企業(yè)郵箱管理的三個(gè)原則

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郵箱對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說，在業(yè)務(wù)中占有非常重要的地位，因?yàn)閺拈_發(fā)客戶的開發(fā)信開始到最后和客戶確認(rèn)交易信息，這些都會(huì)通過郵件來交流，所以，企業(yè)都非常重視郵箱管理，通過郵箱管理來達(dá)到郵件管理的目的，也是外貿(mào)企業(yè)的想法。

其實(shí)企業(yè)在進(jìn)行郵箱管理的時(shí)候，三個(gè)原則要記住。

原則一：拒用私人郵箱，多用企業(yè)注冊(cè)郵箱

對(duì)于剛剛成立的外貿(mào)企業(yè)，沒有使用專門的企業(yè)郵箱，多是使用企業(yè)主注冊(cè)的幾個(gè)企業(yè)帳號(hào)來和客戶交流，這是行業(yè)內(nèi)公認(rèn)的一條原則，將企業(yè)注冊(cè)的郵箱給業(yè)務(wù)員使用，而禁止他們使用他們個(gè)人的郵箱和客戶聯(lián)系。

這樣可以避免企業(yè)的客戶資源流失，而且對(duì)于企業(yè)管理郵件、對(duì)老客戶進(jìn)行維護(hù)等，都便捷一些，還可以根據(jù)這些郵件建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)郵件進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施。

原則二：運(yùn)用企業(yè)郵箱

很多企業(yè)在最開始時(shí)，都會(huì)使用企業(yè)注冊(cè)的一些郵箱，有一些企業(yè)使用的是企業(yè)郵箱，統(tǒng)一的域名，對(duì)于企業(yè)起到一種宣傳的作用。企業(yè)郵箱是針對(duì)企業(yè)來設(shè)計(jì)，符合企業(yè)的一些需求，甫一出場(chǎng)，便受到了企業(yè)的歡迎。

很多企業(yè)硬性的規(guī)定員工使用企業(yè)郵箱來和客戶交流，雖然有些嚴(yán)厲，但這是必須的，企業(yè)在一開始的時(shí)候，就應(yīng)該和員工說好這個(gè)規(guī)則，讓他們按規(guī)則來。另一方面，企業(yè)主或業(yè)務(wù)員應(yīng)該和客戶說清楚，這是我們的企業(yè)郵箱，以后就用這個(gè)聯(lián)系，如果不是用企業(yè)郵箱聯(lián)系的話，要求客戶多一個(gè)心眼，不要輕信里面的內(nèi)容，或者可以通過別的方式聯(lián)系企業(yè)，來確認(rèn)郵件內(nèi)容是否正確之類的，這樣做，讓客戶來認(rèn)可企業(yè)郵箱，那么，業(yè)務(wù)員也就不得不用了。

原則三：根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)做出改變

當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)越來越多，郵件也越來越多的時(shí)候，那些免費(fèi)的outlook 、foxmail等個(gè)人郵件工具已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的需要了，于是，很多企業(yè)會(huì)選擇一些業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)或工具，這些工具有一個(gè)很大的優(yōu)點(diǎn)就是，能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)的相關(guān)的客戶資料集合在一起，形成一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)客戶的一些交易情況來分析客戶和市場(chǎng)的需求，企業(yè)根據(jù)這些來做出相應(yīng)的改變。

企業(yè)要好好利用這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，挖掘潛在客戶，進(jìn)行二次開發(fā)等，這些運(yùn)用郵件管理工具都可以實(shí)現(xiàn)，對(duì)于此，企業(yè)要好好運(yùn)用起來。