業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)提升郵件管理的三個(gè)方面

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電子郵件不受時(shí)間和空間的限制，外貿(mào)企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系溝通是通過郵件來實(shí)現(xiàn)的，企業(yè)與客戶之間頻繁的業(yè)務(wù)往來，使得郵件數(shù)量也很客觀。郵件當(dāng)中蘊(yùn)含著對企業(yè)和客戶雙方都十分重要的信息，安全科學(xué)的管理郵件是外貿(mào)企業(yè)的“必修課”。

對于小型外貿(mào)企業(yè)，郵件往來比較穩(wěn)定，在管理上比較易于操作，大的外貿(mào)企業(yè)由于客戶數(shù)量龐大、客戶類型種類較多、分布區(qū)域廣泛，在郵件管理上面臨更大的挑戰(zhàn)。在信息化管理的推動下，外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也越來越受到外貿(mào)企業(yè)的歡迎。

一、科學(xué)管理郵件

外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)對所有郵件和資料統(tǒng)一存儲。在郵件接收方面，有新郵件到達(dá)時(shí)，如果是老客戶，系統(tǒng)會自動分發(fā)給相應(yīng)的業(yè)務(wù)員，如果是陌生郵件，也可以按照郵件分發(fā)規(guī)則自動保存到相應(yīng)的地方，方便企業(yè)及時(shí)處理。在郵件外發(fā)方面，對新業(yè)務(wù)員或者重點(diǎn)客戶，部門主管可以設(shè)置郵件審批，審批通過的郵件才會發(fā)送到客戶手中，未通過審批的郵件在進(jìn)行修改達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后才能外發(fā)出去。

外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)不同分類方法的多層面交叉管理，使企業(yè)輸入不同的查詢關(guān)鍵詞如時(shí)間、客戶名稱、來源區(qū)域、產(chǎn)品名稱等都能快速查找到郵件。企業(yè)還可以根據(jù)自己的需要定制郵件模板，提高郵件撰寫的速度，帶有企業(yè)獨(dú)特風(fēng)格的郵件模板有助于提升企業(yè)形象。

二、完善客戶管理

在每一個(gè)客戶下面記錄客戶所有相關(guān)活動，包括郵件往來，客戶文檔、樣品郵寄、合同、報(bào)價(jià)、客戶反饋等，一個(gè)客戶檔案可以包含多個(gè)聯(lián)系人。外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)要求業(yè)務(wù)員必須對客戶進(jìn)行建檔，否則將無法對客戶的郵件進(jìn)行操作。對需要繼續(xù)跟進(jìn)的郵件，設(shè)置系統(tǒng)自動提醒功能，提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)處理，以免錯失商機(jī)。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生變動時(shí)，快速將客戶資料、郵件等交接給另一個(gè)業(yè)務(wù)員，大大縮短業(yè)務(wù)交接的適應(yīng)時(shí)間。

三、文檔管理

企業(yè)對往來郵件中的文檔、圖片、資料進(jìn)行分類歸檔，對共享信息進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，用戶只能在權(quán)限內(nèi)處理文檔，并記錄文檔變更，企業(yè)時(shí)時(shí)了解文檔的動態(tài)，防止文檔信息遭到惡意修改或刪除。業(yè)務(wù)員在需要時(shí)進(jìn)入企業(yè)文檔庫快速查詢文檔，為完善客戶資料或郵件撰寫提供便利條件。

其實(shí)，除了這三個(gè)方面，還有很多的管理細(xì)節(jié)，這些，外貿(mào)企業(yè)可以根據(jù)自己的需要來采用。