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紫陽縣人民政府辦公室關于規(guī)范政府機關公文格式的通知

　　核心提示：紫陽縣人民政府辦公室關于規(guī)范政府機關公文格式的通知各鎮(zhèn)人民政府，縣政府各工作部門、直屬機構，縣直總公司（社）：今年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2...

紫陽縣人民政府辦公室

關于規(guī)范政府機關公文格式的通知

各鎮(zhèn)人民政府，縣政府各工作部門、直屬機構，縣直總公司（社）：

今年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），國家質檢總局和國家標準委發(fā)布了《黨政機關公文格式國家標準》（GB/T9704-2012），并要求從2012年7月1日起執(zhí)行。市政府辦公室也印發(fā)了《關于規(guī)范政府機關公文格式的通知》，對全市政府機關公文格式提出了規(guī)范化要求。

為認真貫徹上級要求，實現(xiàn)公文格式標準化，縣政府辦公室對照2012版黨政機關公文格式及排版，制作了各類常用公文格式模版以作參照，現(xiàn)予印發(fā)，請你們嚴格按照新的國家標準和參照新的公文格式模板對本單位公文模板進行規(guī)范。

各鎮(zhèn)、各部門要高度重視，安排專人負責，做好本單位電子、紙質文件模板的更新規(guī)范工作，并與縣政府辦做好溝通銜接，11月1日開始，各鎮(zhèn)、各部門正式執(zhí)行新的公文格式，11月中旬縣政府辦將對各鎮(zhèn)、各部門的公文格式更新規(guī)范工作進行檢查。11月30日以后，縣政府辦公室對格式不規(guī)范的來文一律作退文處理，對沒有更新規(guī)范的單位進行通報。

附件：1.紫陽縣政府機關公文格式及排版要求

2.紫陽縣政府及政府辦重點公文板式

紫陽縣人民政府辦公室

2012年10月23日

附件1

紫陽縣政府機關公文格式及排版要求

（紫陽縣人民政府辦公室）

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

從2012年7月1日起，執(zhí)行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），現(xiàn)行的1999年由原國家質量技術監(jiān)督局配合國務院2000年修訂發(fā)布的《國家行政機關公文格式》（簡稱99版國家標準），停止執(zhí)行。

一、公文用紙主要技術指標（同99版）

公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡—80 g/㎡的膠版印刷或復印紙。紙張白度80%—90%，橫向耐折度85%，pH值為7.5—9.5。

二、公文用紙幅面尺寸及版面要求（同99版）

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。

三、版面

1.頁邊與版心尺寸（同99版）（見圖一）

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1 mm，公文用紙裝訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

2.行數和字數(同99版)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

3.文字的顏色(同99版)

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

4.制版要求(同99版)

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

5.字體和字號

1999版：正文用3號仿宋字體，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

2012版：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋字體。特殊情況可以作適當調整。

四、裝訂要求

1999版：騎馬訂或平行訂的訂位為兩訂釘鋸外眼距書芯上下各1/4出，允許誤差。裁切成品尺寸允許誤差±1mm。

2012版：騎馬訂或平行訂訂位為兩釘眼版面上下邊緣各70mm處。允許誤差±4mm。裁切成品尺寸允許誤差±2mm。

五、公文格式

1999版：將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

2012版：公文格式分為版頭、主體、版記三部分。首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；紅色分隔線以下、末頁首條分隔線（不含）以上部分稱為主體；末頁首條分隔線（不含）以下、末條分隔線以上部分稱為版記。

（一）版頭

1.份號(見圖一)

1999版：公文份數用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

2012版：如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排。

2.密級、保密期限和緊急程度(見圖一)

1999版：如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

2012版：如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

3.發(fā)文機關標志(見圖一)

1999版：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，字號以醒目、美觀、莊重為原則，一般應小于22mm×15mm(高×寬)。

