三層面六維度把脈企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件現(xiàn)狀

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

   免費(fèi)日程管理軟件概念引入中國(guó)和進(jìn)入企業(yè)實(shí)踐已有十余年的歷史，但免費(fèi)日程管理軟件的實(shí)施效果卻不盡如人意。有的企業(yè)轟轟烈烈開(kāi)展了，最后卻慢慢沉寂，有的企業(yè)認(rèn)真實(shí)施卻沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果。根據(jù)泛普軟件咨詢(xún)的多年經(jīng)驗(yàn)，免費(fèi)日程管理軟件成功需要三個(gè)關(guān)鍵成功因素：領(lǐng)導(dǎo)重視文化匹配、密切結(jié)合業(yè)務(wù)活動(dòng)、堅(jiān)持不懈持續(xù)推動(dòng)。免費(fèi)日程管理軟件是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作，需要定期進(jìn)行免費(fèi)日程管理軟件評(píng)估，發(fā)現(xiàn)企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件的差距，為下一步的持續(xù)改進(jìn)提供建議，同時(shí)根據(jù)評(píng)估結(jié)果可以向公司領(lǐng)導(dǎo)尋求資源支持。

　　經(jīng)過(guò)近幾年的實(shí)踐與發(fā)展，免費(fèi)日程管理軟件現(xiàn)狀評(píng)估模型也日益豐富。例如，由美國(guó)Teleos和知識(shí)網(wǎng)（KNOW Network）兩家機(jī)構(gòu)共同評(píng)選的全球最佳知識(shí)型企業(yè)(Most Admired Knowledge Enterprises，MAKE)主要從8個(gè)方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，分別為：建立以知識(shí)為本的企業(yè)文化、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)知識(shí)員工的培養(yǎng)、研發(fā)和銷(xiāo)售知識(shí)型的產(chǎn)品/服務(wù)/方案、增強(qiáng)企業(yè)的智力資本、建立和維護(hù)知識(shí)分享的環(huán)境、建立并維護(hù)不斷學(xué)習(xí)的企業(yè)文化、運(yùn)用顧客/客戶(hù)知識(shí)來(lái)為其提供價(jià)值、管理知識(shí)并創(chuàng)造股東/社會(huì)價(jià)值。西門(mén)子公司的免費(fèi)日程管理軟件成熟度模型（Knowledge Management Maturity Model，KMMM）劃分為五個(gè)階段：初始階段、重復(fù)階段、定義階段、管理階段、最佳化階段。從8個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域去評(píng)價(jià)：戰(zhàn)略與知識(shí)目標(biāo)；環(huán)境與合作伙伴；人員與能力；協(xié)同與文化；領(lǐng)導(dǎo)與支持；知識(shí)結(jié)構(gòu)與知識(shí)形式；技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)置；流程、角色與組織。

　　泛普軟件咨詢(xún)根據(jù)10余年的免費(fèi)日程管理軟件咨詢(xún)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)價(jià)值鏈開(kāi)發(fā)出了戰(zhàn)略層、運(yùn)營(yíng)層、保障層三個(gè)層面和六個(gè)維度的免費(fèi)日程管理軟件評(píng)估模型（如圖1所示）。免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略是公司職能戰(zhàn)略的一部分，它指導(dǎo)公司免費(fèi)日程管理軟件的開(kāi)展。運(yùn)營(yíng)層指圍繞知識(shí)內(nèi)容通過(guò)創(chuàng)造、獲取、儲(chǔ)存、共享和應(yīng)用循環(huán)使知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值。保障層通過(guò)流程、管理、技術(shù)和文化四個(gè)維度支撐運(yùn)營(yíng)層的活動(dòng)。

　　圖1 免費(fèi)日程管理軟件評(píng)估模型

　　戰(zhàn)略維度

　　免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略是以企業(yè)內(nèi)外部的知識(shí)作為最重要的資源進(jìn)行管理的一系列戰(zhàn)略與策略的集成，其目的是提高組織的創(chuàng)新能力，并形成企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值。免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略是企業(yè)就免費(fèi)日程管理軟件活動(dòng)的基本框架、流程和側(cè)重點(diǎn)作出的方向性選擇，應(yīng)具有清晰的短期和長(zhǎng)期建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)策略，以及企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件建設(shè)所需遵循的主要原則，為有效推動(dòng)免費(fèi)日程管理軟件建設(shè)和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提供指導(dǎo)。

　　免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略維度，可以從免費(fèi)日程管理軟件認(rèn)識(shí)、免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略的建立與執(zhí)行三方面進(jìn)行評(píng)估，主要評(píng)估內(nèi)容如下：

