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用多維動態(tài)博弈思想進行項目協(xié)調(diào)
用多維動態(tài)博弈思想進行項目協(xié)調(diào)
用多維動態(tài)博弈思想進行項目協(xié)調(diào)作者:劉良春
來源: 轉(zhuǎn)摘自《經(jīng)理人》雜志
項目經(jīng)理處在錯綜復(fù)雜的多維動態(tài)博弈中間,怎樣方能使自己處于上風(fēng)呢?
項目管理過程就是整合目標(biāo)實現(xiàn)的過程,在這個過程中,有些人認(rèn)為把計劃做得詳實和細致,在項目實施時嚴(yán)格控制,項目就能取得成功,這是一種非常簡單的想法。在項目進行過程中,有70%以上的失敗項目,不是因為計劃不周詳,也不是控制不到位,真實地說是項目某些資源無法及時到位所致。項目經(jīng)理在管理過程中一定要花至少30%以上的時間來與項目各方干系人進行協(xié)調(diào)與溝通,使他們理解你、支持你、幫助你,如果做到這一點,你的項目就成功了一半。
進行協(xié)調(diào)的基本原則
項目各干系人如何才會理解你、支持你?作為項目經(jīng)理又如何去與他們進行協(xié)調(diào)呢?
本人曾負(fù)責(zé)一個政府大型網(wǎng)站的建設(shè),預(yù)計投資總額為200萬,作為項目經(jīng)理,我要與投資方A公司、建設(shè)方(我的上級B)、政府此項目負(fù)責(zé)人C及建設(shè)團隊D等打交道,該如何進行協(xié)調(diào)呢?
對于投資方A,他最關(guān)心的是項目能否成功,成功后能否盈利。因此我在原有評估的基礎(chǔ)上,大量收集對此網(wǎng)站建設(shè)有利的信息(比如國務(wù)院的最新通知《加強產(chǎn)業(yè)信息化建設(shè)》等)在適當(dāng)?shù)臅r候送給他。這樣他對項目就一直抱有信心,在項目實施過程中,資金比較到位。
對于自己的上司B,他最想要的就是我能按時按質(zhì)完成任務(wù),而且少要他操心,所以,我首先是組織技術(shù)團隊認(rèn)真仔細地做了一個完整的方案,然后以非常飽滿的熱情帶領(lǐng)我的團隊工作,并且在工作中做好詳細的工作記錄與資金使用情況,做到帳目非常清晰。這樣我的作為得到他的認(rèn)可和信任,我獲得了大量的支持,解決了許多實際困難。
與政府方代表C之間的協(xié)調(diào),我通過各種渠道了解到他們對網(wǎng)站建設(shè)的要求,那就是要堅決擁護黨的領(lǐng)導(dǎo),把網(wǎng)站做成行業(yè)權(quán)威,而不要商業(yè)化。于是我經(jīng)常向他們提供網(wǎng)站建設(shè)的內(nèi)容與進度,工作也就變得順利了。
搞好以上多方的協(xié)調(diào),是否就不用與團隊成員之間的溝通了?事實正好相反,與團隊成員的溝通與協(xié)調(diào)是項目經(jīng)理最應(yīng)重視的事情。因為這是基礎(chǔ),是與別的干系人博弈的重要籌碼。
認(rèn)清協(xié)調(diào)的目的
項目各方干系人通常都有不同的甚至是相互沖突的需求,而各干系人都從自己的角度去認(rèn)識問題,故項目經(jīng)理要會與各方協(xié)調(diào),強調(diào)重點,尋求共性,淡化差異,最終綜合多方需求,權(quán)衡各方案的利弊,找出折衷方案,盡可能滿足各方干系人的需求。其目的就是要達到兩個三角整合:一是達到系統(tǒng)─ 組織─人員在內(nèi)的大三角整合;另一個是項目品質(zhì)、進度和費用三者之間的平衡,即小三角整合。
協(xié)調(diào)過程與精煉貝葉斯博弈原理
