藍凌知識管理案例：從OA辦公到知識管理!

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　TCL移動通信有限公司是一家致力于手機等移動信息終端產(chǎn)品的研發(fā)、設計、制造、銷售和服務的現(xiàn)代化高科技企業(yè)，在TCL集團中被列為第二大支柱產(chǎn)業(yè)。它用4 年的時間，已經(jīng)完成了康柏、戴爾等國際 I T 巨頭 8 年時間完成的經(jīng)濟規(guī)模。連續(xù)三年營業(yè)額增幅高達263.3倍。2002年，德勤會計事務所舉辦的首屆亞太區(qū)高科技高成長500強企業(yè)中，TCL移動排行榜首，成為亞太地區(qū)成長最快的高科技企業(yè)。2003年，TCL移動手機銷售額近100億人民幣，穩(wěn)居中國手機市場三甲，名列國產(chǎn)手機第一。

賣手機如同賣海鮮

　　賣手機就像賣海鮮一樣存在風險。原因很簡單，TCL通信前面有諾基亞、摩托羅拉、索愛在堵，而后面，波導、迪比特、廈新等國產(chǎn)廠商在后面狂追不舍，一浪接一浪地勁推新品，價格戰(zhàn)此起彼伏，相當多的機型利潤率在短期內(nèi)大幅縮水，可能月底價格已經(jīng)是月初的六七成，如果不能及時出貨，積壓庫存如何消化？

　　產(chǎn)品更新速度和手機平均利潤的下降正在考驗這個國產(chǎn)手機的年輕人。30家分公司、156家辦事處，200多個分銷商，3000多家營銷網(wǎng)點，3000多員工，隨著組織規(guī)模正在不斷發(fā)展壯大，業(yè)務的日漸增多和企業(yè)文化的逐步成熟，隨之而來的是各種業(yè)務運作和管理事務的日漸繁多與復雜。TCL移動通信信息部副部長鄺光輝介紹說，"光總部就有80多個文職秘書人員來負責日常文件的擬稿、傳送與報送。"可即便是這樣，一個文件8天、10天也不一定能跑下來。為了和幾公里之外生產(chǎn)基地及時溝通，公司還開通了一臺穿梭BUS，每天往返總部和基地三、四次。作為一家高科技的公司，老總們經(jīng)常出差在外，要審批的報告，要報銷的憑證沒法及時批復，信息傳遞的速度與效益低下，已嚴重影響和制約了企業(yè)策略的執(zhí)行，延誤了寶貴的市場戰(zhàn)機，，大大降低了公司的"以速度搶占先機，以規(guī)模沖擊市場"的競爭策略的執(zhí)行力。

　　與許多步入成熟期的企業(yè)一樣，TCL移動通信公司一方面內(nèi)部對于加快辦公運作效率與實現(xiàn)信息資源共享的要求日益強烈；另一方面對外界強大競爭壓力也越發(fā)產(chǎn)生危機感，迫切要求通過一種工具來改善、優(yōu)化已有的辦事流程，修煉企業(yè)內(nèi)功以保持競爭優(yōu)勢。如何盡快、迅速提高公司業(yè)務和人員運作效率，增強公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關注的焦點。

選型注重可升級

　　從TCL移動通信公司企業(yè)信息化建設來說，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)已得到普及，企業(yè)網(wǎng)絡基礎設施搭建較為完備，在2002年已成功實施了Oracle的ERP、財務等系統(tǒng)。自系統(tǒng)上線運行以來，已經(jīng)取得了一定的效果，隨著公司的不斷發(fā)展，提升TCL移動通信公司協(xié)同辦公、信息管理和溝通效率已迫在眉睫。企業(yè)必須建立起一套面向所有員工的有效處理企業(yè)日常運作和管理的辦公協(xié)同系統(tǒng)，結(jié)合強大的門戶技術(shù)、通訊技術(shù)和工作流技術(shù)，對企業(yè)各種信息進行集成和有效地共享，加快企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)速度，支持所有員工及時有效獲取和應用信息資源，提高工作效率和企業(yè)的整體反應能力。

