河南省水利廳公文處理辦法

豫水辦〔2013〕43號
關于印發(fā)河南省水利廳公文處理辦法的通知

廳機關各處室、廳直屬各單位，各省轄市、省直管縣水利（水務）局：
    《河南省水利廳公文處理辦法》已經2013年12月2日廳長辦公會議通過，現予印發(fā)，請嚴格遵照執(zhí)行。

                                                                  2013年12月6日 

河南省水利廳公文處理辦法

第一章  總  則

第一條  為了推進廳機關公文處理工作科學化、規(guī)范化、制度化，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《河南省人民政府公文形式與格式細則》（豫政辦〔2012〕143號）和《水利部公文處理辦法》（水發(fā)〔2012〕422號），結合我廳實際，制定本辦法。

第二條  水利廳機關和直屬單位的公文處理，適用本辦法。

第三條  本辦法所稱公文，是省水行政主管部門實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第四條  公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條  公文處理是指公文的擬制、辦理、管理等一系列相關關聯、銜接有序的工作。

第六條  廳辦公室主管省水利廳機關公文處理工作，并對本部門的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

第七條  各單位應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作；對取得顯著成績的，應給予表彰獎勵。

第二章  公文種類與形式

第八條  以省水利廳及省水利廳辦公室名義發(fā)出的公文，使用以下發(fā)文形式：

（一）以省水利廳名義，向省委省政府和水利部等上級機關的請示、報告，人大代表建議和政協(xié)提案的答復，發(fā)布重要水利規(guī)章制度，部署重要工作，對重大問題作出的決定、通知事項，批復批轉省轄市、省直管縣（市）水行政主管部門的重要文件等，用《河南省水利廳文件》（代字為“豫水×”）的形式印發(fā)。

以省水利廳名義，與省委省政府各部門、各省轄市人民政府和水利部流域管理機構等不相隸屬機關聯系、商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等，用《河南省水利廳》（代字為“豫水×函”）的形式印發(fā)。

（三）以省水利廳名義，部署的緊急工作、通知緊急會議等，用《內部明電》（代字為“豫水明電”）的形式印發(fā)。

（四）以省水利廳名義，公布重大事項或者重要決定，用公報的形式印發(fā)。

（五）以省水利廳名義，在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項，用通告的形式印發(fā)。

（六）廳長辦公會議、廳長專題辦公會議議定的事項，用《河南省水利廳廳長辦公會議紀要》的形式印發(fā)。

（七）系統(tǒng)內部傳達常規(guī)工作部署，通知有關工作事項，印發(fā)、轉發(fā)一般性的工作文件，印發(fā)廳機關內部執(zhí)行的一般性規(guī)章制度，需要機關人員周知的其他事項，與系統(tǒng)外有關單位聯系、咨詢、答復具體事項等，以《河南省水利廳辦公室文件》（代字為“豫水辦”）的形式印發(fā)。

（八）上報省委省政府的重要信息，以《河南水利簡報》的形式印發(fā)。

第三章  公文格式

第九條  公文要素一般由版頭、主體和版記三部分組成。

第十條  公文版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內容。

（一）份號。公文印刷的順序編號。涉密公文應當標注份號，用6位阿拉伯數字表示。

（二）密級和保密期限。公文的保密等級和保密期限。涉密公文應當依照《水利工作國家秘密范圍的規(guī)定》（水辦〔2011〕387號）等有關規(guī)定，根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”等級和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應當根據緊急程度分別標注“特急”“加急”。電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。聯合行文時，應將主辦機關名稱排列在前。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應當由發(fā)文機關的主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。

聯合上報的公文，應按照發(fā)文機關的排列順序同時標注各聯合發(fā)文機關的簽發(fā)人。

第十一條  公文主體包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等內容。

（一）標題。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、公文事由和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明文種，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號。

聯合行文機關較多時，標題中的發(fā)文機關名稱可簡化為主辦機關名稱加“等部門”字樣。轉發(fā)文件時，如原標題過長，可根據文件內容重新確定標題。

（二）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。如主送機關過多導致公文首頁不能顯示正文時，應移至版記中。

主送機關的排列順序，除普發(fā)性公文外，一般按照上級機關、平級機關、下級機關次序排列，同一層次的按照黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、群團組織順序排列。省直部門按照《河南省人民政府機構設置表》次序排列，省轄市、省直管縣（市）水行政主管部門按照省轄市人民政府、省直管縣（市）人民政府次序排列，系統(tǒng)內各類單位按照地方水行政主管部門、廳直屬單位、廳機關各處室次序排列。

（三）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。

（四）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

公文如有附件，應在正文下空1行左空2字，用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。有兩個或兩個以上的附件時，應使用阿拉伯數字注明順序號，附件順序號后用小圓點；附件名稱后面不加標點符號；附件名稱過長需要回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

被印發(fā)或者轉發(fā)的公文，不屬于附件。

（五）發(fā)文機關署名。發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。單一機關行文時，可以不署發(fā)文機關名稱。使用聯合行文時，發(fā)文機關署名應當與發(fā)文機關的順序一致。

