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優(yōu)秀的oa辦公系統(tǒng)
“水至清則無魚,人至察則無徒”,任何事物、任何人都沒有完美的,OA辦公系統(tǒng)自然也不例外。
你可以說這個系統(tǒng)功能很強大,那個系統(tǒng)價格很便宜,但絕對沒有一個OA辦公系統(tǒng)能占據(jù)所有的優(yōu)點,而沒有缺點。通常,優(yōu)缺點就像硬幣的兩面,既對立、又統(tǒng)一的客觀存在,關鍵在于你如何去看待,如何去利用。但是呢,OA系統(tǒng)的優(yōu)勢還是多于劣勢的,以下就來分析一下OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)缺點
一、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢
OA辦公系統(tǒng)通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)了虛擬的協(xié)同工作平臺,使各部門可以對辦公事務和公文進行全面、完善的協(xié)同管理,提高了信息交流的效率和共享程度,相對傳統(tǒng)的工作方式,大大提高了辦公效率,減輕了工作負擔,節(jié)省了辦公費用,從而實現(xiàn)了辦公無紙化、信息共享化、決策科學化。
1.節(jié)省工作成本,利于文件傳閱管理
與過去對紙質文件的審閱方式相比,通過OA辦公系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張,降低辦公成本。領導可直接在OA辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件,并保留閱讀和修改的痕跡,解決了過去因反復修改文件草稿而浪費大量紙張的問題;而且,電子文件在OA辦公系統(tǒng)上可同時向多人傳閱,縮短了文件傳閱的周期,杜絕了紙質文件丟失的可能性。
2.方便檢索查閱,促進信息共享
OA辦公系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺,員工可通過OA辦公系統(tǒng)及時了解全院的最新信息,有利于部門之間的溝通與合作。OA辦公系統(tǒng)上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利,解決了過去花費大量時間翻查紙質文件的問題,從而提高搜集文件資料的效率。
3.增強監(jiān)控能力,提高行政管理水平
OA辦公系統(tǒng)能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況,并具有催辦督辦和自動提醒的功能,一方面防止了延誤業(yè)務辦理時間的情況,另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調解決。此外,在OA辦公系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡,具有可追溯性,方便日后的查閱和管理。
4.提高工作效率,打造優(yōu)秀團隊意識
OA辦公系統(tǒng)的信息傳遞、日程安排等功能模塊,極大地提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力,打造了凝聚力較強、工作效率較高,并且具有快速反應能力的優(yōu)秀團隊。通過設立工作論壇等模塊,更及時有效地加強了領導與員工之間、員工與員工之間的交流和互動,員工之間互相取長補短,共同學習,共同進步,促進了業(yè)務水平的提高,增強了團隊合作精神。
5.實現(xiàn)自動辦公,構建科學管理模式
OA辦公系統(tǒng)的使用,全面推進了辦公自動化,借助先進計算機和網(wǎng)絡信息技術,實現(xiàn)了高效、安全、規(guī)范地處理辦公室內的事業(yè)性業(yè)務,大幅度提高工作效率和服務質量。同時,為各級領導進行宏觀管理提供了高效、便利的服務,為科學決策提供了參考依據(jù),從而構建一套科學的管理模式。
二、OA辦公系統(tǒng)存在的問題
1.因保密問題無法實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的分布式辦公功能
2.OA辦公系統(tǒng)沒有充分與其他信息管理系統(tǒng)結合
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