一位“老財務”談預算管理

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　　作為老板，如果不知道明天會發(fā)生什么，明年會發(fā)生什么，那他們今天就一定活得不舒服。怎么讓他們安心呢？做全面預算！對未來的預見性能讓人過得舒服和踏實?？墒牵趺醋鲱A算？預算就是控制費用嗎？預算和績效考核之間到底有什么樣千絲萬縷的聯(lián)系？ 　　我之前做了12年的財務，之后轉(zhuǎn)行又做了7年的銷售，之后我又出來下海了，現(xiàn)在已經(jīng)做了兩年的培訓。今天我想把我自己關于預算的經(jīng)驗跟大家分享一下，我主要討論的是財務預算跟績效的關系。我說的這個績效比較廣泛，不是僅僅把績效指標如何做成考核指標這么狹義。 　　什么是全面預算 　　在這之前，我想先說說我對全面預算的理解。什么是全面預算？在過去工作過程之中，我自己也在一直不斷地思考。我有個問題問一下大家，“各位有沒有人做過不全面預算？”不全面預算是什么樣的？15年前，我在國營企業(yè)財務處工作，我們那時候做預算非常簡單，領導說了做預算，我們財務部把去年的數(shù)字打出來之后，每個數(shù)乘以1.2就行了。上面領導一批準，再發(fā)到下面去，管你各部門經(jīng)理同意不同意，你按照這個執(zhí)行吧。我認為那個時候做預算就是不全面預算。 　　雖然那時候我們預算做得比較全，包括生產(chǎn)、銷售、產(chǎn)量，包括產(chǎn)供銷，研發(fā)各個環(huán)節(jié)，但是它其實不是我們現(xiàn)今說的全面預算。我們現(xiàn)在說的全面預算簡單理解是這樣的——當一個企業(yè)里面，各個部門經(jīng)理，各個業(yè)務單元的領導者，使用預算工具管理自己的業(yè)績的時候，這時候我們就可以說一個企業(yè)已經(jīng)將全面預算管理的工具為自己所用了，這時候才叫全面預算。不是簡簡單單“全”的問題，而是誰在使用預算的問題。如果只是財務部使用預算，那么可以狹義定義成財務預算。 　　全面預算管理的作用 　　接下來談談我對預算的作用的看法。預算在企業(yè)里面是什么樣的作用呢？一般來說，你如何應用預算決定了預算在你企業(yè)里發(fā)揮什么樣的作用。那你是如何去應用預算呢？ 　　預算讓人踏實 　　我用我自己過去的工作經(jīng)驗簡單跟大家介紹一下。1997年我剛?cè)ブZ基亞做財務經(jīng)理時候，看著什么都新鮮。那年代我連E-mail都不會發(fā)，到哪里都不敢吱聲，因為下面的人不是CPA就是曾經(jīng)在原來公司做財務經(jīng)理。 　　在三個月熟悉環(huán)境之后，某個月我拿著我的報表去找我們總經(jīng)理，他是芬蘭人。我就跟他介紹上個月的收入是多少，銷量是多少，費用是多少等等。當我把這件事情介紹完之后，我發(fā)現(xiàn)他面無表情。我心想，“這怎么回事兒？是我英語不好，還是怎么了？”。一會，他問我一句話，“下個月怎么樣？”。當時，即便像諾基亞這樣大的跨國公司，也沒有做全面預算，所以我不知道怎么樣回答，只能下個月再準備。 　　下個月的報表做出來之后，這時候我就帶著下個月的數(shù)據(jù)和本月的數(shù)據(jù)又去找他做報告。同樣，當我給他匯報完本月的數(shù)據(jù)之后，他還是沒什么表情，接著還是問了一句，“下個月會怎么樣？”。這時我就很高興的拿出下個月的數(shù)據(jù)來，跟他說下個月的數(shù)據(jù)會怎樣怎樣。