（六）成文日期。成文日期以會議通過日期或發(fā)文機關負責人簽發(fā)日期為準。聯合行文和會簽文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

（七）印章。公文除紀要、電報外，都應當加蓋發(fā)文機關印章。電報加蓋發(fā)文機關發(fā)電專用章。聯合上行文，發(fā)文機關署名只有主辦機關時，可以只加蓋主辦機關印章。聯合下行文時，所有聯署行文機關均須加蓋印章。

（八）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的其他事項?！罢埵尽睉斣诟阶⑻帢嗣髀撓等诵彰碗娫?，加圓括號標注。

（九）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。公文如有附件，應當在附件首頁第一行頂格用黑體3號字標注“附件”字樣。有兩個或兩個以上的附件時，應使用黑體3號字標注“附件一”“附件二”“附件×”字樣。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件一般應與主件合訂發(fā)送，如需單獨裝訂，應在附件首頁第一行頂格編排公文正文的發(fā)文字號并在其后標注附件順序號，與主件一同發(fā)送。

第十二條  版記包括信息公開選項、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、識別條碼等內容。

（一）信息公開選項。公文依據政務公開工作有關規(guī)定如需標注信息公開選項，應在“主動公開”“依申請公開”“不予公開”選取其中一項。

（二）抄送機關。除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送兩個或兩個以上機關時，排列順序同主送機關。

（三）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

（四）識別條碼。公文識別條碼印制在印制版記右下側，右空1字，中心線與頁碼一字線平行。

第十三條  頁碼。公文頁數順序號。

公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

第十四條  公文的具體版式按照《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）國家標準執(zhí)行。

第十五條  公文使用的漢字、數字、外文符號、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。文中結構層次序數可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋字體標注。

第十六條  公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章  行文規(guī)則

第十七條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

凡法律法規(guī)和規(guī)章已經作出明確規(guī)定或者已開會解決的具體事項，原則上不再制發(fā)文件；凡上級機關公文已有明確規(guī)定、本級無需再作具體要求的，可將原文翻印下發(fā)，原則上不再行文轉發(fā)；凡能夠面對面協(xié)商解決的問題以及可以口頭、電話、傳真、電子郵件請示、報告的事項，原則上不得行文；凡發(fā)布系統(tǒng)內周知的一般性事項，應當通過水利廳門戶網站或內部電子政務網站，一律不以文件形式；凡沒有實質性內容、可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)。

第十八條  行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，對發(fā)生重大事故、突發(fā)事件、抗洪搶險等特殊情況需要越級行文的，應同時抄送被越過的上級機關。

第十九條  水利廳依據職能，可以向省委省政府及其部門行文，可以向水利部及其辦公廳、省轄四個流域管理機構行文，可以向省轄市、省直管縣（市）水行政主管部門行文。除以函的形式商洽工作、詢問和簽復問題、審批事項外，一般不得向省轄市、省直管縣（市）人民政府正式行文；確需行文的，應當報省政府批準，并在文中注明經省政府或者省政府領導同意。

水利廳機關處室除辦公室外，不得對外行文。確因工作需要，應當以水利廳或者水利廳辦公室名義行文。

廳屬單位不得直接向除辦公室以外的廳機關處室行文。

省政府移民工作領導小組及其辦公室、省防汛抗旱指揮部及其辦公室的行文范圍，根據其職責范圍確定。

第二十條  向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上只主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（三）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

（四）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，也不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

（五）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

第二十一條  向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。向同級機關和下級機關的重要行文，應當抄送相關上級機關。

（二）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

（三）涉及多個部門職權范圍內的事項，未經協(xié)商一致，各有關單位不得各自向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

第二十二條  水利廳可與省政府其他部門、省轄市人民政府、相應的黨組織和軍隊機關聯合行文，與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯合行文。

第五章  公文擬制

第二十三條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第二十四條  公文起草應當做到：

（一）符合黨的路線方針政策，符合國家法律和地方法規(guī)，符合省委省政府和水利部的決策部署，符合水利廳工作的要求，完整準確體現發(fā)文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，反映情況、分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。重大問題要深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（三）內容簡潔，主題突出，理由充分，依據準確，觀點鮮明，結構嚴謹，表述完整，文字精練，文種正確，格式規(guī)范。

（四）公文涉及多個部門職權或者處室工作職責的范圍內的事項，起草單位必須主動充分協(xié)商，力爭達成一致意見；經協(xié)商不能取得一致意見的，起草單位應列明各方理據，提出辦理建議，及時報分管副廳長或者廳長協(xié)調解決。

（五）各單位負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（六）水利廳報請以省委、省政府名義或以省委、省政府辦公廳名義發(fā)文，應當起草代擬稿。水利廳擬請上級機關批轉的文件，要同時報送代擬寫的批復文稿。

（七）起草公文的依據文件、重要參考資料及說明材料應附在文稿之后。

（八）擬制緊急公文，主辦處室應安排專人負責跟蹤辦理。

第二十五條  凡以水利廳及水利廳辦公室名義制發(fā)的公文，在送有關領導簽發(fā)之前，應當由發(fā)文機關辦公室或者文秘部門進行審核。未經審核的公文，不得直接送呈審簽。

