oa辦公系統(tǒng)需求分析

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 　　企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的需求分析隨著我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)的高速發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)快速普及，不同層次、規(guī)模的企業(yè)均已實(shí)施協(xié)同辦公管理系統(tǒng)。但是，也有一部分企業(yè)在OA辦公系統(tǒng)選型的問題上出現(xiàn)問題，造成了OA辦公系統(tǒng)實(shí)施中途夭折或最終失敗的局面。這是由于CIO們由于對(duì)各大OA廠商產(chǎn)品缺乏全面系統(tǒng)了解，在OA選型上容易產(chǎn)生困惑、疑慮，最終做出錯(cuò)誤的判斷和決定。那么，怎樣才能夠正確的選擇一款適合自己的OA辦公系統(tǒng)?

　　大家之所以會(huì)購(gòu)買OA辦公系統(tǒng)，最簡(jiǎn)單的原因想必就是為了提高企業(yè)整體的工作及運(yùn)轉(zhuǎn)效率吧!

　　通過OA辦公系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部員工可以在不同地點(diǎn)，不同時(shí)間進(jìn)行協(xié)同工作;過去需要十幾個(gè)人才能做好的事，現(xiàn)在只需要2-3人就可以輕松完成;以前兩三天才能出一個(gè)報(bào)告，在OA系統(tǒng)平臺(tái)上1-2個(gè)小時(shí)就可以完成;企業(yè)內(nèi)部文件可以在平臺(tái)上自動(dòng)、明確、有序的流轉(zhuǎn)，企業(yè)員工承受時(shí)可以查看，這樣就節(jié)省了很多時(shí)間，也減少了一些無效會(huì)議;OA辦公系統(tǒng)使協(xié)作性、靈活性大大提高等。OA軟件還有一個(gè)很重要的功能，就是可以將優(yōu)秀員工的工作技巧、知識(shí)、方法不斷積累，同時(shí)可以讓每一個(gè)員工都能夠?qū)W習(xí)到，即使該員工離開公司，也能夠大大降低企業(yè)的人事成本。

　　其次，在OA選型之前，CIO們一定要確定本企業(yè)的需求。

　　確定企業(yè)對(duì)OA辦公系統(tǒng)的需求，是CIO們最大的煩惱。通常，CIO們會(huì)向各個(gè)部門征集需求，然后將這些需求進(jìn)行匯總，作為接下來選型的依據(jù)。但是，這些部門的需求通常是站在自己的立場(chǎng)考慮問題，比較專業(yè)化，根本不了解“協(xié)同”的概念，也沒考慮到協(xié)同的層面，總希望通常軟件能幫助自己完成所有的工作。依照這種需求，小編可以肯定的告訴你，到目前為止，絕對(duì)沒有這樣的一款軟件。此時(shí)，CIP們應(yīng)該先跳出這個(gè)框框，考慮一個(gè)最簡(jiǎn)單、最根本的問題，那就是“協(xié)同”，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。

　　什么是關(guān)鍵部門的需求?不難理解，就是企業(yè)中最重要的部門，比如業(yè)務(wù)部、市場(chǎng)部以及財(cái)務(wù)部……但是，由于每個(gè)部門對(duì)OA功能的需求不同，有時(shí)候就會(huì)發(fā)生沖突，這個(gè)時(shí)候，就必須要根據(jù)目前的情況來衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。如果，你想滿足所有部門的需求，那是不可能的，這樣只會(huì)造成實(shí)施不了的局面。

　　一、OA辦公系統(tǒng)選型之前一定要明確的問題

　　OA選型和其他軟件選型一樣，在選型之前都要考慮一些問題，主要分為基本問題和專業(yè)問題兩大類。

　　基本問題：指所有軟件選型都會(huì)考慮到的問題，比如廠商實(shí)力、軟件的集成性、二次開發(fā)能力能及價(jià)格等，這也是軟件選型必須要考慮的問題。

　　專業(yè)問題：指在選型過程中，必須要考慮到具有OA系統(tǒng)專業(yè)特點(diǎn)的問題，也是OA選型的重要考核部分。CIO們可根據(jù)企業(yè)自身的需求來進(jìn)行衡量和判斷。

　　二、進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析一定是回到現(xiàn)場(chǎng)，所以 可以通過以下場(chǎng)景中進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析：

　　1、實(shí)現(xiàn)工作流程：

　　這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　2、管理自動(dòng)化：

　　傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說，某個(gè)單位來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識(shí)，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

　　3、輔助辦公

　　像會(huì)議管理、車輛管理等與日常事務(wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　4、開放性

    ——能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。

　　制度“落地”在現(xiàn)實(shí)管理中滲透到管理的各個(gè)方面，而沒有哪一套軟件能夠獨(dú)立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動(dòng)獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。