知識管理系統(tǒng)

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企業(yè)檔案知識管理的系統(tǒng)實現(xiàn)

到了知識經(jīng)濟時代，我們的思想正在得到了解放，那就是使檔案管理走向知識資源管理。確定了這個目標，我們就將用知識資源管理的思想和方法指導(dǎo)規(guī)劃企業(yè)檔案知識資源管理的系統(tǒng)實施。本文從思想、平臺、組織、制度等四個方面闡述了企業(yè)檔案知識管理系統(tǒng)實施過程，并且還探討了國內(nèi)大中型企業(yè)系統(tǒng)實施過程中將存在的問題。

1、企業(yè)檔案知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)的思路要點

1.1實現(xiàn)檔案管理知識資源化、信息化的思路

●把過去數(shù)據(jù)型檔案資料看成“歷史”資料信息，按信息管理方式在系統(tǒng)中分類，供查詢搜索；

●把過去的信息型檔案資料看成知識型文檔，按知識資源結(jié)構(gòu)進行歸類、沉淀、共享應(yīng)用；

●對將來的數(shù)據(jù)型檔案，根據(jù)統(tǒng)計目標，設(shè)立統(tǒng)計數(shù)學(xué)模型，將其轉(zhuǎn)化成信息型文檔，按信息管理方式分類存貯，搜索查詢；

●對將來的信息型文檔，設(shè)立網(wǎng)上專家委托處理流程系統(tǒng)，快速將信息型文檔轉(zhuǎn)化成知識型文檔，按知識資源結(jié)構(gòu)進行管理，即歸類沉淀，共享應(yīng)用

●對將來的知識型文檔，設(shè)計、設(shè)立標準模板，并設(shè)立網(wǎng)上專業(yè)人員自動處理流程系統(tǒng)，快速將知識型文檔形成規(guī)范知識資源，并按知識資源管理實施“沉淀”“應(yīng)用”和“創(chuàng)新”。

1.2知識資源及時支持領(lǐng)導(dǎo)決策的思路

●了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項及過程，對其進行規(guī)范化認識，明確其決策的環(huán)節(jié)或形式；

●按決策環(huán)節(jié)排列, 構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源子庫及知識地圖；

●設(shè)計、設(shè)立訂閱機制，讓領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)決策工作內(nèi)容或依據(jù)決策環(huán)節(jié)排列的知識資源分類文件類進行訂閱；

●根據(jù)訂閱要求，一方面設(shè)立委托流程，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料，并規(guī)范處理；另一方面，對已產(chǎn)生在關(guān)聯(lián)知識資源庫的知識和信息，即自動發(fā)送到需求它的領(lǐng)導(dǎo)人員郵箱中。

1.3知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)的思路

●了解組織結(jié)構(gòu)各崗位上的人員知識結(jié)構(gòu)要求和培訓(xùn)發(fā)展計劃；

●按組織架構(gòu)和崗位，構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源子庫及知識地圖；

●根據(jù)崗位員工入職、晉級、達標等標準，配備相關(guān)學(xué)習(xí)知識(有些是鏈接)的文件類到關(guān)聯(lián)知識庫中；

●對于知識資源庫中沒有的崗位學(xué)習(xí)知識，設(shè)立委托流程委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R并規(guī)范處理后沉淀在相關(guān)文件夾中；

●對崗位關(guān)聯(lián)知識資源庫的知識，為人力資源管理專門人員設(shè)計、設(shè)立知識委托考核出題流程，以便委托建立崗位入職、晉職、達標等的學(xué)習(xí)考試題目；

●設(shè)立員工自學(xué)考試功能模塊，在學(xué)了相關(guān)崗位知識后，就可以自行選擇考試。

1.4知識資源及時支持員工工作的思路

●了解分析各項業(yè)事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，對其進行規(guī)化認識明確其過程的節(jié)點，并按知識結(jié)構(gòu)的獨立性分解節(jié)點及節(jié)點內(nèi)作業(yè)程序；

●按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程節(jié)點及節(jié)點內(nèi)作業(yè)程序，構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源子庫及知識地圖；

