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生產(chǎn)erp實(shí)施要與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相吻合
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成立生產(chǎn)erp系統(tǒng)專案組
對(duì)于陳思克來(lái)講,已經(jīng)不陌生了,有了之前與生產(chǎn)erp系統(tǒng)打交道的經(jīng)歷,雖然是以失敗而告終的但公司并沒(méi)有因此而放棄用生產(chǎn)erp來(lái)提升企業(yè)的管理水平。"公司要提高競(jìng)爭(zhēng)力、要上規(guī)模、要發(fā)展,就一定要實(shí)施信息化,導(dǎo)入生產(chǎn)erp是企業(yè)邁入信息化門檻的關(guān)鍵。"
為了有效保證生產(chǎn)erp系統(tǒng)的實(shí)施,公司專門成立了生產(chǎn)erp系統(tǒng)專案組,陳思克說(shuō),專案組的負(fù)責(zé)人一定要對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程非常熟悉,生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施不能與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相背離。"實(shí)施生產(chǎn)erp系統(tǒng)人找對(duì)了可以幫企業(yè)解決很多問(wèn)題,找錯(cuò)了人就會(huì)制造很多麻煩。每個(gè)部門都有各自的專長(zhǎng),信息部對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件熟悉,但不了解企業(yè)的業(yè)務(wù),無(wú)法快速找準(zhǔn)企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用需求,只是把應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題反映給軟件廠商,再把軟件廠商反饋的內(nèi)容原封不動(dòng)的照搬上去,沒(méi)有任何的價(jià)值,基于這些,成立了生產(chǎn)erp系統(tǒng)專案組。"
作為生產(chǎn)erp系統(tǒng)專案組的負(fù)責(zé)人,張利偉告訴記者,實(shí)施生產(chǎn)erp系統(tǒng)三個(gè)部分很重要,第一,實(shí)施前期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備;第二,與領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門、廠商之間的溝通協(xié)調(diào);第三,得到公司領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門的支持和認(rèn)可。
每個(gè)工作崗位上的員工都有自己工作的日常事務(wù),沒(méi)有更多的時(shí)間和經(jīng)歷專門做數(shù)據(jù)的整理,所以,前期很多數(shù)據(jù)的整理、導(dǎo)入都是由專案組人員來(lái)做的。同時(shí),專案組的好處就是很多流程不是顧問(wèn)上過(guò)培訓(xùn)課以后就導(dǎo)入企業(yè)中,而是專案組先用一些舊的數(shù)據(jù)資料來(lái)試跑這些程序,包括對(duì)生產(chǎn)erp系統(tǒng)流程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置等,確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題以后再導(dǎo)入公司的系統(tǒng)中正式運(yùn)行。通過(guò)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通明白實(shí)施生產(chǎn)erp系統(tǒng)要達(dá)到的目標(biāo)、要實(shí)現(xiàn)的效果;通過(guò)與員工的溝通既能得到員工真實(shí)的需求和對(duì)系統(tǒng)的想法,為系統(tǒng)的改進(jìn)和深化應(yīng)用做準(zhǔn)備;通過(guò)與實(shí)施顧問(wèn)的溝通,我們明白了企業(yè)需要什么,也明白了生產(chǎn)erp系統(tǒng)能給我們什么;專案組也成了各部門之間溝通的橋梁。最后,得到各部門的認(rèn)可和支持是生產(chǎn)erp順利推行下去的保障。
初見成效
有了專案組的努力和第一次實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),以及員工思想上的成熟,卓新通訊還參考臺(tái)灣企業(yè)的一些做法,根據(jù)大陸的實(shí)際情況做了一些調(diào)整。陳思克介紹說(shuō),生產(chǎn)車間到倉(cāng)庫(kù)去領(lǐng)料,領(lǐng)料的時(shí)候要填寫非常麻煩的單據(jù),以前光填寫單據(jù)這項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作就要四五個(gè)員工,每天工作加班加點(diǎn)才能勉強(qiáng)完成。但隨著客戶量的不斷增多,銷售量的不斷增加,領(lǐng)料單據(jù)越來(lái)越多,系統(tǒng)實(shí)施以后不僅簡(jiǎn)化了原來(lái)的重復(fù)煩瑣的工作,而且實(shí)現(xiàn)了方便、快捷的查詢。以前需要四五個(gè)人才能完成的工作,現(xiàn)在只需要一個(gè)人就可以完成了,使工作運(yùn)轉(zhuǎn)更加敏捷,提高了效率,節(jié)約了成本。
