重慶erp中物料分類控制重要性解析

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在重慶erp系統(tǒng)項(xiàng)目中，三分軟件、七分實(shí)施、十二分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?？梢?jiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于重慶erp系統(tǒng)項(xiàng)目的重要性。而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中重中之重的又非物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)莫屬。在實(shí)際工作中，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理時(shí)往往需要根據(jù)物料的性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類。在系統(tǒng)中體現(xiàn)的就是物料類型這個(gè)字段。這里需要注意的是，物料類型這字段不僅僅只是一個(gè)產(chǎn)品分類的描述信息而已，其后臺(tái)還會(huì)涉及到很多的控制。在這篇文章中，筆者就以erp 重慶erp的物料類型為例，跟大家討論一下物料分類控制的重要性。

　　一、 物料類型可以控制資料的維護(hù)部門

　　在傳統(tǒng)的物料分類，可以分為成品、原材料和半成品。而不同的物料類型，其往往對(duì)應(yīng)的維護(hù)部門是不同的。如成品可能只需要銷售、生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門維護(hù)即可，采購(gòu)部門不需要維護(hù)這方面的信息。各個(gè)部門維護(hù)不同的信息。而作為半成品，則只需要有生產(chǎn)部門與財(cái)務(wù)部門來(lái)進(jìn)行維護(hù)。可見(jiàn)不同的物料，其需要維護(hù)的部門是不同的。

　　在重慶erp中，就可以通過(guò)物料類型來(lái)實(shí)現(xiàn)一定的權(quán)限控制。如采購(gòu)部門無(wú)法維護(hù)成品的相關(guān)信息，甚至連相關(guān)的信息都看不到，要實(shí)現(xiàn)這方面的需求的話，要預(yù)先在后臺(tái)進(jìn)行相關(guān)的配置。

　　另外需要注意的是，在實(shí)際工作中，還可能存在這種情況。對(duì)于物料信息這一塊資料，企業(yè)可能有統(tǒng)一的人員維護(hù)。即本來(lái)要各個(gè)部門維護(hù)的信息，都會(huì)集中到某個(gè)用戶那邊。有這個(gè)用戶統(tǒng)一在系統(tǒng)中更新。這可以提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。如果要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，那么就可以通過(guò)物料類型的控制，將相關(guān)視圖更改與創(chuàng)建的權(quán)限集中在某個(gè)用戶身上。其他用戶只能夠查詢信息，而無(wú)法更改信息。

　　二、 控制價(jià)格與數(shù)據(jù)是否同時(shí)更新

　　當(dāng)某個(gè)物料發(fā)生交易時(shí)，如入庫(kù)交易，那么系統(tǒng)中一般會(huì)產(chǎn)生兩個(gè)文檔：物料文檔和會(huì)計(jì)文檔。物料文檔會(huì)更新庫(kù)存數(shù)量，而會(huì)計(jì)文檔會(huì)更新庫(kù)存金額。一般情況下，在更新庫(kù)存數(shù)量的同時(shí)，會(huì)更新庫(kù)存金額。如企業(yè)入庫(kù)某個(gè)原材料，數(shù)量為100，單價(jià)為10元。此時(shí)單據(jù)審核后，庫(kù)存數(shù)量就會(huì)增加100，而這個(gè)原材料的庫(kù)存金額就會(huì)增加1000。

　　但是，在實(shí)際工作中，往往會(huì)有數(shù)量與價(jià)格不同時(shí)更新的情況。如企業(yè)存在客供品的情況。即企業(yè)的某個(gè)原材料是有客戶提供的。在這種情況下，企業(yè)主要關(guān)注客供品的數(shù)量，而不關(guān)注客供品的價(jià)值。因?yàn)檫@個(gè)客供品不屬于企業(yè)，企業(yè)當(dāng)然也不能夠?qū)⑵渌闳氲綆?kù)存金額中去。當(dāng)客供品入庫(kù)時(shí)，只能夠更新數(shù)量，而不能夠更新金額。在這種情況下，也需要通過(guò)物料類型來(lái)控制。如筆者為讓企業(yè)設(shè)置一個(gè)客供品的物料類型，然后將這個(gè)類型設(shè)置為只更新數(shù)量、不更新價(jià)格的機(jī)制。以實(shí)現(xiàn)這目的。

　　另外需要注意的是，在實(shí)際工作中，為了加強(qiáng)客供品的管理，往往還需要為其專門設(shè)置一個(gè)“客供品”的倉(cāng)庫(kù)。無(wú)論這個(gè)倉(cāng)庫(kù)在實(shí)際倉(cāng)庫(kù)管理中是否存在，在系統(tǒng)中都需要這么設(shè)置。然后在倉(cāng)庫(kù)級(jí)別中，也可以設(shè)置這個(gè)倉(cāng)庫(kù)不納入MRP計(jì)算。

　　最后需要提醒的是，有些材料雖然也是客戶提供的，但是本質(zhì)上并不屬于客供品。如是客戶賣給企業(yè)，然后企業(yè)再利用這些原材料生產(chǎn)產(chǎn)品，再賣給客戶。也就是說(shuō)，客戶提供的原材料是有償?shù)?，而不是無(wú)償?shù)?。遇到這種情況時(shí)，往往需要將這個(gè)客戶即當(dāng)作客戶又當(dāng)作供應(yīng)商來(lái)處理。做正常的銷售與采購(gòu)業(yè)務(wù)。然后在財(cái)務(wù)結(jié)帳時(shí)，讓系統(tǒng)作一個(gè)自動(dòng)沖銷的處理。

　　三、 是否允許采購(gòu)或者自制?

