企業(yè)如何做好信息化監(jiān)理的工作

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一、信息化監(jiān)理現(xiàn)狀分析

目前 ，我國的信息化建設(shè)中出現(xiàn)并存在著大量的“豆腐渣”、“半拉子”工程，項目質(zhì)量不合格、超出預(yù)定的開發(fā)周期、費用超出預(yù)算的例子更是司空見慣、不勝枚舉。如何規(guī)避、減少潛伏在項目中的各種失控風(fēng)險，提高項目成功率的管理機(jī)制?在借鑒建筑行業(yè)監(jiān)理制度的基礎(chǔ)上，信息化監(jiān)理應(yīng)運而生。

經(jīng)過多年的探索實踐，在信息化建設(shè)中引人“監(jiān)理制”目前已經(jīng)成為許多政府部門和企業(yè)的共識，各級政府部門也已出臺了一些政府信息化工程監(jiān)理規(guī)定與規(guī)范。信息產(chǎn)業(yè)部頒布的《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》(信部信〔2002)570號)及與之配套的《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位資質(zhì)管理辦法》和《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工程師資格管理辦法》，在制度上拉開了我國信息化建設(shè)走向科學(xué)化、專業(yè)化的序幕。國家標(biāo)準(zhǔn)化委員會2003年頒布的《信息化工程監(jiān)理規(guī)范》，北京、深圳、浙江省等地方出臺的類似的信息化工程監(jiān)理實施辦法，標(biāo)志著我國信息化開始走向科學(xué)化、專業(yè)化。

二、信息化監(jiān)理有待解決的問題

信息化建設(shè)推行監(jiān)理制度無非解決兩類問題:第一，解決因業(yè)主方IT技術(shù)力量不足而導(dǎo)致諸如前期需求不明確、要求不確切;中期質(zhì)量不能把關(guān);后期項目驗收無能力等問題。第二，解決因?qū)嵤┓饺狈ΡO(jiān)督機(jī)制而導(dǎo)致的質(zhì)量不合格、超工期、超預(yù)算等問題。但監(jiān)理不是萬能的，指望監(jiān)理面面俱到、大包大攬是不現(xiàn)實的。信息化建設(shè)往往存在著不確定性，導(dǎo)致信息化項目出現(xiàn)種種問題的根源是多種多樣的，出現(xiàn)重硬輕軟、重技術(shù)輕管理、重建設(shè)輕完善等認(rèn)識誤區(qū)，以及自身IT力量不足、項目管理機(jī)制不完善等問題的根源，一方面是與監(jiān)理單位不分青紅皂白地生搬建筑工程的建設(shè)模式有關(guān)，另一方面還在于信息化項目監(jiān)理沒有可依據(jù)的詳細(xì)規(guī)范。

1. 監(jiān)理過程需要規(guī)范

通過分析目前IT監(jiān)理的現(xiàn)狀，規(guī)范監(jiān)理過程應(yīng)著重解決以下幾方面問題:

首先是監(jiān)理何時介入合適?是監(jiān)理整個信息工程的全過程，還是監(jiān)理工程中的某個階段?從咨詢、需求分析、設(shè)計、部署實施和相關(guān)后續(xù)服務(wù)工作的角度來看，信息化建設(shè)是有階段性特點的，只要監(jiān)理合同規(guī)定得比較清晰，監(jiān)理不一定非得從工程初期就介人。而從避免信息化建設(shè)盲目投資和投資浪費的角度來看，大型的信息化建設(shè)應(yīng)首先找咨詢，咨詢系統(tǒng)怎么建，設(shè)備怎么買等。就我國目前情況來看，因為絕大多數(shù)業(yè)主自身的技術(shù)力量有限，往往無法很好的滿足信息化建設(shè)中相關(guān)技術(shù)知識的需要。為了更好地掌控整個工程，確保實施的風(fēng)險更低、成功性更大，監(jiān)理方最好在項目建設(shè)前期(甲、乙方簽訂合同前)以咨詢者的角色介人其中，全盤考慮并提出有益的咨詢建議。但現(xiàn)實中絕大多數(shù)的監(jiān)理是在項目開始后才介人，只是起到了監(jiān)督者的作用，降低了監(jiān)理的作用，影響了信息化建設(shè)的效果。

其次是監(jiān)理的具體內(nèi)容應(yīng)有哪些?眾所周知信息系統(tǒng)建設(shè)的核心是業(yè)務(wù)應(yīng)用，因此如何進(jìn)行監(jiān)理?需要從應(yīng)用層面有一個規(guī)范。但這一問題解決起來比較難，因為隨著業(yè)主所處的行業(yè)背景不同，業(yè)務(wù)需求的側(cè)重是不斷變化的，不同的施工方(IT供應(yīng)商)支持的信息系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)類型也不盡相同(微軟、JAVA)，還有就是目前信息技術(shù)變化太快，所以監(jiān)理內(nèi)容不僅要根據(jù)監(jiān)理階段的不同調(diào)整，而且還要隨著業(yè)務(wù)需求的變化而變化。怎么在監(jiān)理過程中適應(yīng)這種變化?這需要針對不同信息系統(tǒng)的特點摸索出一套合理的辦法。