同樣,以前業(yè)務(wù)人員來(lái)打送貨單,倉(cāng)庫(kù)來(lái)安排出貨,但業(yè)務(wù)不清楚倉(cāng)庫(kù)當(dāng)天準(zhǔn)備了多少貨物,業(yè)務(wù)人員要下倉(cāng)庫(kù)去核實(shí)之后再打出貨單,這樣浪費(fèi)了時(shí)間還降低了工作效率。實(shí)施庫(kù)存模塊以后,不光庫(kù)存的貨物一目了然,而且各生產(chǎn)線的生產(chǎn)情況也可以清楚掌握,哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)堆貨,哪個(gè)環(huán)節(jié)需要人手幫忙,都可以及時(shí)調(diào)節(jié)。作為倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人也可以知道現(xiàn)在的倉(cāng)庫(kù)量,其中有哪些是已經(jīng)預(yù)定的。從原材料的采購(gòu)開始,到產(chǎn)品從倉(cāng)庫(kù)中出貨,每個(gè)環(huán)節(jié)都得到了有效的控制。
張利偉也介紹說(shuō),以前同樣的數(shù)據(jù)可能要重復(fù)輸很多次,訂單轉(zhuǎn)到生管以后,生管要做另外一個(gè)資料,把它轉(zhuǎn)化成工單,工單轉(zhuǎn)到車間以后,車間又要把它轉(zhuǎn)化成自己想要的東西?,F(xiàn)在,很多數(shù)據(jù)只需要輸入一次,資料會(huì)自動(dòng)往下調(diào)整,變成各部門需要的數(shù)據(jù)。比如原來(lái)財(cái)務(wù)部門要收好幾份賬,有業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)、倉(cāng)庫(kù)的數(shù)據(jù)、車間的數(shù)據(jù)等,單子多了就很難避免出現(xiàn),但現(xiàn)在數(shù)據(jù)直接從系統(tǒng)中錄入提取,提高了可靠性也節(jié)約了時(shí)間。
打消陰影
每個(gè)系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中都不是一帆風(fēng)順的,都會(huì)遇到些或多或少的阻力,張利偉回憶說(shuō)公司員工對(duì)新事物的接受程度比較快,在思想觀念的轉(zhuǎn)變上幾乎不存在問(wèn)題,因?yàn)榇蠹叶济靼滓粋€(gè)道理那就是停滯不前就一定會(huì)被淘ì。如果說(shuō)有阻力,那就是財(cái)務(wù)模塊的實(shí)施,財(cái)務(wù)部門一直是一個(gè)非常謹(jǐn)慎、保守、遵規(guī)守矩的部門,第一次生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施的失敗給財(cái)務(wù)帶來(lái)了很大的影響,進(jìn)銷存數(shù)據(jù)完全對(duì)不上,給財(cái)務(wù)人員造成了非常大的麻煩,他們不再相信系統(tǒng),寧愿用舊辦法、花長(zhǎng)時(shí)間也不愿意接受生產(chǎn)erp。
在這種情況下,我們從與財(cái)務(wù)相關(guān)的其他部門入手,把業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)推回到財(cái)務(wù)系統(tǒng),業(yè)務(wù)和采購(gòu)從尾巴回去包圍源頭,財(cái)務(wù)人員要查詢這些資料就要上這個(gè)系統(tǒng)中去查,迫使財(cái)務(wù)人員使用生產(chǎn)erp。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間以后財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和手工數(shù)據(jù)絲毫沒(méi)有誤差,逐漸接受了系統(tǒng)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入初期財(cái)務(wù)人員硬是要一張一張的對(duì)單據(jù),每天都工作很晚,用上系統(tǒng)以后一天的工作只用一個(gè)小時(shí)就可以了,他們對(duì)生產(chǎn)erp系統(tǒng)軟件也樹立了信心。
張利偉說(shuō),生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施成功首先選型非常重要,產(chǎn)品一定要有柔韌性,可以自己進(jìn)行創(chuàng)新來(lái)優(yōu)化流程。第二,企業(yè)要明確自己的需求,合理梳理自身的業(yè)務(wù)流程。第三,企業(yè)才是生產(chǎn)erp系統(tǒng)實(shí)施的主導(dǎo)人員。
談到這次生產(chǎn)erp系統(tǒng)上線成功,陳思克印象最深刻的是,企業(yè)本身提出需求時(shí)顧問(wèn)先對(duì)這個(gè)需求進(jìn)行評(píng)估,評(píng)估合格以后,顧問(wèn)、系統(tǒng)研發(fā)部門和專案組三方一起互動(dòng)來(lái)做,完成以后,系統(tǒng)的提供方先通過(guò)自己的方式試跑成功以后再拿給企業(yè)。而談到前一個(gè)生產(chǎn)erp系統(tǒng)失敗的原因,陳思克說(shuō),我們?cè)趹?yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題以后,工程師過(guò)來(lái)以后就開始改程序,但有時(shí)為了解決一個(gè)小問(wèn)題,改動(dòng)了程序,沒(méi)有經(jīng)過(guò)很好的驗(yàn)證從而引發(fā)出了更大的問(wèn)題,下一次又派新的工程師,上一個(gè)工程師卻沒(méi)有對(duì)上次的改動(dòng)做任何記錄,導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題越來(lái)越多,最后無(wú)法收拾。
采訪的最后,陳思克感嘆地說(shuō),以前我一直在催專案組,"這個(gè)模塊這個(gè)月能不能完全上線",專案組會(huì)講哪些還需要調(diào)整,哪些要和顧問(wèn)進(jìn)一步確認(rèn)。其實(shí),實(shí)施到后來(lái),我也能夠非常理解他們,很多東西是欲速則不達(dá),系統(tǒng)實(shí)施需要很多部門的配合,哪一塊內(nèi)容沒(méi)做好就會(huì)產(chǎn)生很大的影響。"
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