　　"公司希望信息反饋及時，還要用文字表達以避免信息失真；這于這樣一個龐大的組織，技術(shù)的可靠性和擴展性也是非常強調(diào)的。"具體負責這個項目實施的信息部張偉說。因此，系統(tǒng)建設的目標也很明確：通過更高效率的集成協(xié)同應用來提高企業(yè)的整體創(chuàng)新和應變能力，使企業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)高效信息溝通、網(wǎng)絡無紙化辦公，最終實現(xiàn)規(guī)范化管理，促進企業(yè)從彼此獨立、被動的管理模式轉(zhuǎn)向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式，從而實現(xiàn)公司的知識型、學習型企業(yè)的轉(zhuǎn)變和升華。

　　他們考察了市場上多家主流廠商的產(chǎn)品，又去華為、中興去進行觀摩調(diào)研，接著和TCL集團及兄弟單位做好統(tǒng)一規(guī)劃，以便將來能方便地實現(xiàn)集團內(nèi)企業(yè)互連互通。TCL通訊、TCL金能、TCL電工三家兄弟單位都對深圳藍凌的KOA V4.2產(chǎn)生了興趣，因為它基于IBM Dorimmo 6.5群件技術(shù)，在系統(tǒng)的成熟度、可靠性、擴展性上更勝一籌。深圳藍凌還是國內(nèi)優(yōu)秀的OA、知識管理和電子協(xié)作產(chǎn)品專業(yè)服務商、IBM Lotus軟件金牌增值開發(fā)商，技術(shù)上成熟、先進，在應用系統(tǒng)集成領域有豐富的設計和施工經(jīng)驗，他們向TCL移動通信公司提供了基于知識管理（KOA）的企業(yè)信息門戶系統(tǒng)解決方案。

從人力資源開始切入

　　正如其他企業(yè)的OA實施一樣，以流程為主線，卡人卡時間。因而流程電子化和事務權(quán)責明確化成為項目建設的關節(jié)點。

KOA 系統(tǒng)實施過程中，TCL遇到了技術(shù)與業(yè)務兩方面阻礙。首先在技術(shù)方面，為了與已經(jīng)上線的人力資源系統(tǒng)實現(xiàn)有效的對接與集成，TCL決定實現(xiàn)賬號單點登錄，由于人力資源系統(tǒng)采用的是微軟的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，如何實現(xiàn)IBM Lotus目錄服務與微軟數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)集成是企業(yè)面臨的一大技術(shù)難題。TCL通過與各方合作伙伴的溝通與交流，共同攻關，最終解決了異構(gòu)平臺的數(shù)據(jù)集成問題，成功實現(xiàn)了SQL Server 數(shù)據(jù)庫與IDS目錄服務的同步，使OA系統(tǒng)內(nèi)的組織架構(gòu)及人員基本信息均來源于HR系統(tǒng)，確保了人員及組織變化能及時反應到OA系統(tǒng)中來，并為企業(yè)建立了一套單點登錄目錄服務體系。

　　"而業(yè)務方面則遭遇的最大障礙，則來自于公司原有的崗位責權(quán)不完善，基礎資料零散不準確"。張偉介紹，以往，人力資源部對每個員工的責權(quán)并沒有詳細的崗位說明書，員工只是按照傳統(tǒng)的習慣性做法進行工作。如果員工工資不變，人力資源部門就不會在系統(tǒng)里做更新。為了解決這一歷史遺留問題，項目組實施人員會同人力資源部，在時間緊任務急的情況下，建立起了公司崗位管理體系，明確每位員工的崗位職責。將事務流程和權(quán)限分配對應到崗位，以適應企業(yè)人員的頻繁變動。

　　此外，項目組還對原有的業(yè)務流程進行優(yōu)化調(diào)整，找出各業(yè)務流程的關鍵點，依據(jù)簡潔高效、責任明確的原則，精簡掉無關的處理節(jié)點。對于那些尚存爭議或暫不具備上線條件的專有流程，項目組則通過設計出多套相對通用的通用流程模板的方式來解決，這種流程模板中的各流程節(jié)點審批人員及處理方式均可由起草人自行定義，此種方法較好地解決了公司所有流程的上線審批難題，確保了OA系統(tǒng)的快速啟用上線，在實施過程中不斷整理完善新的流程，在使用過程中不斷形成新的、更為優(yōu)化的流程。

