淺談OA、協(xié)同管理軟件和BPM

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來源:  泛普軟件

        OA系統(tǒng)的無紙化辦公最早是在政府企業(yè)中用來，收發(fā)文件、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等等諸如此類的業(yè)務(wù)用計(jì)算機(jī)完成。如今協(xié)同管理概念的出現(xiàn)，協(xié)同OA系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和協(xié)同管理軟件的使用，使得它賦予在不同時(shí)期的不同價(jià)值。

        OA，即辦公自動(dòng)化，是Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公，目的是提高效率，最先在國內(nèi)流行的時(shí)候喜歡打“無紙化辦公”這張牌，將企業(yè)或者政府的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等等諸如此類的業(yè)務(wù)用計(jì)算機(jī)完成，充分解決了因企業(yè)中存在的層級結(jié)構(gòu)使得傳統(tǒng)的辦文程序的問題：從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長，最終導(dǎo)致辦公效率低。這一點(diǎn)在目前很多與政府打交道的事情中仍然大量的存在。

        協(xié)同管理概念的出現(xiàn)，其實(shí)分為了兩個(gè)階段。第一個(gè)階段是協(xié)同OA，即通過互聯(lián)網(wǎng)，讓企業(yè)、政府能夠自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常辦公需求。在協(xié)同OA的基礎(chǔ)上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資源的管理等，這就到達(dá)了第二個(gè)階段——協(xié)同管理軟件。通過流程，實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，方便企業(yè)的管理。其實(shí)這個(gè)概念很寬泛，因?yàn)?a href=http://m.52tianma.cn/fanpuerp/ target=_blank class=infotextkey>erp系統(tǒng)也提到要實(shí)現(xiàn)物流、資金流、人力和信息流的協(xié)同。協(xié)同管理更應(yīng)該是一種思想，而不是一套軟件。體現(xiàn)了協(xié)同管理思想的軟件應(yīng)該能夠做到以下幾點(diǎn)：信息網(wǎng)狀思想（讓企業(yè)相關(guān)聯(lián)的信息能夠通過要素關(guān)聯(lián)起來，方便追蹤）；業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想（軟件要體現(xiàn)業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系）；隨需應(yīng)變思想（軟件中體現(xiàn)的信息網(wǎng)和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)可以隨時(shí)因?yàn)槟硞€(gè)業(yè)務(wù)或者某個(gè)目標(biāo)進(jìn)行改變，結(jié)成新的網(wǎng)絡(luò)和關(guān)聯(lián)）。

        BPM其實(shí)是協(xié)同管理的更高要求。協(xié)同管理的最后一點(diǎn)提到了隨需而變。如果軟件在實(shí)現(xiàn)能夠隨需而變的基礎(chǔ)上，做到對于“需”如何產(chǎn)生，“變”的效果如何衡量的支持，就可以說達(dá)到了BPM的高度。BPM全稱Business Process Management，即業(yè)務(wù)流程管理，是一套達(dá)成企業(yè)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)整合的全面管理模式。其起源于90年代美國管理專家業(yè)務(wù)流程重組（BPR）的思想。

       “重組”兩個(gè)字讓人感覺是翻天覆地的變化，被很多企業(yè)所質(zhì)疑；人們更多的接受“優(yōu)化”，這也就是BPM系統(tǒng)的核心。BPM軟件的第一步是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有的流程。企業(yè)關(guān)于流程的制定和規(guī)范包括多個(gè)文檔，例如業(yè)務(wù)運(yùn)作流程、作業(yè)指引、崗位說明書、人力資源管理體系等等，如何把這一系列信息有序的組織并體現(xiàn)于系統(tǒng)，是BPM軟件的面臨的第一項(xiàng)挑戰(zhàn)。在BPM系統(tǒng)的實(shí)施過程中，軟件提供商往往要花費(fèi)大量時(shí)間與使用者進(jìn)行溝通確認(rèn)，最終實(shí)現(xiàn)。好的BPM的第二步是能夠?qū)α鞒踢\(yùn)行效率進(jìn)行有效的分析，讓企業(yè)找到“需”在哪里，“變”的依據(jù)。這種分析包括但不限于以下幾個(gè)方面：活動(dòng)（是否過于復(fù)雜，存在精簡的可能性）；活動(dòng)實(shí)現(xiàn)形式（是否能用更有效率的工具來實(shí)現(xiàn)活動(dòng)）；活動(dòng)的邏輯關(guān)系（各環(huán)節(jié)的先后關(guān)系可否作調(diào)整以達(dá)到改進(jìn)目標(biāo)）；活動(dòng)的承擔(dān)者（是否可以通過改變活動(dòng)的承擔(dān)者來使流程更有效率）。有了明確的分析報(bào)告，BPM軟件應(yīng)該提供的第三個(gè)功能就是靈活的改變現(xiàn)有的流程，不需要花費(fèi)企業(yè)過多的人力和物力，或者可以在正式變動(dòng)之前提供變動(dòng)效果的模擬分析報(bào)告，以便企業(yè)的決策者能夠做出正確的判斷。

    所以，是否是真正的BPM軟件還得看這三項(xiàng)功能是否能夠完整的實(shí)現(xiàn)。

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