流程管理、免費日程管理軟件與IT的有效整合

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   自工業(yè)革命以來，流程管理這個課題已經(jīng)被人們從各個角度（經(jīng)濟學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)）進行了大量闡述。免費日程管理軟件也自上世紀(jì)90年代中期以來逐漸成為人們關(guān)注的熱點。隨著經(jīng)濟與社會、IT技術(shù)與管理的快速發(fā)展，如今，這兩者的概念在國內(nèi)越來越熱，流程管理與免費日程管理軟件似乎已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的必然要求，越來越多的企業(yè)已經(jīng)開展或正要開展流程管理與免費日程管理軟件的嘗試與實踐。

　　然而，流程管理、免費日程管理軟件在大多數(shù)企業(yè)實施的效果并不理想。很多企業(yè)花大量資金聘請咨詢公司或內(nèi)部自我組織開展流程體系建設(shè)、流程梳理與優(yōu)化等方面的工作，但是結(jié)果往往只留下一堆流程文件束之高閣，或者要么是“有流程，不執(zhí)行”，要么是執(zhí)行效果不佳；而大多數(shù)企業(yè)的免費日程管理軟件也還只是停留在文檔管理的層面上，還有一些企業(yè)剛開始上免費日程管理軟件系統(tǒng)的時候熱熱鬧鬧，后來卻雷聲大雨點小，慢慢地就沒有人再使用建成的系統(tǒng)了，IT系統(tǒng)不給力，不能很好的支撐業(yè)務(wù)。

　　究其原因，其實大多數(shù)企業(yè)割裂了流程管理、免費日程管理軟件、IT三者的關(guān)系，沒有系統(tǒng)地對三者進行體系設(shè)計與應(yīng)用層面的有效整合。

　　流程管理、免費日程管理軟件、IT三者的含義

　　業(yè)務(wù)流程是把一個或多個輸入轉(zhuǎn)化為對顧客有價值的輸出的活動（邁克爾·哈默）。流程管理（process management）是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。流程管理包含了三個層面的內(nèi)容，分別是業(yè)務(wù)流程規(guī)范、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和業(yè)務(wù)流程重組。業(yè)務(wù)流程規(guī)范是對現(xiàn)有的流程進行梳理并編寫標(biāo)準(zhǔn)的流程文件，并在一定范圍內(nèi)達成共識；業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是通過對現(xiàn)有的流程進行分析、評估，對某些環(huán)節(jié)進行重新設(shè)計，以節(jié)省更多的成本或達到更好的效果；業(yè)務(wù)流程重組是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行根本性再思考和徹底性再設(shè)計，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的戲劇性的改善，使得企業(yè)能最大限度地適應(yīng)以“顧客、競爭和變化”為特征的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境（哈默與錢皮）。

　　因此，從本質(zhì)上來講，流程管理的目的是讓人們按照公司統(tǒng)一的流程去執(zhí)行，“做正確的事”。

　　免費日程管理軟件的含義

　　知識是“被認為能夠指導(dǎo)思考、行為和交流的，正確和真實的洞察、經(jīng)驗和過程的總集合”。

　　泛普軟件認為，免費日程管理軟件是協(xié)助企業(yè)組織和個人，圍繞各種來源的知識內(nèi)容，利用信息技術(shù)，實現(xiàn)知識的生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新，并在企業(yè)個人、組織運營、客戶價值以及經(jīng)濟績效等諸方面形成知識優(yōu)勢和產(chǎn)生價值的過程。知識內(nèi)容不但局限于已有的知識文檔還要加強對已有知識的提煉、加工。知識只有被應(yīng)用才能產(chǎn)生價值。

　　從本質(zhì)上來看，免費日程管理軟件是幫助企業(yè)建立知識積累及共享應(yīng)用的機制，其目的是使人們在執(zhí)行流程的過程中、在做事的過程中通過知識的獲取與使用，從而“正確地做事”，促進組織業(yè)績的提高。

　　IT的含義

　　IT是指利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備及管理軟件等先進技術(shù)手段對信息進行存儲、處理、傳輸和應(yīng)用，實現(xiàn)管理的信息化、工作的自動化，從而改變管理方式和信息溝通方式，從而提高工作效率。