　　這無異于一次管理變革。如何減少阻力，推進項目進展？信息部門在組建項目實施組的時候，特意邀請公司最高層領導做項目領導小組組長，各業(yè)務主管副總作副組長，并匯同公司戰(zhàn)略執(zhí)行部、人力資源部、總經(jīng)辦等公司行政管理部門一起，組成一支強有力的項目實施團隊。，系統(tǒng)上線前，項目組首先出臺了公司的第一個業(yè)務流程："KOA業(yè)務流程上線審批"流程，它規(guī)范了業(yè)務流程的產(chǎn)生、修訂、發(fā)布、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)，業(yè)務流程一旦通過系統(tǒng)審批上線，即等同于公司的規(guī)章制度，業(yè)務人員必須按流程要求執(zhí)行，此舉極大地降低了項目實施推廣過程的難度，為項目組梳理業(yè)務流程提供了強大的支持和保障。

　　提高企業(yè)智商

　　3G前夜的移動通信市場暗流涌動，人才和資源的競爭日趨加劇。面對日益頻繁的人員流動，如何將員工頭腦中的知識、技能和經(jīng)驗轉(zhuǎn)變成為企業(yè)智慧，是高科技企業(yè)提高核心競爭力的一個最為緊迫的問題。

　　TCL正在向國際化邁進，與阿爾卡特合資后，TCL移動通信董事長萬明堅博士曾表示，要用四年時間"融化"阿爾卡特。近期，TCL在海外大舉招兵買馬，近千名"海外盟軍"也即將進入TCL。對于TCL來說，內(nèi)蒙工廠與惠州總部南與北的溝通交流，"融合"成為了TCL移動企業(yè)文化的必修課。

　　要讓重新設計的流程正常運作，TCL就面臨著整個組織對新流程的適應和學習的大問題，而這正是知識管理系統(tǒng)所能起到的提高企業(yè)"智商"和避免"組織失憶"的作用。

　　"如果每個人都按照新的流程體系去思考和分析，那么大家就會有越來越多的共同點，就會提高決策的速度和準確性。但是過去，我們花了很多時間和財力去做一件事情，成功之后，需要總結(jié)和歸納出來時，隨著人員的離職和流失，這些經(jīng)驗和知識卻很自然地流失了，這樣就會使組織的效率受到影響。而知識管理可以避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。"鄺光輝說，通過公司內(nèi)部的培訓、考試分享知識，也大大地減少了員工在組織學習上的重復勞動。他舉例說，最簡單的請假流程，大家平時很少用。但一定要用起來，怎么辦？什么事情可以請多少天假，誰來批準審批，流程是怎么樣？在系統(tǒng)里早就規(guī)范好了。對研發(fā)部門來說，沉淀和積累知識的效益更不用說了。

　　目前，TCL移動的OA系統(tǒng)對一些公告和通知，員工可依據(jù)權(quán)限，可以訪問、下載、另存。對于公章式的通告，如人事任免，董事會決議等，一經(jīng)發(fā)出，不可改動。張偉介紹說，員工進入系統(tǒng)，它會告訴你今天有多少待辦事宜，如果你逾期沒有辦理，系統(tǒng)還會發(fā)手機短信再次通知。此外，TCL移動正在構(gòu)建將手機和電子簽名結(jié)合，實現(xiàn)文件的移動簽署，這樣，無論領導在哪，只要通過手機登錄特定網(wǎng)站，，就可以進入OA系統(tǒng)完成審批流程。而知識分享系統(tǒng)也已經(jīng)初具雛形，TCL移動總結(jié)出了一些成功和失敗的案例，供員工參考和借鑒；同時，對于檔案管理，或是ISO文控管理、或是對銷售人員的新產(chǎn)品特性都分類保存在系統(tǒng)里；還可以在網(wǎng)上設置不同類別的考試題，測試總部和所有分支機構(gòu)的員工對新技術(shù)或新業(yè)務掌握到什么樣的水平。

　　"我們正在設置一套激勵辦法，讓員工踴躍地提供有價值的可以共享的資料，沉淀更多的知識。"TCL移動通信信息部副部長鄺光輝最后說。

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