　　免費(fèi)日程管理軟件認(rèn)識(shí)，指員工深刻認(rèn)識(shí)到哪些是公司重要的知識(shí)和免費(fèi)日程管理軟件活動(dòng)，深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)資產(chǎn)的積累、傳承與創(chuàng)新對(duì)于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值等。

　　戰(zhàn)略的建立，是對(duì)企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略的明確性、統(tǒng)一性進(jìn)行評(píng)估。例如企業(yè)是否明確提出免費(fèi)日程管理軟件建設(shè)的階段目標(biāo)、建設(shè)策略和實(shí)施計(jì)劃，員工是否深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)資產(chǎn)的積累、傳承與創(chuàng)新對(duì)于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，員工是否認(rèn)同該戰(zhàn)略等。

　　戰(zhàn)略的執(zhí)行，是指對(duì)企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件戰(zhàn)略執(zhí)行有效性的評(píng)估。例如企業(yè)是否將戰(zhàn)略目標(biāo)層層分解至各個(gè)部門(mén)及崗位，甚至落實(shí)至各業(yè)務(wù)流程，各部門(mén)的免費(fèi)日程管理軟件實(shí)施計(jì)劃是否得到有效執(zhí)行等。

　　知識(shí)內(nèi)容與管理環(huán)節(jié)維度

　　知識(shí)內(nèi)容包括隱形知識(shí)和顯性知識(shí)、外部知識(shí)和內(nèi)部知識(shí)。圍繞知識(shí)內(nèi)容通過(guò)創(chuàng)造、獲取、存儲(chǔ)、共享和應(yīng)用循環(huán)，才能實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值。

　　創(chuàng)造：知識(shí)創(chuàng)造是一個(gè)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)不斷發(fā)生相互作用的動(dòng)態(tài)過(guò)程。該過(guò)程強(qiáng)調(diào)知識(shí)從無(wú)到有，即新知識(shí)的產(chǎn)生。知識(shí)創(chuàng)造主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：部門(mén)或個(gè)人利用智慧，根據(jù)已有的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)創(chuàng)造新的隱性知識(shí)；將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為新的顯性知識(shí)；顯性知識(shí)進(jìn)一步提煉加工形成知識(shí)資產(chǎn)。

　　獲?。褐R(shí)獲取指員工通過(guò)免費(fèi)日程管理軟件系統(tǒng)或者人際溝通方便獲取各種顯性、隱形知識(shí)。

　　存儲(chǔ)：顯性知識(shí)在信息系統(tǒng)中統(tǒng)一結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)，方便用戶(hù)檢索。

　　共享：免費(fèi)日程管理軟件系統(tǒng)中的顯性知識(shí)在安全控制下實(shí)現(xiàn)最大限度的共享，員工通過(guò)導(dǎo)師制、內(nèi)部演講、輪崗、培訓(xùn)等方式向其他員工或組織獲取知識(shí)，同時(shí)將個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)擴(kuò)散到企業(yè)的層面。

　　應(yīng)用：將知識(shí)應(yīng)用到日常工作中，解決面臨的問(wèn)題或是簡(jiǎn)化工作、提高工作效率。

　　知識(shí)內(nèi)容和管理環(huán)節(jié)維度，是對(duì)知識(shí)創(chuàng)造、獲取、存儲(chǔ)、共享和應(yīng)用環(huán)節(jié)的渠道建設(shè)情況進(jìn)行評(píng)估，主要評(píng)估內(nèi)容如下：

　　創(chuàng)造：企業(yè)是否安排專(zhuān)員定期對(duì)知識(shí)進(jìn)行整理、加工，例如制定操作手冊(cè)、工作指南等；部門(mén)或員工是否能定期總結(jié)工作技巧和經(jīng)驗(yàn)等；部門(mén)或員工是否定期將總結(jié)的工作技巧和經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)以文檔的形式展現(xiàn)等。

　　獲取：企業(yè)是否建立了系統(tǒng)化的機(jī)制來(lái)搜集外部最新的知識(shí)；員工是否很方便地利用各種渠道從本部門(mén)獲取需要的知識(shí)等。

　　存儲(chǔ)：現(xiàn)有文檔分類(lèi)是否明晰合理，方便搜集和應(yīng)用；工作過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)文檔是否都能及時(shí)統(tǒng)一儲(chǔ)存，而不是散落在個(gè)人電腦中等。

