云crm技術在財務信息化轉型中應用探討

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“建設一流企業(yè)財務”對財務轉型提出新要求，在財務監(jiān)管實踐中，以最低的成本實現(xiàn)最優(yōu)的控制是財務監(jiān)管工作的核心。隨著信息系統(tǒng)的深入應用，充分應用云CRM技術手段，推進企業(yè)財務監(jiān)管信息化水平，是提高企業(yè)管理的有效途徑。因此，財務工作必須轉變理念，開拓創(chuàng)新，突出風險防控，充分發(fā)揮財務職能作用，推動公司持續(xù)有效健康發(fā)展。

1 完善資金到賬管理，實現(xiàn)營業(yè)資金實時監(jiān)控及清理

隨著銷售企業(yè)經營規(guī)模與經營范圍的不斷擴大， 業(yè)務經營的復雜程度也不斷加大，加強對營業(yè)資金的管理顯得尤為重要。特別是對于地市一級公司來說，油站用工優(yōu)化不斷深入，職能部門對資金監(jiān)管的壓力也陡然增加。提升云CRM系統(tǒng)實現(xiàn)對營業(yè)資金的實時監(jiān)控以加強對營業(yè)網點的現(xiàn)場管理，是當前亟待解決的難題。

1.1 優(yōu)化流程，實現(xiàn)營業(yè)資金到賬檢查全覆蓋

通過開發(fā)資金到賬檢查程序， 能自動顯示油站資金應到賬、已到賬、未到賬金額，數(shù)據(jù)羅列簡單明了。但是以資金占比情況看，直分銷、IC卡、非油品業(yè)務絕對資金量也較大，且有部分未銀企直連網點。因此，優(yōu)化流程，將所有經營業(yè)務資金到賬情況納入自動檢查核對范圍，開發(fā)數(shù)據(jù)轉換接口，將非銀企直連的網點通過數(shù)據(jù)轉換， 導入云crm系統(tǒng)后實現(xiàn)自動到賬檢查。通過上述開發(fā)，實現(xiàn)對營業(yè)資金到賬檢查的全覆蓋，可以減少財務人員對復雜數(shù)據(jù)的整理，從而有利于加強對重點高危環(huán)節(jié)的監(jiān)控。

1.2 提升管理，實現(xiàn)信用客戶資金監(jiān)管及時性

由于受多方面影響，社會資金面總體偏緊，企業(yè)更要加強客戶信用管理。①要加強對直分銷客戶應收款余額的控制，②要加強對IC卡見票充值的后續(xù)跟蹤檢查。通過對云crm系統(tǒng)應用的提升，開展對客戶信用以及應收款余額雙重控制，即在月度信用額度內，企業(yè)開票不受控制；同時對客戶維護月末控制應收款余額，如果上月余額超過控制額度的，次月即使在信用額度內的，也不能開票。開發(fā)IC卡支票充值管理系統(tǒng)， 對見票即充客戶在云crm系統(tǒng)中進行充值到賬管理，實時監(jiān)控支票到賬情況，及時提醒已充值的未到賬IC卡客戶，實現(xiàn)見票即充客戶跟蹤管理，提高支票到賬安全性。

1.3 完善程序，實現(xiàn)到賬檢查財務清賬自動化

在手工清賬狀況下，財務核算人員需要花費大量的時間核對營業(yè)網點上報的銷售日報，對支票單位還要逐一整理清賬，財務人員難以騰出空余時間對網點現(xiàn)場管理情況進行第一時間監(jiān)控。因此，在資金到賬自動檢查的基礎上，開發(fā)自動清賬程序，對已核對一致的網點營業(yè)資金，實現(xiàn)系統(tǒng)定時自動清理，集成財務清賬憑證。

2 優(yōu)化合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同項目資金支付閉環(huán)管理

從目前銷售企業(yè)合同系統(tǒng)應用現(xiàn)狀來看，合同訂立通過系統(tǒng)統(tǒng)一管理，但合同的后續(xù)管理，如資金申請、支付審批以及憑證集成未能實現(xiàn)統(tǒng)一， 印花稅應稅合同不能實現(xiàn)系統(tǒng)自動計算統(tǒng)計。由于合同簽訂、履約、資金支付以及會計核算相互脫節(jié)，大大制約了工作效率的提高，也存在人為調節(jié)、線外操作的管理風險。

2.1 優(yōu)化合同項目管理系統(tǒng)

在現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)的基礎上， 對涉及合同要素的項目，如合同金額、付款要求、付款日期等關鍵內容實行按字段管理，在此基礎上開發(fā)云crm系統(tǒng)合同管理子模塊并與合同管理系統(tǒng)集成，根據(jù)合同流水號自動讀取合同中有關付款的要素信息，實現(xiàn)合同履行支付申請表自動生成，進而取消紙質手工審批。