精煉貝葉斯博弈是不完全信息動態(tài)博弈均衡概念。它表示在博弈中參與者的行動有先有后,后行者可觀察并預(yù)測到先行者可能采取的幾種行動,但并不知道先行者選擇某種行動的內(nèi)在原因是什么;而先行者也知道后行者可能要采取的幾種對應(yīng)行為,卻也不清楚其行動的具體原因。因此,先行者想給后行者一種信息,并促使后行者采取的行動對自己是最有利的;而后行者卻想從先行者行動中去偽尋真,找到其行動的真正原因,從而采取最有利于自己的行動。
項目協(xié)調(diào),雖然目標(biāo)是促使項目成功,但其協(xié)調(diào)過程其實也就是一種博弈過程。比方說項目顧主方與承建方就存在一種博弈。顧主方有要建設(shè)的項目,他們希望項目能早日建設(shè)成功,而資金卻總想要建設(shè)方先墊,拖后才給。而承建方呢?他們有建設(shè)的資質(zhì)、技術(shù)及經(jīng)驗,同時也有些資金,但他們總希望顧主方能早些付資金,然后再施工,這里就存在矛盾。這就需要談判、溝通和協(xié)調(diào),這其實就是一種不完全信息的博弈過程。
在博弈中增加自己的籌碼
項目經(jīng)理處在這么錯綜復(fù)雜的多維動態(tài)博弈中間,怎樣方能使自己在與任何一方的博弈中處于上風(fēng)呢?
取得信任
項目經(jīng)理一定要清醒地認(rèn)識到,自己的職業(yè)是來自各方的信任和委托。因此在項目建設(shè)過程中,項目經(jīng)理能拋開私心私利,并以現(xiàn)代職業(yè)經(jīng)理人的素質(zhì)嚴(yán)格要求自己,就成了與各方協(xié)調(diào),并取得信任的首要基礎(chǔ)。
提升自己的品質(zhì)
經(jīng)理人其實也是商品,是商品就應(yīng)講究質(zhì)量。有了良好的質(zhì)量,就有了談判的籌碼,在博弈中就可能會處于上風(fēng)。
借助另外干系人的力量增加自己的籌碼
因為是精煉貝葉斯博弈,故各干系人都不太清楚對手的真實情況,但項目經(jīng)理人處于信息的中間點,因此信息相對完整些。這樣,在協(xié)調(diào)時,可以利用對手信息不對稱的缺陷,假借另外干系人的力量,增加自己在博弈中的籌碼。
借力打力,以智斗勇
在很多場合,我們都能看到,談判雙方代表,一直要到談判期限的最后幾分鐘才達成協(xié)議,有人說這是在斗耐力與意志,其實,清楚的人知道,這里斗的是心智。在項目協(xié)調(diào)中,也存在這樣的情況。但不同的是,當(dāng)項目經(jīng)理與某一方協(xié)調(diào)時,他可以利用另外的幾方干系人的要求和條件作為武器,而把自己當(dāng)作傳話人,不露半點鋒芒。當(dāng)他知道對手不可能為一點矛盾而放棄整個項目計劃時,他就有了談判最后幾分鐘的有利條件。
記住,協(xié)調(diào)時盡量別讓自己處于矛盾的另一方,要善于借力,要善于聯(lián)合另外相關(guān)的一方來造勢,這樣,自己的籌碼就會很重。
項目管理各階段中的有效應(yīng)用
第一個階段是計劃。在這個階段,項目經(jīng)理最主要的工作是在計劃中向本公司爭取到最大程度的資源與支持。因此直接博弈是公司的領(lǐng)導(dǎo)。此時,項目經(jīng)理要以科學(xué)的態(tài)度做一個完整、詳細的計劃,特別是要注明有關(guān)使用人、財、物的合理理由。
計劃制定好后,項目就開始了。接下來,就是控制與結(jié)束兩個階段。控制階段主要是與項目團隊成員多溝通,必要時要請出設(shè)計者來幫助檢查工作并給以指正。結(jié)束階段,最重要的是要做好全局收尾工作,可以請公司高層領(lǐng)導(dǎo)與投資方或顧主方的項目協(xié)調(diào)人進行座談和交流,發(fā)現(xiàn)存在的一些小問題并給以解決。
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