●設(shè)計、設(shè)立訂閱機制，讓員工根據(jù)當(dāng)前從事的節(jié)點工作內(nèi)容或依據(jù)知識地圖中的相關(guān)分類文件類進行知識訂閱；

●根據(jù)訂閱，一方面設(shè)立委托流程，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料，并規(guī)范處理；另一方面，對已產(chǎn)生在關(guān)聯(lián)知識資源庫的知識和信息，即自動發(fā)送到需求它的工作人員郵箱中。

1.5知識資源管理IT平臺化的思路

●用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計，隨時隨地用游覽器訪問應(yīng)用系統(tǒng)平臺；

●應(yīng)用系統(tǒng)分為：知識資源應(yīng)用功能前端平臺系統(tǒng)、知識信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、知識資源后臺收集整理系統(tǒng)、資源庫管理系統(tǒng)；

●領(lǐng)導(dǎo)和員工通過應(yīng)用功能前端平臺訪問和利用知識資源；

●資源庫管理人員通過庫管理系統(tǒng)規(guī)劃建立庫分類，知識地圖，并制定和設(shè)立訪問權(quán)限；

●資源庫管理人員、知識資源的專業(yè)委托人員和知識資源的委托專家通過后臺收集整理系統(tǒng)實時建設(shè)知識資源中的內(nèi)容；

●考慮到知識資源與數(shù)據(jù)型檔案、信息型檔案一起管理，并且知識資源很多來源于數(shù)據(jù)、信息型檔案，故采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫作為資源庫；

●考慮到今后的發(fā)展，知識資源管理平臺采用J2EE架構(gòu)設(shè)計，具有跨平臺特性、很強的擴展性和功能模塊的可重復(fù)利用。

1.6知識資源管理的安全化思路

●在企業(yè)的各個地區(qū)機構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立VPN聯(lián)接；

●在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限；

●對應(yīng)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)立密碼檢驗；

●對特別重要的文件、信息，在訪問時設(shè)立指紋校驗。

1.7知識資源管理制度化思路

●首先用制度的形式確定知識資源管理的組織機構(gòu)；

●用制度形式確定專業(yè)人員、專家、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；

●建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識資源的激勵措施；

●建立員工參與貢獻知識的獎勵措施；

●建立訪問權(quán)限的審核制度。

2、知識資源管理應(yīng)用系統(tǒng)IT平臺結(jié)構(gòu)方案

根據(jù)前述知識資源管理的思路，我們看到整個解決思路明確了應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，如圖示：

IE IE

其中：知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)的主要功能有：

●知識訂閱：決策知識訂閱，業(yè)事務(wù)工作知識訂閱

●信息搜索

●知識地圖：員工學(xué)習(xí)知識地圖，業(yè)事務(wù)工作知識地圖，決策支持知識地圖

●在線考試：崗位學(xué)習(xí)在線考試

●知識沉淀：工作成果報告、工作案例總結(jié)、工作收集資料

資源庫委托收集、整理系統(tǒng)的主要功能有：

● 委托收集流程

● 委托規(guī)范流程

● 委托出題流程

知識資源庫管理系統(tǒng)的主要功能有：

● 知識關(guān)聯(lián)分類

● 檔案模板制定

● 訪問權(quán)限設(shè)置

● 知識關(guān)聯(lián)鏈接

3、知識資源管理的組織建設(shè)方案

按照知識資源管理系統(tǒng)平臺運行的要求，以知識資源管理工作推進與保障要求，其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為：

其中：

知識資源管理部：負責(zé)知識資源庫管理系統(tǒng)的日常維護和操作。

知識應(yīng)用規(guī)劃部：負責(zé)跟蹤集團公司、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變動，調(diào)查規(guī)劃知識體系、知識地圖結(jié)構(gòu)，以及知識資源內(nèi)容建設(shè)。