　　共享：企業(yè)是否經(jīng)常組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、師帶徒活動(dòng)等，促進(jìn)隱性知識(shí)交流；企業(yè)是否建立了專(zhuān)門(mén)的渠道來(lái)推廣最佳實(shí)踐（包括工作標(biāo)準(zhǔn)、典型案例等）在整個(gè)公司的應(yīng)用等。

　　應(yīng)用：企業(yè)是否將一些知識(shí)固化到軟件系統(tǒng)中，或企業(yè)制度程序文件和手冊(cè)中等。

　　流程維度

　　流程標(biāo)準(zhǔn)化是重要的知識(shí)內(nèi)容，例如把有經(jīng)驗(yàn)員工的最佳實(shí)踐制作操作手冊(cè)供其他同事遵循；免費(fèi)日程管理軟件應(yīng)與業(yè)務(wù)密切結(jié)合，實(shí)現(xiàn)在流程中應(yīng)獲取和應(yīng)用知識(shí)。泛普軟件有一個(gè)口號(hào)叫“流程管道、知識(shí)活水”。這是指，一方面，業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的知識(shí)可以及時(shí)獲取。另一方面，已有知識(shí)能很方便地支持業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行。

　　流程維度可以從流程標(biāo)準(zhǔn)化、流程中獲取知識(shí)和應(yīng)用知識(shí)三方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，主要評(píng)估內(nèi)容如下：

　　流程標(biāo)準(zhǔn)化：每項(xiàng)跨部門(mén)的工作都可遵循相應(yīng)的程序文件；每個(gè)程序文件都有輸入、輸出文檔的具體要求；工作都有相應(yīng)的工作指南、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或參考資料支持，保證把工作做好等；

　　流程中獲取知識(shí)：流程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)方案等知識(shí)都能夠及時(shí)的統(tǒng)一儲(chǔ)存等；

　　流程中應(yīng)用知識(shí)：在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行中，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)會(huì)有知識(shí)點(diǎn)提示等。

　　管理維度

　　免費(fèi)日程管理軟件的引進(jìn)某種程度上意味著對(duì)過(guò)去的工作方式、組織架構(gòu)以及思維模式的革新。而為了保證免費(fèi)日程管理軟件的持續(xù)發(fā)展，需要建立企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件組織架構(gòu)和相關(guān)機(jī)制。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的免費(fèi)日程管理軟件部門(mén)，以更好地領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施和推廣免費(fèi)日程管理軟件項(xiàng)目，避免部門(mén)“孤島式”的免費(fèi)日程管理軟件解決方案；通過(guò)重獎(jiǎng)勵(lì)輕懲罰的績(jī)效考核機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極共享知識(shí)和創(chuàng)造知識(shí)；通過(guò)建立培訓(xùn)、專(zhuān)家管理等相關(guān)制度等提升員工技能，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)的積累和創(chuàng)新。

　　管理維度是對(duì)組織結(jié)構(gòu)和相關(guān)機(jī)制的建設(shè)進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)估內(nèi)容包括：企業(yè)是否設(shè)立了專(zhuān)職的免費(fèi)日程管理軟件部門(mén)或崗位，免費(fèi)日程管理軟件部門(mén)職能或崗位職責(zé)有清晰的界定；企業(yè)是否設(shè)立了評(píng)估團(tuán)隊(duì)和員工知識(shí)貢獻(xiàn)的量化指標(biāo)體系；企業(yè)是否定期開(kāi)展整體的免費(fèi)日程管理軟件績(jī)效評(píng)估活動(dòng)；企業(yè)是否建立了培訓(xùn)制度、項(xiàng)目管理、專(zhuān)家管理等相關(guān)制度，以更好地規(guī)范和支持免費(fèi)日程管理軟件工作等。

　　技術(shù)維度

　　免費(fèi)日程管理軟件技術(shù)并不是一項(xiàng)技術(shù)，而是一個(gè)技術(shù)體系，包括的技術(shù)內(nèi)容異常繁多，覆蓋了知識(shí)創(chuàng)造、獲取、存儲(chǔ)、共享、應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。它同時(shí)又是多種信息技術(shù)的集成，不但包括獨(dú)立的免費(fèi)日程管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)的統(tǒng)一展現(xiàn)，還包括各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)考慮知識(shí)應(yīng)用。

　　技術(shù)維度是對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)技術(shù)支撐情況進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括：知識(shí)檢索是否能滿(mǎn)足員工日常工作需求；企業(yè)是否建立了統(tǒng)一的免費(fèi)日程管理軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間知識(shí)的共享；是否建立了隱性知識(shí)交流平臺(tái)，例如專(zhuān)家黃頁(yè)、知識(shí)問(wèn)答、論壇等；是否實(shí)現(xiàn)免費(fèi)日程管理軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程中搜集和應(yīng)用知識(shí)等。