其三是監(jiān)理如何取費?監(jiān)理取費用高了，建設(shè)方可能承受不了，取費低了，監(jiān)理公司往往會降低監(jiān)理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，從而加大了信息化建設(shè)的投資風(fēng)險。其實，信息化監(jiān)理不同于一般的建設(shè)工程監(jiān)理，其對監(jiān)理人員的知識、經(jīng)驗等諸多方面的綜合素質(zhì)要求都很高，國家應(yīng)根據(jù)不同信息系統(tǒng)建設(shè)范疇，而統(tǒng)一制定不同的取費區(qū)間或算法，否則將如同目前建設(shè)工程監(jiān)理一樣陷人低價中標(biāo)、惡性競爭的不良氛圍。

其四 ，在監(jiān)理過程中還涉及到的其他問題，例如監(jiān)理過程中監(jiān)管尺度的把握，咨詢建議的深度，知識產(chǎn)權(quán)的控制，這都是實際過程中應(yīng)該思考和解決的問題。

2. 完善IT監(jiān)理的法律、法規(guī)

在實施項目中監(jiān)理能不能對乙方具有有效的約束力非常重要，監(jiān)理公司不能僅僅靠簽發(fā)工程進(jìn)度款的方式來控制和約束乙方的一些行為，一定要有相應(yīng)的法律、法規(guī)作為依據(jù)。在信息化建設(shè)過程中，有不少工程，因為沒有必要的法律做保證，產(chǎn)生了工期拖長、投資追加等嚴(yán)重問題，打擊了企業(yè)信息化建設(shè)的積極性，信息化監(jiān)理制度只有盡快完善并法制化，為IT監(jiān)理提供相關(guān)法律保障，才能保護(hù)用戶的投資。

3. 監(jiān)理方的資質(zhì)認(rèn)證

信息化建設(shè)本身就一個比較復(fù)雜，涉及較多問題的工程，信息化監(jiān)理對監(jiān)理的人才資源的要求很高，準(zhǔn)確判斷并解決信息化工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題，豐富的工作經(jīng)驗和比較強(qiáng)的管理能力是必不可少的。通過對信息化監(jiān)理公司進(jìn)行必要的資質(zhì)認(rèn)證，既可促進(jìn)監(jiān)理公司的規(guī)范化發(fā)展和整個監(jiān)理市場的良性循環(huán)，又能使投資風(fēng)險盡可能降低。另外，通過非常規(guī)范、非常嚴(yán)格的監(jiān)理單位資質(zhì)認(rèn)證，還可以保護(hù)甲方、乙方以及監(jiān)理公司自身的知識產(chǎn)權(quán)，如企業(yè)機(jī)密，技術(shù)專利等。

三、如何做好信息化監(jiān)理

1. 監(jiān)理團(tuán)隊

信息化監(jiān)理的最大不足在于人才的缺乏，成功進(jìn)行信息化監(jiān)理的團(tuán)隊必須包括具備以下三種素質(zhì)的人才。第一種是精通工程項目管理的人員，他們會采用正確的方法準(zhǔn)確地對整個項目進(jìn)行管理，逐步引導(dǎo)工程走向成功。第二種是研究人員(系統(tǒng)分析員、工程師或IT技術(shù)人員)，他們不但了解客戶對軟件的要求，同時還了解提供商所提供的軟件能否滿足這一要求。而第三種人，則是具有對整個工程進(jìn)行技術(shù)性把握的人，他們對總體應(yīng)用要求相當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)。

2. 投資控制

在信息工程監(jiān)理過程中，不能簡單的把投資控制僅僅理解為將信息工程項目實際發(fā)生的投資控制在計劃投資的范圍內(nèi)。而應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，投資控制是與質(zhì)量控制和進(jìn)度控制相結(jié)合的，是針對整個信息工程項目目標(biāo)系統(tǒng)所實施的控制活動的一個組成部分，在實現(xiàn)投資控制的同時需要兼顧質(zhì)量目標(biāo)和進(jìn)度目標(biāo)。也就是說，投資額應(yīng)在適度的范圍內(nèi)加以控制，當(dāng)出現(xiàn)過度投資或投資漏項時，分析清楚原因后，應(yīng)根據(jù)情況采用三方確認(rèn)的原則和方式，在保證質(zhì)量和進(jìn)度的前提下，對投資可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，其必要性和尺度的掌握，對監(jiān)理人員的綜合素質(zhì)(技術(shù)知識、經(jīng)驗等)提出了較高的要求。