這時候他的臉上就有表情了，我自己心里也很高興。就在這時，他又問了我一句話，“全年會怎么樣？”我就又接著說對不起，我不知道。 　　這次我回去之后，就又開始做全面的預算。全年的預算沒那么簡單，所以我回去之后就開始動手。先畫了簡單表格，包括收入，利潤，成本，費用等等，然后拿著這東西到各個部門拜訪，像銷售部、采購部、生產(chǎn)部等等。這次在我親自操辦的情況下，把全年的主要數(shù)據(jù)要來了，這就是全面預算最原始的雛形。然后我就全部給他匯報了，這回他就心花怒放了。 　　這件事給我留下了很深的印象，我自己也琢磨為什么他很關心未來的數(shù)據(jù)呢？時間長了我就慢慢明白了。在芬蘭人設計諾基亞的手機里頭，你會發(fā)現(xiàn)一鍵就能按出日歷來，就我個人的理解來說，這體現(xiàn)了這個北歐國家人的直線思維，他們對未來很關心。如果你問一個中國人，說“2013年5月4日下午4點半開個會，你有什么時間嗎？”中國人會說你瘋了。但是芬蘭人會拿出來手機仔細查，說不一定有時間，改成5點半吧，而且他跟你約好了這個時間，他就算在歐洲他都坐飛機過來。 　　有一次一個南非的人給我們培訓如何跟芬蘭人交流，他首先問，你認為芬蘭人最重要的是什么？我們有的答規(guī)則，信用什么的。但是那個南非人說了一個詞“Schedule”，也就是日程表。 　　后來我就知道了，作為企業(yè)家，作為老板，作為總經(jīng)理，如果不知道明天會發(fā)生什么，不知道明年發(fā)生什么，那么他們今天就會活的不舒服。我們是為明天，為下個月，為未來一年而著想的。在這種情況下，你僅僅告訴我，昨天是什么，這事兒一點不重要，你必須得告訴我，明天可能會怎么樣？我心里才踏實。你告訴我明天好，我高興，如果不好，我提前做準備，提前做準備照樣讓我心里踏實。這是預算的第一個作用，對未來的預見性能讓人過得舒服，過得踏實。 　　費用控制——IBM和諾基亞的啟示 　　預算的第二個作用是費用控制。有的老板對預算的第一反應就是控制。這實際上包括兩方面的，一方面是收入，一方面是費用。這兩方面我分別說一下。 　　先說收入。其實做預算，是給我們畫了一條基準線，收入是繞著它波動的，但是因為你有了基準線了，你就知道了一件事情應該做到什么程度。當你知道一件事情應該做到什么程度，結果你事實上沒有做到那兒的時候，或者做得跟它有偏差的時候，你就會校準它。這個校準的過程，也就是朝著基準線不斷去靠攏的過程，實際上是一種控制，就是我們在控制收入，朝著我們希望的態(tài)勢和走勢去發(fā)展。所以有好多企業(yè)說，“你看我們收入預算經(jīng)常都不準，這收入預算一不準，其他所有東西跟著不準了這預算就沒有用了”，其實并不是這樣的，預算做不準是在所難免的，是常事兒，誰都做不準，最關鍵的是你要理解一點——預算起多大的作用，不是與它做的準不準直接掛鉤，而是與你怎么做這個預算相關的。 　　艾森豪威爾說過，預算本身什么都不是，制定預算的過程就是一切，為什么呢？因為我們做預算并不是說通過預算把收入和利潤控制在某一個點上，我們希望的是通過預算不斷地校準我們的基準線，把收入利潤等等指標控制在我們的趨勢當中，這就夠了。誰把預算做那么準肯定是蒙的。不管準和不準，你都得做，只有有了比較，你才能去分析，做改善管理。 　　第二個是費用。我們得這么理解，預算僅僅是眾多費用控制的手段之一，你還有那么多的手段呢，你有授權，你有報銷制度，審批制度，都寫的一清二楚，而預算只是其中的一個參考點而已。