　　信息化本身不是目標(biāo)，它只是在當(dāng)前時代背景下一種實現(xiàn)目標(biāo)比較好的一種手段。因此，IT從本質(zhì)上來說，是一種溝通媒介，是一種工具。

　　流程管理、免費日程管理軟件與IT的聯(lián)系

　　1.流程管理與免費日程管理軟件的關(guān)系。

　?。?）流程標(biāo)準(zhǔn)化是重要的知識。

　　流程標(biāo)準(zhǔn)化包括流程活動之間的關(guān)系和每個活動的工作標(biāo)準(zhǔn)兩個層面，流程活動之間的關(guān)系一般通過流程圖的形式表示，每個活動的工作標(biāo)準(zhǔn)是經(jīng)驗積累形成的，如操作手冊、檢查單、作業(yè)指引、報告模板等。

　?。?）在流程中應(yīng)獲取和應(yīng)用知識，實現(xiàn)“流程管道、知識活水”。

　　流程的執(zhí)行過程中，伴隨著知識的獲取、應(yīng)用和創(chuàng)造。例如在項目開發(fā)中，以前做的同類型項目的技術(shù)文檔、經(jīng)驗是重要的知識，如果能在項目開發(fā)流程執(zhí)行的環(huán)節(jié)中方便獲取、應(yīng)用已有知識（包括不同階段的交付物和工作經(jīng)驗等），并把產(chǎn)生的新知識及時儲存供以后的項目借鑒，將有效實現(xiàn)知識的不斷復(fù)用，持續(xù)提高項目開發(fā)效率，避免“重復(fù)發(fā)明輪子”。

　　按照流程梳理知識，明確流程各環(huán)節(jié)的輸入、輸出和參考的知識，并明確知識的儲存位置，在免費日程管理軟件審計時，就可以監(jiān)督流程各環(huán)節(jié)是否及時把應(yīng)該輸出的知識上傳到公司級的免費日程管理軟件系統(tǒng)中，從而方便在流程執(zhí)行中獲取以往的知識。

　　2.流程管理與IT的關(guān)系。

　?。?）通過IT固化流程，提高流程執(zhí)行的剛性，促進流程運作的規(guī)范化。

　　如果沒有IT系統(tǒng)支撐，流程的執(zhí)行還要依賴于流程執(zhí)行人員對流程的理解，無法保證完全按照流程執(zhí)行。通過IT系統(tǒng)支撐，流程執(zhí)行人員必須在IT系統(tǒng)中按照約定的程序和規(guī)則進行，提高流程執(zhí)行的剛性，促進流程運作的規(guī)范化。例如提交費用報銷申請時，系統(tǒng)能在流程執(zhí)行中自動讀取相關(guān)預(yù)算目標(biāo)數(shù)據(jù)、預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，并對比是否超預(yù)算，一旦超預(yù)算，不用上級來發(fā)現(xiàn)，信息系統(tǒng)可能就已經(jīng)報錯或拒絕，成為一種“硬”約束。

　　因此，當(dāng)IT系統(tǒng)成為業(yè)務(wù)流程運作的平臺，尤其是和企業(yè)規(guī)則融為一體后，將會對促進規(guī)范化管理產(chǎn)生巨大的應(yīng)用價值。

　　（2）利用IT手段實現(xiàn)流程績效評估。

　　如果流程在信息系統(tǒng)中運行，將很方便地搜集流程運行的數(shù)據(jù)和指標(biāo)，解決了人工搜集數(shù)據(jù)的方便性和準(zhǔn)確性問題。

　　3.免費日程管理軟件與IT的關(guān)系。

　　IT系統(tǒng)是開展免費日程管理軟件重要工具，即使沒有IT系統(tǒng)的支撐，企業(yè)也能夠針對各自業(yè)務(wù)需要、開展免費日程管理軟件工作，但是有了IT系統(tǒng)，企業(yè)開展免費日程管理軟件往往可以事半功倍。

