如何進(jìn)行信息化OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)？

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

  項目管理辦公室要明確方向，做好信息化項目群的管理，逐步建立起項目管理體系，提高項目的管理能力，逐步增加管理職能，向更高一級的項目管理理辦公室努力，保證項目的順利完成和增值。全面信息化設(shè)置項目辦公室對項目進(jìn)行支持和管理，對項目實施起到重要促進(jìn)和保障作用，目前信息化進(jìn)入二期推廣和一期功能增強(qiáng)階段，從項目范圍、數(shù)量和團(tuán)隊人數(shù)方面都成倍增加，如何繼續(xù)發(fā)揮好項目管理辦公室的作用，是我們需要思考的重要問題。

項目管理辦公室在前期項目中起到重要作用。首先在項目服務(wù)和協(xié)調(diào)方面，從項目人員用車、用餐、住宿、通訊等方面提供有力的保證；從人員、辦公場所、物品、工具等方面起到重要作用。其次，在日常管理方面起到重要作用，在項目收發(fā)文、考勤考核、會議管理、活動管理、辦公場所管理方面做了大量工作。第三在項目的管理方面，完成了計劃的協(xié)調(diào)、匯總與溝通，項目方案制定與推進(jìn)，既定事項跟催，項目文檔管理、項目宣傳等工作。

   從這些方面來說， 項目管理辦公室比較合格，也取得良好效果。隨著項目的升級，信息化二期項目ERP和CCS系統(tǒng)分別涵蓋各業(yè)務(wù)模塊功能增強(qiáng)開發(fā)和7個試點企業(yè)的推廣工作，工作面成倍增加，這些都對項目辦公室提出了更高要求。集團(tuán)總部及其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、成員企業(yè)對項目管理辦公室也提出項目管理指導(dǎo)和支持方面的多方面需求。鑒于此，信息化項目管理辦公室不能再局限于對單個項目支持和管理作用，應(yīng)面向多個項目，加強(qiáng)對多個項目的管理與控制。需要在以下方面進(jìn)行提高。

  1、項目程序和工作的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)單個項目管理和控制。

   項目辦需要梳理從項目的啟動，計劃實施，控制，驗收整個過程的流程，對項目中使用的工具和模板進(jìn)行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結(jié)以往項目知識和經(jīng)驗確定各項活動的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵控制點，使項目能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。對單個項目加強(qiáng)管理和控制首先從對項目的計劃和控制入手，重點檢查項目是否按項目主計劃在執(zhí)行，關(guān)注項目工作中出現(xiàn)的問題，及項目需要協(xié)調(diào)的資源，并對項目關(guān)鍵工作的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。如果說我們在試點階段的項目管理是摸著石頭過河，那么在推廣中，要實現(xiàn)規(guī)范化管理和有效控制。

   2、資源的配置和內(nèi)外協(xié)調(diào)。

   合理規(guī)劃配置項目資源，重點關(guān)注關(guān)鍵資源，避免出現(xiàn)資源沖突。作為信息化項目最關(guān)鍵的資源是顧問和業(yè)務(wù)人員，確定各類人員在項目過程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項目組織的會議安排，項目各方領(lǐng)導(dǎo)時間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會議室、培訓(xùn)教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時還要注意內(nèi)部各組之間的橫向接口和協(xié)調(diào)，要建立整體觀念，實現(xiàn)各組的協(xié)同管理，建立溝通機(jī)制，使項目部人員能夠在理念、行動方式、溝通方面順利暢通。事實證明，多數(shù)的問題出現(xiàn)在接口處，因此項目辦要加強(qiáng)各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協(xié)調(diào)方面，項目辦要做好與項目相關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好與企業(yè)的各個職能部門的協(xié)調(diào)，做好合作伙伴以及其他的相關(guān)企業(yè)的溝通，爭取對項目的理解和支持，推動項目工作順利進(jìn)展。

  3、重視項目管理方法指導(dǎo)，加強(qiáng)知識管理。

   項目辦要指導(dǎo)和推動各成員企業(yè)項目的開展，總結(jié)實點單位項目管理的整個過程，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行制定項目總體計劃，指導(dǎo)項目管理工具和模板的使用。項目辦要加強(qiáng)知識管理，整理和優(yōu)化項目管理知識和技能，減小后續(xù)項目的風(fēng)險，提高項目執(zhí)行效率，同時也可以為其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)信息化提供借鑒。事實證明，一個項目的知識積累量占總知識量的70%，在知識轉(zhuǎn)移中逐步沉淀，真正能在下個項目中使用的只有25% ，項目的知識管理需要項目辦做好每一個環(huán)