　　通常情況下，作為生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，成品一般都是自制的，而原材料一般都是外購(gòu)的。不過(guò)也有例外的情況。如某些產(chǎn)品，可能由于企業(yè)技術(shù)或者產(chǎn)能的限制，無(wú)法自己生產(chǎn)，而是自己外購(gòu)，然后再發(fā)給客戶。此時(shí)就可以對(duì)產(chǎn)品再進(jìn)行細(xì)分。如A類產(chǎn)品必須有企業(yè)自己生產(chǎn)(可能為了配方等的安全)。B類產(chǎn)品在企業(yè)產(chǎn)能不足時(shí)可以外購(gòu)(如委外生產(chǎn))。而C類產(chǎn)品則是完全外購(gòu)(如企業(yè)沒(méi)有這方面的設(shè)備)等等。

　　在系統(tǒng)中往往也需要做這方面的控制。如將企業(yè)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品由于人為的疏忽外包給其他廠商進(jìn)行生產(chǎn)，那么就可能給企業(yè)導(dǎo)致不比要的損失。在系統(tǒng)中要能夠控制，將這種產(chǎn)品外包時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提醒或者根本不允許發(fā)生這種交易。

　　要實(shí)現(xiàn)這個(gè)控制，就可以通過(guò)物料類型來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的情況，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行合適的分類。如可以將成品分為成品-外購(gòu)、成品-自制、成品-一般三類。其中第一類的話，必須外購(gòu);第二類則必須企業(yè)自己生產(chǎn);第三類的話企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況選擇自制還是外購(gòu)。然后根據(jù)不同的物料類型，在系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行相關(guān)的配置，以實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)的控制要求。

　　四、 自動(dòng)過(guò)賬到哪個(gè)科目

　　上面談到過(guò)，在入庫(kù)時(shí)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)會(huì)計(jì)文檔。如借原材料、貸應(yīng)付帳款等等?，F(xiàn)在需要解決的問(wèn)題是，某類產(chǎn)品該過(guò)賬到哪個(gè)總帳科目?通常情況下，成品入庫(kù)時(shí)會(huì)過(guò)賬到產(chǎn)成品科目。而原材料入庫(kù)時(shí)，又會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，分別過(guò)賬到原材料或者輔助材料等科目。在入庫(kù)交易發(fā)生時(shí)，這些會(huì)計(jì)文檔都是系統(tǒng)自動(dòng)生成的。為了減少工作量，不需要用戶手工指定入賬的科目。但是系統(tǒng)又要知道到底入的是哪一個(gè)科目。此時(shí)就需要用戶事先進(jìn)行確認(rèn)才行。

　　在物料類型定義時(shí)，可以設(shè)置某種物料在過(guò)賬時(shí)所對(duì)應(yīng)的科目。如輔助材料過(guò)賬到輔助材料科目。然后在輔助材料入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)截取這方面的信息。然后在自動(dòng)過(guò)賬時(shí)，就會(huì)對(duì)應(yīng)到準(zhǔn)確的科目中去。為此在物料類型分類時(shí)，不僅僅要考慮到物料的性質(zhì)，而且還需要考慮到財(cái)務(wù)核算的需求。在實(shí)際項(xiàng)目工作中，討論物料類型時(shí)，筆者一般都會(huì)要求財(cái)務(wù)人員當(dāng)場(chǎng)。需要向他們確認(rèn)，在同一個(gè)物料類型中的產(chǎn)品，是否會(huì)過(guò)賬到不同的科目。如果存在這種情況的話，那么這個(gè)分類就不是很合理。

　　五、 物料的編碼范圍控制

　　物料除了名字之外，必須要給與一個(gè)物料編碼。這個(gè)物料編碼可以是外部給號(hào)，而可以讓系統(tǒng)自己編碼。如果讓系統(tǒng)自己編碼的話，往往需要體現(xiàn)產(chǎn)品的分類。如成品以1開頭，原材料以2開頭等等。很顯然，這個(gè)物料的編碼原則是與物料類型緊密關(guān)聯(lián)的。在實(shí)際工作中，也是通過(guò)物料類型來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)物料編碼的控制。在重慶erp中，可以根據(jù)物料類型來(lái)設(shè)置物料的編碼是手工編碼還是系統(tǒng)編碼。如果是系統(tǒng)編碼的是，不同的物料類型對(duì)應(yīng)的號(hào)碼段分別是多少。雖然系統(tǒng)允許不同的物料類型共享同一個(gè)號(hào)碼段，但是從管理的角度來(lái)看，并不贊成這么做。還是一個(gè)物料類型對(duì)應(yīng)一個(gè)號(hào)碼段為宜。

　　從以上的分析中可以看出，物料類型的分類關(guān)系到后臺(tái)很多方面的控制。如果物料類型一旦分錯(cuò)了，則后續(xù)的調(diào)整將會(huì)遇到比較大的挑戰(zhàn)。萬(wàn)一物料類型分錯(cuò)了，該如何處理呢?在后續(xù)筆者將會(huì)對(duì)這個(gè)話題展開進(jìn)行說(shuō)明。