其他的東西沒有配套，公司的組織架構，授權，制度都是不完善的，不合理的，光有預算有什么用。 　　我之前跟我們另一個合伙人探討過預算對費用控制的作用，他是在IBM做的。在IBM這家公司，它是典型的“No budget ，no payment ”（沒有預算，甭想開支）。不管拿什么作為借口，沒有預算誰都不批了，這是實打?qū)嵉拈]著眼睛控制。IBM能做到這一點，但是很多企業(yè)做不到。比如今兒來一重要客戶，必須得請人吃飯，預算即使超了，找領導，領導肯定特批。但是在IBM，預算超了，沒有，簽不不下單來，那是你的事兒，不是我的事兒。也不會出現(xiàn)銷售經(jīng)理過兩天辭職了，業(yè)績不好，走之前跟你說，我為什么完不成任務，就是因為超支了，你不批我。會有人做這事兒嗎？沒有，因為你連預算都搞不好，你還能干什么事兒？ 　　大家可以想象一下，在IBM這種公司會出現(xiàn)什么現(xiàn)象？會出現(xiàn)是每一個業(yè)務單元或者部門經(jīng)理手里的預算都會有節(jié)余。每一個到IBM公司的人都非常理解這種文化，所以手里的錢不敢輕易花出去。在這種情況下，公司費用照樣能控制住，像這種百年老店管理穩(wěn)健，做這個也相對靠譜。 　　那么在諾基亞是什么情況呢？諾基亞和IBM完全相反，諾基亞是科技以人為本，所有東西都是人性化的。那你可能會問諾基亞的費用怎么控制？其實很簡單，在諾基亞公司不看預算，我們是現(xiàn)場判斷，我認為這錢該花我該花，我認為不該花我就不花，所以在諾基亞公司簽字的時候，碰到說NO的概率非常高。 　　有一個非常重要的現(xiàn)象，諾基亞有無數(shù)的SOP，也就是標準操作流程，制度、規(guī)定、規(guī)范都很健全。當一個單子擺在我面前時已經(jīng)過了無數(shù)道關了，離出事兒很遠了，通常來講沒有太多的道理說這事兒不行。 　　有一件事讓我印象很深，有一年我們?nèi)静脝T，這時候我找總經(jīng)理，我說報告總經(jīng)理，我認識一個非常厲害的銷售，現(xiàn)在剛從國外回來，能不能招到咱公司來？本來正常應聘是OK的，但是因為是全裁員，這時候怎么能招聘呢？我們總經(jīng)理跟我說了一句話，“總不能讓這樣的競爭高手去對手那兒吧。”這我就明白他的意思了。他不把政策放到第一位置，他照樣招來，他很理解裁員的目的——公司是為了發(fā)展。 　　在他們這種文化中，第一，政策配套的相關制度必須健全，第二，這些人在執(zhí)行制度的時候，很認真。我們有的時候說北歐人士直線思維，缺少靈活性，好處是保證費用控制住了。這個企業(yè)里面對那些在位的職業(yè)經(jīng)理人挑戰(zhàn)很高，因為你對這件事兒得懂。當一個月月底結完賬了，開經(jīng)營分析會的時候，實際花40萬，結果花了43萬，你得給人家解釋為什么超3萬。 　　其實絕大多數(shù)公司是在IBM和諾基亞這兩點之間找一個平衡，所以做預算最重要的是你一定要找到一個合適的平衡點，既適合你企業(yè)人員的水平和素質(zhì)，又要適合企業(yè)的文化。 　　預算與考核的關系 　　第三個是與考核相關的。預算通常會被用來做考核，如果做得不準，你考核就會有問題，一定會造成不公或者激勵效果會不好，這就涉及到博弈的問題。 　　博弈不只是簡簡單單的費用往下砍，收入往上提。在外企里面，誰的地位最高？影響力最大？肯定不是業(yè)績最好的，而是占有最多資源的。但是在國營企業(yè)了是能推就推了，中國乒乓球為什么打得好，推擋技術號。