福州協(xié)同OA逐步提高解決問題的能力

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 OA選型
　　有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認為，應(yīng)從以下幾方面多加考慮：
　　第一，從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，福州OA軟件可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。
　　第二，從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題，應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時服務(wù)，而且服務(wù)費相對來說也較低，否則越來越高的服務(wù)費將成為單位的一個沉重負擔(dān)。福州OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。
　　第三，從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
試用
　　做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內(nèi)的試運行之前對系統(tǒng)進行了全面細致的測試，但在隨后的一個月試運行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問題。
 溝通
　　運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內(nèi)部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實施項目的基層負責(zé)人員至少有兩個，這里所說的內(nèi)部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。
 培訓(xùn)
　　培訓(xùn)有兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，福州泛普OA軟件培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
 運行維護
　　福州OA辦公系統(tǒng)日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，福州協(xié)同OA逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。
　　關(guān)于實施中OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該注意的問題肯定還有很多，但前提一定是要多投入精力，對OA產(chǎn)品充分調(diào)研，對本企業(yè)情況充分了解，并對項目成功實施充滿信心與熱情!