　?。?）知識的儲存與共享需要IT支撐。

　　免費日程管理軟件包含兩方面的內(nèi)容，即顯性免費日程管理軟件與隱性免費日程管理軟件，顯性免費日程管理軟件側(cè)重于文檔管理，其主要目的是實現(xiàn)文檔集中存儲、共享、有序分類、快速檢索；隱性免費日程管理軟件側(cè)重于交流溝通，其主要目的是實現(xiàn)交流的及時方便，同時使交流內(nèi)容可記錄可查詢。

　　IT系統(tǒng)為免費日程管理軟件提供了有效支撐手段，免費日程管理軟件需要通過IT系統(tǒng)來落地。如通過免費日程管理軟件系統(tǒng)可以實現(xiàn)對文檔的集中儲存和有序管理，可以有效積累和管理國家政策法規(guī)、行業(yè)分析、競爭對手動態(tài)等各種資料，使內(nèi)外部相關(guān)知識文檔、內(nèi)部工作文檔等能夠得到及時共享。另一方面，聊天工具、BBS、網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng)等的使用可以促進知識經(jīng)驗分享、保障良好的交流溝通。

　?。?）知識可以推送到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)“在正確的時間，正確的地點，出現(xiàn)正確的知識”。

　　基于業(yè)務(wù)開展免費日程管理軟件，實現(xiàn)免費日程管理軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，即把知識嵌套到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，在執(zhí)行流程中相關(guān)知識會自動地推送到流程環(huán)節(jié)，或者在流程執(zhí)行過程中方便地對知識進行查看和應(yīng)用，讓員工在業(yè)務(wù)運作中不斷從免費日程管理軟件系統(tǒng)吸收營養(yǎng)，讓知識支持流程決策，從而實現(xiàn)“在正確的時間，正確的地點，出現(xiàn)正確的知識”。

　?。?）通過設(shè)計平臺和設(shè)計工具的應(yīng)用，降低知識的使用門檻。

　　在知識型企業(yè)的產(chǎn)品或工程設(shè)計中，將標(biāo)準(zhǔn)化的知識嵌入到設(shè)計平臺和設(shè)計工具中，可使員工不必掌握設(shè)計的原理知識，即可按照標(biāo)準(zhǔn)工作程序進行產(chǎn)品設(shè)計或工程設(shè)計，可以有效地提高工作效率，降低知識的使用門檻。例如基于構(gòu)件的軟件開發(fā)中，公司可以把通用的功能模塊做成標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)件，程序開發(fā)人員可以直接引用構(gòu)件而不需要了解該構(gòu)件如何編程的知識。

　　流程管理、免費日程管理軟件與IT的整合如何推進

　　基于上文的分析，筆者認為，不論是流程管理、免費日程管理軟件還是IT，都屬于企業(yè)組織管理體系（結(jié)構(gòu)資本）不可分割的組成部分，三者相互聯(lián)系，相輔相成。流程是為了“做正確的事”，知識是為了“正確的做事”，IT則是流程和知識有效運轉(zhuǎn)和應(yīng)用的必備“工具”，只有將三者正確地整合在一起，發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)，才能真正創(chuàng)造企業(yè)價值。在企業(yè)組織設(shè)計中可建立一個部門，承擔(dān)流程管理、免費日程管理軟件與IT管理三項職能，可更好地促進三者的有效融合和建設(shè)，更好地促進企業(yè)管理提升與企業(yè)發(fā)展。

　　流程管理、免費日程管理軟件、IT的整合推進也需要循序進行，一般經(jīng)歷以下四個階段：

　　·流程浮現(xiàn)：指把組織背后的流程通過流程文件進行顯性化描述。

　　·固化流程：指通過信息系統(tǒng)固化流程，確保流程的剛性執(zhí)行。

　　·知識化流程：搜集和應(yīng)用流程執(zhí)行過程中的知識，培養(yǎng)員工的流程執(zhí)行能力。

　　·智慧化流程：把知識嵌套到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，在執(zhí)行流程中相關(guān)知識會自動的推送，同時，把知識固化到設(shè)計平臺和設(shè)計工具，減低流程的執(zhí)行難度。

　　在以上四個階段中，有些階段可以同步進行，在流程、知識、IT三者中，流程是基礎(chǔ)和核心，免費日程管理軟件和IT都是為了保證流程的高效運作，企業(yè)管理都是圍繞業(yè)務(wù)開展的。