在外企是相反的，如果這事兒不是你的，那么好，這事是我的。如果這事兒那事兒都讓我干，我就能當常務副總了。 　　不管怎么著，這種博弈一定會存在，這種情況下，預算只用于考核的時候，得慎用，因為這個事兒要用不好，那兩個更重要的作用發(fā)揮不了。所以我們說預算對于考核來講，切忌一個事兒——直接拿那個數(shù)對應到考核指標。這樣不是特別好的方法?？己艘欢ㄊ窍到y(tǒng)化的、全面的，跟公司的薪酬體系等各方面相聯(lián)系的。 　　績效考核是企業(yè)最重要的指揮棒，如果考核跟預算沒聯(lián)系，預算一定邊緣化；如果預算跟考核產(chǎn)生聯(lián)系，這時候預算變得非常重要了，預算有時候會成為博弈的把柄，讓預算成為問題所在，這是不行的。 　　在企業(yè)里面，做預算這個事兒麻煩嗎？財務的人會覺得不麻煩，麻煩的地方在于填數(shù)據(jù)，好多銷售經(jīng)理做得不合格。做預算的時候最大的困難是這個銷售經(jīng)理第一次，第二次，第三次接觸全面預算的時候，他什么都不明白。所以當我們使用預算這個工具的時候，第一年會不準的，第二年也不準的，但是只要他用了，當他對預算的工具了解了，對未來有預見性的時候，這數(shù)就是不填，你企業(yè)其實也是可以的。這些人對自己的業(yè)務沒有很強的掌控能力是不行的，你怎么敢把企業(yè)交給他？他就是小銷售員而已。作為銷售經(jīng)理，作為部門經(jīng)理，必須對未來有預見力和掌控力，這時候他心里有盤算的，他腦子里不斷地盤算，他會有一個輪廓，會有畫面感，對預算工具不斷地使用，雖然他在使用的時候不太明白，但是慢慢他就會理解了。 　　企業(yè)的三個檔次 　　我們過去把企業(yè)分成三個檔次。 　　第一個檔次叫“手中無劍心中也無劍”。企業(yè)要做全面預算了，那些領導就整天做動員，講預算很重要，今年培訓，明年培訓，但是大家又都不愿意，嚷嚷來嚷去，不明白為什么替財務部填那么多表，這就是心中無劍手中也無劍。 　　第二個檔次叫“心中有劍，手中也有劍”。當企業(yè)人員對于預算有初步的了解了，腦子里有點印象了，開始使用財務工具了，一般干到兩到三年，這時候到第二個狀態(tài)了，手中有劍，心中有劍。 　　第三個檔次叫“手中無劍，心中有劍”。在這樣的公司中，你會發(fā)現(xiàn)預算這個詞很少出現(xiàn)。但是一到10月份，有人就會說什么時候做預算？怎么還不做？他自己該著急了，主動使用預算了。這是后期也就達到了第三個檔次。 　　很多企業(yè)處于初級，預算會遇到很多的阻力，但是一定要堅持。我從1997年進入諾基亞，到2001年，四年的時間，在由好的管理基礎情況下，才接受了預算這件事。正常的企業(yè)沒有三五年，想把預算做得井井有條是不可能的。 　　三個作用間的矛盾 　　剛才前面說預算有預見性，控制、考核三個作用，其實這幾個目標相互之間有時候是矛盾的。你在一開始貫徹全面預算的時候，想同時實現(xiàn)所有這些目標，是做不到的，眾多目標里只能挑一個，你要用來考核就考核，你要用來控制就控制，你要用控制來考核指標就成了問題了。 　　舉個例子，杰克韋爾奇是反對預算的代表人物，他說“預算就讓人們追求最差的目標，連我的司機都知道，讓他控制油費的時候，只要不超過預算就行了”。所以大家都在追求最高點，而不能引導盡可能節(jié)省。預算的控制作用是讓人們達到合格的水平，而不是追求卓越的。你要理解這件事兒，這跟你績效的追求不是一樣的。