專業(yè)人員虛擬團隊：是各部門、各專業(yè)的骨干人員，接受委托后在網(wǎng)上對知識資源做收集、整理或出題。

專家顧問虛擬團隊：他們是公司聘請的內(nèi)外專家，接受委托后在網(wǎng)上對知識資源收集、整理等工作進行審查、判斷。

4、知識資源管理的制度建設(shè)方案

按照知識資源管理系統(tǒng)推進和組織建設(shè)的要求，其保障制度體系應(yīng)包括：

以上制度的作用和意義都比較明確，但要根據(jù)實際進行調(diào)整和細化。

5、實施中的主要問題及解決思路

前面的分析、設(shè)計的系統(tǒng)方案要實現(xiàn)，并產(chǎn)生實際作用，將遇到以下問題：

（1）檔案知識資源體系化規(guī)劃和整理的問題

因為過去的檔案管理工作已有基礎(chǔ)，如何從檔案分類及檔案類型過渡到知識資源管理，就首先要進行一次調(diào)研和規(guī)劃工作，得到一個體系，那么整理和規(guī)劃就有了標準；

（2）檔案知識資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合的問題

要建立起知識資源對領(lǐng)導(dǎo)決策工作的支持，關(guān)鍵是要確定領(lǐng)導(dǎo)決策的事項及其程序。這需要通過細致的調(diào)查、分析、再綜合得到；

（3）檔案知識資源與員工學(xué)習(xí)結(jié)合的問題

這個問題的難點在對組織崗位知識結(jié)構(gòu)的定義，以及崗位成長發(fā)展的相關(guān)知識需求的設(shè)計。這需要人力資源管理部門的大力配合，還有業(yè)務(wù)、事務(wù)專家的幫助；

（4）檔案知識資源與業(yè)事務(wù)工作結(jié)合的問題

要建立起對業(yè)事務(wù)工作的支持，關(guān)鍵是要確定各業(yè)事務(wù)工作內(nèi)容和過程，進而確定節(jié)點工作的支持知識。這也要通過細致的調(diào)查、分析、設(shè)計來達到；

（5）組織機構(gòu)變動(合并、分拆、撤銷)的影響問題

當(dāng)解決檔案知識資源與決策、學(xué)習(xí)、工作結(jié)合后，知識資源就緊緊地與組織結(jié)構(gòu)、組織崗位關(guān)系在一起了。如果組織機構(gòu)變動，意味著原來“關(guān)系”就沒有效了，這個問題不解決，會給知識資源的應(yīng)用造成混亂。實際上，這個問題是技術(shù)上的問題，需要在IT系統(tǒng)設(shè)計時考慮機構(gòu)變動前后相關(guān)知識資源的“遷移”；

（6）專家、專業(yè)人員團隊建立的問題

從系統(tǒng)的方案中，我們看到專家和專業(yè)人員在整個管理中起著很重要的作用，但他們?nèi)绾纹刚?？如何識別他們的能力？而且團隊人員還要是互補的。這系列問題都要通過認真調(diào)研、分析和判斷來解決；

（7）原檔案管理組織與人員職責(zé)變動問題

這個問題很實際，按現(xiàn)在檔案管理的組織，牽涉到很多原有工作人員的工作內(nèi)容與職責(zé)的大幅度變動。如何處理好這個問題，也是知識資源管理系統(tǒng)推動工作能否成功的關(guān)鍵。對此，要在轉(zhuǎn)變工作人員思想的基礎(chǔ)上，對原工作人員進行分層次系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們適應(yīng)新系統(tǒng)運行的要求。開始的時候，可以考慮他們中多數(shù)人員經(jīng)過培訓(xùn)后充任“專家和專業(yè)人員”團隊，即：將專家團隊和專業(yè)人員團隊先辦成實體組織，讓他們承擔(dān)一部分專家或?qū)I(yè)人員的職責(zé)；

（8）檔案知識資源管理的思想認識問題

從前述，已經(jīng)看到，知識資源管理最核心的是管理思想和理念，如果沒有建立起這樣的認識，要進行或推動知識資源管理幾乎是很難的。對此，我們只能通過培訓(xùn)、廣播的多種渠道，不厭其煩地宣灌知識資源管理。同時，在應(yīng)用過程中讓大家逐漸體會它的價值。

作者：鄧文彪博士 ([email protected])

（ IBM CKP 全球授權(quán)講師，深圳緯能管理系統(tǒng)發(fā)展有限公司首席知識管理專家）

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發(fā)布：2007-07-11 12:05 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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