　　文化維度

　　企業(yè)文化是決定免費(fèi)日程管理軟件項(xiàng)目成功與否的重要因素之一。一方面，成功的免費(fèi)日程管理軟件需要企業(yè)有尊重知識(shí)的文化，高度認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的價(jià)值，并且重視經(jīng)驗(yàn)共享、管理和技術(shù)創(chuàng)新。另一方面，免費(fèi)日程管理軟件的引入是一種管理變革，不適應(yīng)企業(yè)文化的免費(fèi)日程管理軟件將面臨較大的變革風(fēng)險(xiǎn)，很難發(fā)揮免費(fèi)日程管理軟件效用，因此，免費(fèi)日程管理軟件還需要與現(xiàn)有的企業(yè)文化協(xié)調(diào)。

　　文化維度是對(duì)免費(fèi)日程管理軟件文化的建設(shè)及其與企業(yè)文化協(xié)調(diào)性進(jìn)行評(píng)估。其評(píng)估內(nèi)容包括：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是否高度重視免費(fèi)日程管理軟件，并身體力行；企業(yè)是否鼓勵(lì)員工之間共享知識(shí)并提供便利；企業(yè)是否有一個(gè)開(kāi)放和信任的氛圍等。

　　通過(guò)三個(gè)層面六個(gè)維度的評(píng)估，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件的現(xiàn)狀和免費(fèi)日程管理軟件成熟度，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，泛普軟件把免費(fèi)日程管理軟件成熟度劃分為五級(jí)，分別為：

　　知識(shí)無(wú)序階段：指組織基本沒(méi)有利用知識(shí)資源，對(duì)什么是知識(shí)沒(méi)有概念，組織在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)中備感困難。

　　知識(shí)反應(yīng)階段：企業(yè)雖然也有知識(shí)的應(yīng)用，但基本屬于員工零散的自發(fā)方式，從自發(fā)式免費(fèi)日程管理軟件走向自覺(jué)的免費(fèi)日程管理軟件是要實(shí)現(xiàn)的第一個(gè)轉(zhuǎn)變，正確認(rèn)識(shí)它才能正確發(fā)展它。

　　知識(shí)意識(shí)階段：企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始自覺(jué)地進(jìn)行免費(fèi)日程管理軟件，但仍需在免費(fèi)日程管理軟件組織建設(shè)、制度規(guī)范、免費(fèi)日程管理軟件工具等方面進(jìn)行完善。

　　知識(shí)確認(rèn)階段：正在向知識(shí)型組織轉(zhuǎn)型，免費(fèi)日程管理軟件的基礎(chǔ)工作建設(shè)已經(jīng)相對(duì)完善，免費(fèi)日程管理軟件的重點(diǎn)開(kāi)始向跨越組織界限，有效整合外部的知識(shí)過(guò)渡。

　　知識(shí)共享階段：組織已經(jīng)成為一個(gè)真正的知識(shí)型組織，處于“知識(shí)共享”階段，能夠有效地將知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)槔麧?rùn)，知識(shí)資源已經(jīng)成為企業(yè)核心的輸入資源。

　　通過(guò)泛普軟件咨詢(xún)十余年的企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件現(xiàn)狀數(shù)據(jù)積累，發(fā)現(xiàn)80%的客戶(hù)已達(dá)到知識(shí)意識(shí)階段，正向知識(shí)確認(rèn)階段邁進(jìn)，20%的客戶(hù)還處于知識(shí)反應(yīng)階段。

　　遵循戰(zhàn)略為引、流程為綱、知識(shí)為體、技術(shù)為用的原則構(gòu)建免費(fèi)日程管理軟件現(xiàn)狀評(píng)估模型，在企業(yè)免費(fèi)日程管理軟件導(dǎo)入前和導(dǎo)入后都有很大的應(yīng)用價(jià)值。在免費(fèi)日程管理軟件導(dǎo)入前，通過(guò)該評(píng)估模型幫助企業(yè)明晰免費(fèi)日程管理軟件目前所處的位置，發(fā)現(xiàn)差距，為搭建符合企業(yè)實(shí)際的免費(fèi)日程管理軟件體系提供依據(jù)。在免費(fèi)日程管理軟件導(dǎo)入后，通過(guò)該評(píng)估模型對(duì)免費(fèi)日程管理軟件活動(dòng)進(jìn)行定期跟蹤、評(píng)價(jià)，幫助企業(yè)持續(xù)改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值最大化。