2.2 實現(xiàn)合同項目閉環(huán)管理

經辦人在合同系統(tǒng)創(chuàng)建合同并經過審批完成后， 在其云crm登陸初始界面，提供待辦清單，并對合同履行情況實行未清項管理。經辦部門需要對外付款時，經辦人員只能在未清合同項目上提交支付申請，對資金需要單獨申請的合同項目提示自動提交流動資金申請，待上述審批完成后，支付申請自動流轉到財務部門進行對外付款，并自動集成財務憑證。付款完成后，合同履行支付申請自動關閉，不得重復提交。

2.3 完善合同項目后續(xù)管理

在云crm合同管理子模塊中進行輔助開發(fā)， 合同管理員可以按合同分類進行匯總或明細查詢， 便于加強對合同簽訂的管理；同時， 應按印花稅計提的相關要求對合同管理模塊進行配置，待合同簽訂后，財務部門可以根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計的合同簽訂情況，系統(tǒng)自動計算應稅合同應計提印花稅，實現(xiàn)印花稅自動管理。

合同管理系統(tǒng)的優(yōu)化，并通過集成應用，從合同簽訂、履行申請及資金支付、憑證集成上實現(xiàn)閉環(huán)管理；通過系統(tǒng)自動提醒未清合同項目，及時關注已簽訂但未執(zhí)行的合同管理情況，督促合同管理部門及時辦理合同結算；全面項目通過線上審批，不但可以規(guī)避線下操作的風險，也可同時提高審批時效，提高合同管理的效率效果。

3 完善費用報銷管理，實現(xiàn)費用管理預算控制實時化

會計集中核算普及、財務共享服務試點開展要求簡化報銷手續(xù)、提高審批流程效率，并要求能夠及時準確地反映預算執(zhí)行情況，便于加強費用日常管理。分支公司一體化改革后，地市公司專業(yè)化集中管理能力得到強化，但隨著進一步加強縣公司的“四項職能”后，也需要對縣公司日常審批報銷適當授權，但又不致于影響日常工作效率，這就勢必要求對報銷流程適當優(yōu)化，在強化屬地管理的條件下，充分應用電子報銷程序，提高工作效率。

3.1 應用電子報銷程序推行報銷無紙化管理

深化云crm系統(tǒng)應用后， 越來越多的手工審批流程被電子審批所代替，不但實現(xiàn)了無紙化管理，更主要的是通過在線審批，不但可以實現(xiàn)權限控制電子化，也加快了日常審批速度，有效提高工作效率。以加油站報銷為例，手工審批時需要經過層層審批，遇到某一環(huán)節(jié)受阻時，就不能及時辦理報銷結算手續(xù)，不但給經辦人造成不必要的麻煩，也影響了日常費用報銷的及時性管理。采用云crm電子報銷后，審批人員只要有網絡便可隨時隨地審批，極大地簡化了審簽手續(xù)，而且這種模式也適應當前提出的油站用工優(yōu)化活動，減少基層油站員工往還公司次數(shù)，只需關注電子報銷單在云crm系統(tǒng)中的流轉節(jié)點即可。

3.2 應用預算流程開展預算反饋實時化管理

手工的預算管理只能起到事后反饋的作用，由于報銷流程與預算管理程序相互脫節(jié)，不能實時集成，往往出現(xiàn)報銷結束后錄入憑證階段才發(fā)現(xiàn)預算不足的現(xiàn)象，給管理上帶來被動。如果采取手工登記控制的方式，不但增加工作量，管理效果也將大打折扣。因此，推廣電子報銷程序并將其與預算控制系統(tǒng)實時集成，一旦發(fā)生超預算情況，系統(tǒng)將提示不能提交電子報銷單；也可根據(jù)管理要求， 對部分可控性較強的費用項目實行預算結余提醒機制，提高費用發(fā)生部門的日常管理意識，強化全員成本管理，真正落實總部提出的“經營一元錢，節(jié)約一分錢”的降本壓費理念。

3.3 應用系統(tǒng)集成實現(xiàn)會計處理自動化管理

財務核算型向管理型轉變一個重要的技術支持便是會計核算處理的自動化、會計信息反饋及時化，財務人員可以從日常繁瑣的會計處理中脫離出來， 從而將更多的精力深入現(xiàn)場管理、源頭控制，實現(xiàn)內部控制的實質性管理。對地級及以下的銷售企業(yè)來說，日常主要的核算工作量包含2方面，①費用報銷，②財務清賬，因此，實現(xiàn)報銷電子化處理后，通過報銷費用項目與會計科目、費用發(fā)生部門與成本中心等相關項目的集成，在提交電子報銷單時，盡可能地按照憑證集成的要求填寫相關信息，完全可以實現(xiàn)會計憑證自動化處理。

當前，財務工作正處在加快轉型和向以價值管理、決策支持為核心的更高階段邁進的關鍵時期，價值型財務管理的實現(xiàn)必然依托信息技術手段。因此，通過充分應用云crm技術手段，促進財務監(jiān)管信息化轉型，依靠現(xiàn)代化信息技術和流程架構，以深度融合和深化應用為主線，全面提升財務管理的信息水平，增強風險管理能力，著力提高財務資源配置效率，努力實現(xiàn)“創(chuàng)建世界一流財務”的管理目標。