發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。上行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2012版：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，字號以醒目、美觀、莊重為原則，以不大于上級機關為原則自行酌定。

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣距離統(tǒng)一為35mm。上行文不再保留80mm的空白區(qū)域。也就是說，平下行文、上行文的發(fā)文機關標志的位置已經完全統(tǒng)一，距離版心上邊緣都是35mm。35mm就是3行多的距離，正好可以標注份號、密級和保密期限以及緊急程度。

4.發(fā)文字號（同99版）（見圖一）

編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行（見圖二）。

5.簽發(fā)人（見圖二）

簽發(fā)人指發(fā)文機關的主要負責人，標注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關在處理下級機關公文時，上級機關領導人了解下級機關誰對上報的事項負責。

1999版：如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排。

2012版：如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻排列，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

（二）主體

1.標題（見圖一、三）

2012版：在99版的基礎上，要求標題排列應當使用梯形或者菱形。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。

2.正文

2012版：在99版的基礎上，特別提出“公文首頁必須顯示正文”，保證了公文的嚴肅性、真實性，公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是不太嚴肅的事情，并且容易產生假冒公文，因此規(guī)定公文首頁必須顯示正文。

公文中結構層次，一般不超過四層，其層次序數依次可用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

3.附件說明（見圖一）

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

與99版國家標準相比，本次修訂根據《條例》，將“附件說明”和“附件”的標注規(guī)則分別描述，方便公文處理工作人員掌握和使用。

4.印章（見圖一）

2012版：在99版的基礎上新增印章規(guī)定，一是對加蓋印章的公文，要求一般同時標注發(fā)文機關署名和成文日期，成文日期又空四字；二是對不加蓋印章的公文，發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數，聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排；三是對加蓋簽發(fā)人簽名的公文，在正文下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布（見圖五）。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。

5.成文日期（見圖一）

1999版：用漢字將年、月、日標全。

2012版：用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。如遇特殊情況可采取調整行距、字距來解決。

6.附注（見圖一）

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行（例：此件發(fā)至縣團級）

7.附件（見圖一）

1999版：“附件”二字在正文下空1行左空2字用3號仿宋字體標識。

2012版：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

（三）版記（見圖一）

1.抄送機關

1999版：如有抄送機關，在主題詞下1行，左右各空1字，用3號仿宋字體。

2012版：不再使用“主題詞”。如有抄送機關，一般用4號仿宋字體在印發(fā)機關和印發(fā)日期之一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后面的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

2.印發(fā)機關和印發(fā)日期（見圖一）

1999版：印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用3號仿宋字體。

2012版：印發(fā)機關和印發(fā)日期用4號仿宋字體。

3.頁碼（同99版）（圖一）

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

4.公文中的橫豎表格（見圖六）

在實際工作中，有些公文需要附帶表格。如果是豎排表格，與一般文字無異。如果是橫排表格，為了與一般頁碼位置一致，頁碼應放在橫表的左側，單頁碼在表的左下角，雙頁碼在表的左上角。對于橫表的表頭，單頁碼放在訂口一側，雙頁碼放在切口一側。這樣編排可保證連續(xù)橫排的表格可以依次順序向下看。與公文正文一起裝訂時，橫排表格的頁碼按正文的編排標注。

（四）公文的特定格式

1.信函格式（見圖四）

信函格式在《條例》中并沒有定義。它是一種特定的公文格式，并不是一種文件，與《條例》中定義的“函”的文件有本質區(qū)別。長期以來，公文的信函格式被各級行政機關廣泛采用。相對于公文的通用格式而言，信函格式相對簡單、易操作，多見于通知、批復、函等文種的公文。

2012版：首頁不顯示頁碼，版記中不加印發(fā)機關、印發(fā)日期，只有抄送機關，抄送機關上下不加分隔線。

2.紀要格式（見圖五）

2012版：在99版的基礎上，標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋字體標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假人和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據實際定制。

發(fā)布：2007-03-27 15:17 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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