3. 進(jìn)度控制

做好信息化監(jiān)理的進(jìn)度控制工作，應(yīng)當(dāng)明確信息工程項目進(jìn)度控制的目標(biāo)，信息工程監(jiān)理進(jìn)度控制的總目標(biāo)就是控制信息工程項目最終投人運行的時間。另外，進(jìn)度控制的目標(biāo)則還取決于項目業(yè)主的委托要求。由于信息化監(jiān)理合同既可能是信息工程項目實施全過程的監(jiān)理，也可能是階段性監(jiān)理，還可能是某一個或幾個子工程項目的監(jiān)理，因此，進(jìn)度控制目標(biāo)還要視信息工程監(jiān)理的合同來決定的。

4. 質(zhì)量控制

信息化監(jiān)理過程中的質(zhì)量控制是指在符合有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)程度和滿足業(yè)主對項目的明確要求的基礎(chǔ)上，力求實現(xiàn)信息工程項目總目標(biāo)。監(jiān)理單位應(yīng)為滿足信息工程項目總體質(zhì)量要求而開展的一系列監(jiān)督管理活動應(yīng)包括信息系統(tǒng)實施方案的評審，制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、建立質(zhì)量保證機(jī)制、系統(tǒng)測試方案和驗收標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的確定等。

5. 安全控制和知識產(chǎn)權(quán)控制

信息化建設(shè)中為了保證所建信息系統(tǒng)的安全、把風(fēng)險盡可能降到最低，需要監(jiān)理人員綜合利用諸多學(xué)科的知識積累和最新發(fā)展成果，審核施工方提交的信息系統(tǒng)的信息安全解決方案，并負(fù)責(zé)監(jiān)督實施。至于 知 識產(chǎn)權(quán)的控制，其主要涉及甲方、乙方以及監(jiān)理方三方各自企業(yè)的商業(yè)秘密、核心技術(shù)專利、手段、資料等。例如軟件的著作權(quán)、源代碼所有權(quán)及使用權(quán)等均為知識產(chǎn)權(quán)的一種，特別是那些在采用產(chǎn)品化或半產(chǎn)品化軟件平臺的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶需求進(jìn)行定制開發(fā)的項目，只有在開發(fā)合同中加以明確或約定知識產(chǎn)權(quán)的范圍和歸屬，才可以有效避免日后法律糾紛的產(chǎn)生。另外，在信息化合同條款中要求各方簽訂并應(yīng)遵守《信息安全保密協(xié)議》的有關(guān)約定，也是做好知識產(chǎn)權(quán)控制工作的有效途徑。

6. 合同管理和信息管理

建設(shè)合同是項目建設(shè)的基本依據(jù)，也是監(jiān)理工作的主要依據(jù)之一。信息化監(jiān)理中合同管理的主要內(nèi)容包括合同范本的選擇、合同內(nèi)容的審核、工程款支付的階段劃分、項目文檔的按階段提交、測試和驗收的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、知識產(chǎn)權(quán)和信息安全的有關(guān)條款等，是建設(shè)合同得到有效履行的有力保證，貫穿于監(jiān)理活動的始終。

信息管理同樣也非常重要，從項目立項開始，無論是需求分析、設(shè)計開發(fā)，還是部署實施、運行上線，甚至一直到后期培訓(xùn)和維護(hù)服務(wù)等各個階段，文檔、報告、方案、變更、會議紀(jì)要、使用手冊等均應(yīng)妥善保管并及時收集、分類、整編，為信息化建設(shè)的竣工驗收、資料存檔備案打基礎(chǔ)。

7. 工程協(xié)調(diào)

監(jiān)理主要代表甲方的利益，對乙方的工程實施進(jìn)行監(jiān)督，怎么權(quán)衡和處理三方的利益關(guān)系是監(jiān)理中一個需重要解決的問題，也是信息化建設(shè)的成功的前提。監(jiān)理方作為協(xié)作各方的“潤滑劑”，只有適時發(fā)現(xiàn)問題并通過監(jiān)理通知、監(jiān)理例會、各種現(xiàn)場碰頭會議等手段及時協(xié)調(diào)解決，才能保證信息化建設(shè)順利成功實施。

信息化監(jiān)理是工程監(jiān)理行業(yè)重要的組成部分，作為一個朝陽產(chǎn)業(yè)方興未艾。我國的現(xiàn)實狀況表明，信息化建設(shè)的成功與否，信息化監(jiān)理將是其中重要一環(huán)，信息化監(jiān)理單位應(yīng)找準(zhǔn)自身定位，不斷提高從業(yè)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法監(jiān)理。只有這樣，信息化監(jiān)理才會得到認(rèn)可而被廣泛應(yīng)用到我國廣大信息化工程建設(shè)領(lǐng)域中。