)調(diào)整該客戶的壞賬率,將壞賬損失降到最小。ERP系統(tǒng)在整個銷售管理的過程中會將各種成本信息匯集成瀏覽報表,以便管理層進(jìn)行管理控制和成本控制。

總而言之，ERP系統(tǒng)的實(shí)施使企業(yè)的信息化程度有了極大的提高,管理層可利用它對成本進(jìn)行更好的控制。“成本控制”思想是貫穿于ERP系統(tǒng)始終的一條主線,只有深刻體會這種思想并將其付諸實(shí)踐,才能充分體現(xiàn)ERP在成本控制中的優(yōu)勢。但ERP系統(tǒng)也不是萬能的,它僅僅是為企業(yè)更好地運(yùn)行提供手段,各種因素對成本的不同影響還需要相關(guān)人員大量的時間和精力去分析,畢竟智能化的系統(tǒng)依然需要人的參與。只有將ERP的優(yōu)勢與優(yōu)秀的人才結(jié)合才能使企業(yè)在市場競爭中獲得巨大回報。

發(fā)布：2007-02-09 14:10 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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