會(huì)議管理系統(tǒng)
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協(xié)同辦公軟件的會(huì)議管理功能之強(qiáng)大！
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協(xié)同辦公軟件的會(huì)議管理
實(shí)現(xiàn)會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備、記錄、查詢的功能。在會(huì)議召開(kāi)前進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)備內(nèi)容包括合理地安排會(huì)議的參加人員、時(shí)間、場(chǎng)地、內(nèi)容議題，準(zhǔn)備會(huì)議文件，以電子郵件或打印通知單的方式發(fā)放會(huì)議通知等。對(duì)于已召開(kāi)會(huì)議，可對(duì)出席情況、議題討論結(jié)果、會(huì)議決議等內(nèi)容作記錄并整理會(huì)議紀(jì)要。同時(shí)還可對(duì)所有的會(huì)議室的規(guī)模、設(shè)備配置和使用時(shí)間的安排等進(jìn)行管理。
起草會(huì)議申請(qǐng)：用戶可直接在申請(qǐng)表中填寫(xiě)會(huì)議主題、相關(guān)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、所需資源等信息。在起草會(huì)議申請(qǐng)時(shí)可選擇審批與否，如果會(huì)議需要進(jìn)行審批，則可直接調(diào)用“流程定義”系統(tǒng)的預(yù)定義流程和業(yè)務(wù)，點(diǎn)擊發(fā)送按鈕則可進(jìn)入會(huì)議審批流轉(zhuǎn)；如果不需要審批可直接生成會(huì)議通知單，點(diǎn)擊發(fā)布會(huì)議通知按鈕可直接發(fā)布會(huì)議通知到參加者的“最新信息”庫(kù)。
會(huì)議審批：會(huì)議的審批操作與公文管理系統(tǒng)的操作方法類似，可反復(fù)、中止、修改審批流程，需要調(diào)配資源時(shí)，協(xié)同OA可插入相關(guān)審批子流程（如：會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)置等資源的預(yù)定等）。會(huì)議審批完畢，直接返回?cái)M稿人生成會(huì)議通知并發(fā)布。
通知回執(zhí)：會(huì)議發(fā)布通知后，參加人員只要打開(kāi)通知信息，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)返回一份已收通知回執(zhí)，參加人員如果因事無(wú)法參加會(huì)議，也可通過(guò)回執(zhí)返回請(qǐng)假單。
會(huì)議紀(jì)要：會(huì)后，會(huì)議負(fù)責(zé)人還可對(duì)本會(huì)議的出席情況、議題討論結(jié)果、會(huì)議決議等內(nèi)容作記錄并整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要整后可直接發(fā)布信息給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)發(fā)文系統(tǒng)。
歸檔：協(xié)同辦公OA完成所有會(huì)議事務(wù)后，可對(duì)會(huì)議申請(qǐng)表、通知單、出席情況、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
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