審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。

（二）內容是否符合法律法規(guī)和黨的路線方針政策，符合省委省政府和水利部的決策部署，符合水利廳工作的要求，符合廳領導批示精神；是否完整準確體現發(fā)文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門、單位職權范圍內的事項是否經過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否符合有關規(guī)定；密級、緊急程度、印發(fā)傳達范圍等是否恰當；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范；擬文文稿和發(fā)文稿紙的版面是否整潔、美觀。

（五）規(guī)范性文件是否已經廳法制機構審核備案。

（六）其他方面內容是否符合公文起草的相關要求。

第二十六條  經審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位進一步協(xié)商或者修改后重新報送。

第二十七條  經審簽的文稿內容，任何人不得隨意更改。確需更改的，應報審簽人同意。

第二十八條  公文應當經本機關負責人審批簽發(fā)。

以水利廳名義行文，由廳長或者分管副廳長、廳黨組成員簽發(fā)。報送省委省政府和水利部等上級機關的公文，以及涉及重大規(guī)劃批復、重大工程項目與資金安排、重大事項處理等重要公文，由分管副廳長、廳黨組成員審核后報廳長簽發(fā)，特殊情況由廳長委托分管副廳長簽發(fā)。重要的技術性公文，應報總工程師審核后送廳長或者分管副廳長、廳黨組成員簽發(fā)。

以水利廳辦公室名義發(fā)文，由辦公室主任簽發(fā)；如有必要，報分管廳領導或者廳長簽發(fā)。

聯合發(fā)文，由所有聯署機關的負責人會簽。

第六章  公文辦理

第二十九條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第三十條  報送水利廳的公文，須經廳辦公室統(tǒng)一處理。

收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。發(fā)現問題，須及時向發(fā)文機關查詢，并采取相應的處理措施。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關受理；是否符合行文規(guī)則；文種、格式是否符合要求；涉及其他部門、單位職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽；是否符合公文處理的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。收到的公文，應當由機關文秘部門提出擬辦意見，經辦公室或文秘負責人審核后報本機關負責人批示或交有關單位辦理。需要兩個以上單位辦理的，應當明確主辦單位。

承辦單位對交辦的公文應當及時辦理。有明確辦理時限要求的，必須在規(guī)定時限內辦結；沒有明確要求的，一般應在10個工作日內辦結，最長不得超過20個工作日；確因特殊原因不能按時辦結的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當說明理由及時退回文秘部門另行分辦，不得借故貽誤公文處理時間。

（五）傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應隨時掌握并記錄公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

（六）催辦。文秘部門應及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦單位按時辦結，做到緊急公文跟蹤督辦、重要公文重點督辦、一般公文定期督辦。

（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第三十一條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復核。已經機關負責人簽發(fā)的公文，在正式印制前，文秘部門應當對審批、簽發(fā)、校對手續(xù)是否完備，格式是否統(tǒng)一，附件材料是否齊全等進行復核。

（二）登記。對復核后的公文，應及時辦理發(fā)文登記，包括編排發(fā)文字號，記錄發(fā)文單位、簽發(fā)人和簽發(fā)時間，確定分送范圍和印制份數等。

（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當由擬稿單位和文秘部門對公文的文字、印刷質量進行檢查后分發(fā)。

第三十二條  涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)文件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報、加密傳真或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸，并履行簽字交接手續(xù)。

第三十三條  需要歸檔的公文，應當按照檔案法律法規(guī)以及廳機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全，整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。

機關負責人兼任其他機關職務的，在履行其所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章  公文管理

第三十四條  各單位應當建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范安全，充分發(fā)揮公文效用。

第三十五條  公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。涉密單位應當按照有關保密規(guī)定設立保密機構，建立機要保密室和機要閱文室，配備必要的安全保密設施設備，指定專人負責日常保密工作。

第三十六條  公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

對錄有密級公文的計算機硬盤、光盤、磁帶、錄音設備等應按同密級的公文管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十七條  公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，須經發(fā)文機關批準。

涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。

經批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十八條  復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人或者辦公室主任批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注并進行管理。

第三十九條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第四十條  涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

第四十一條  不具備歸檔和保存價值的公文，經鑒別并經辦公室負責人批準后由檔案管理部門集中統(tǒng)一銷毀。

銷毀涉密公文，必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第四十二條  單位及其內設機構合并時，全部公文應當隨之合并管理；撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按有關規(guī)定移交檔案部門。

工作人員工作離崗離職時，所在單位應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第四十三條  新設立的單位應當向廳辦公室提出發(fā)文立戶申請，經審查符合條件的，列為發(fā)文單位；單位合并或者撤銷時，相應進行調整。

第八章  附  則

第四十四條  機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定，辦法實施前電子公文處理規(guī)則及要求依照本辦法。

第四十五條  廳黨組、紀檢組公文處理參照本辦法執(zhí)行。

第四十六條  本辦法由廳辦公室負責解釋。

第四十七條  本辦法自印發(fā)之日起施行。以往印發(fā)的有關公文處理工作的文件同時廢止。