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ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)中供應(yīng)商控制要點(diǎn)解析
在erp系統(tǒng)中,相關(guān)業(yè)務(wù)基本上是圍繞著銷售、采購、生產(chǎn)及財(cái)務(wù)四個(gè)環(huán)節(jié)展開的。其中供應(yīng)商控制則是采購環(huán)節(jié)的主要控制點(diǎn)之一。可以這么說,供應(yīng)商控制好了,采購環(huán)節(jié)任務(wù)就完成一大半。在這篇文章中,筆者就系統(tǒng)開發(fā)中供應(yīng)商控制相關(guān)的難點(diǎn)做一些梳理。
難點(diǎn)一:一個(gè)產(chǎn)品多個(gè)供應(yīng)商的控制
在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中,為了控制成本,往往會要求采購員針對同一產(chǎn)品,必須提供多家供應(yīng)商。只有不同供應(yīng)商之間相互比價(jià),才能夠把價(jià)格打壓下去。所以在ERP系統(tǒng)中要做好這方面的控制控制。在這個(gè)控制中,有個(gè)細(xì)節(jié)需要注意。
如上圖所示,現(xiàn)在有一個(gè)產(chǎn)品,其編號為100211。假設(shè)其現(xiàn)在有上圖所示的兩個(gè)供應(yīng)商。那么有一個(gè)問題就擺在大家面前了。在根據(jù)采購計(jì)劃來生成采購訂單的時(shí)候,默認(rèn)情況下是下給哪個(gè)供應(yīng)商呢?要知道在系統(tǒng)自動化作業(yè)中,如何確定供應(yīng)商可是至關(guān)重要的。
不同的系統(tǒng)在這里設(shè)計(jì)的思路是不同的。筆者這里就介紹一種相對來說用的比較頻繁的思路?;镜牧鞒倘缦隆?/FONT>
第一步:在產(chǎn)品與供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)中,一個(gè)產(chǎn)品可以對應(yīng)多個(gè)供應(yīng)商。不過這個(gè)定義的過程中,需要用戶在系統(tǒng)中設(shè)置"當(dāng)前供應(yīng)商"。即如果存在多個(gè)供應(yīng)商的話,那么系統(tǒng)默認(rèn)情況下會優(yōu)先選擇這個(gè)被設(shè)置為"當(dāng)前供應(yīng)商"的供應(yīng)商。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中,這里就需要有一個(gè)條件的判斷過程。這是比較常用的一種開發(fā)思路。不過也有些系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí),則按其創(chuàng)建時(shí)間的先后或者價(jià)格的高低來判斷。筆者認(rèn)為這么判斷可能都不是很合理。
第二步:在物料申購單中,用戶可以根據(jù)自己的需要來進(jìn)行維護(hù)。在ERP系統(tǒng)中,可以根據(jù)采購計(jì)劃或者銷售訂單來生成物料請購單,然后再根據(jù)請夠單來生成采購訂單。這里需要注意的是,在物料申購單中,還必須允許用戶根據(jù)實(shí)際情況里調(diào)整供應(yīng)商。畢竟根據(jù)銷售訂單來生成物料請購單是系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則自動判斷供應(yīng)商的。到底是否要采用這個(gè)供應(yīng)商,還是需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來判斷。所以這中間還需要加一個(gè)人工與系統(tǒng)交互的界面。如下圖所示。
在這里用戶可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況(如考慮運(yùn)費(fèi)、交期、質(zhì)量穩(wěn)定性等因素)來選擇所需要的供應(yīng)商。不過這里又有一個(gè)細(xì)節(jié)在開發(fā)時(shí)需要注意。當(dāng)我們點(diǎn)下拉列表顯示可用的供應(yīng)商時(shí),這里列出的并不是所有的供應(yīng)商。而只是上面在產(chǎn)品信息中定義過的那兩個(gè)供應(yīng)商。這就要在開發(fā)設(shè)計(jì)中,多加一個(gè)查詢語句,查詢出這個(gè)產(chǎn)品所對應(yīng)的供應(yīng)商有哪些。這么設(shè)計(jì)的話,不但可以提高用戶的選擇效率,而且還可以提高準(zhǔn)確率。
難點(diǎn)二:供應(yīng)商的存在性認(rèn)定
在企業(yè)實(shí)務(wù)中,某個(gè)產(chǎn)品向哪幾家供應(yīng)商采購,一般都需要進(jìn)行審批過。如有價(jià)格審核、驗(yàn)廠審核等等好幾道工序。此時(shí)系統(tǒng)分析師就需要考慮一個(gè)問題,如果用戶向沒有審核過的供應(yīng)商采購(有可能是無意,也有可能是故意),此時(shí)該怎么辦呢?又或者說,如果一個(gè)產(chǎn)品在定義時(shí),忘記關(guān)聯(lián)供應(yīng)商了。此時(shí)系統(tǒng)又會如何應(yīng)對呢?
這些內(nèi)容就主要涉及到供應(yīng)商的存在性認(rèn)定。筆者認(rèn)為,系統(tǒng)分析師在考慮這個(gè)問題時(shí),至少需要想到以下應(yīng)對措施。
第一,某個(gè)產(chǎn)品沒有指定供應(yīng)商,或者指定的供應(yīng)商已經(jīng)不可用,此時(shí)系統(tǒng)該如何應(yīng)對?通常情況下,筆者認(rèn)為這應(yīng)該不要影響到物料請購單。也就是說,從物料請購的角度講,用戶仍然可以創(chuàng)建。因?yàn)閺墓芾砺氊?zé)來說,物料請購單是物料需求部門創(chuàng)建的。這個(gè)部門的用戶,并不需要關(guān)心某個(gè)產(chǎn)品的供應(yīng)商問題。到底向誰采購,這是采購員需要關(guān)注的內(nèi)容。通常情況下,物料需求部門建立產(chǎn)品編號時(shí),也確實(shí)不知道這個(gè)產(chǎn)品需要向誰采購。所以,筆者認(rèn)為,即使當(dāng)某個(gè)產(chǎn)品不存在供應(yīng)商時(shí),應(yīng)該不要影響到物料請購單的生成。這里筆者建議的方案是,在自動生成物料請購單的時(shí)候,可以帶出這個(gè)產(chǎn)品所對應(yīng)的"當(dāng)前供應(yīng)商"。不過如果用戶沒有設(shè)置"當(dāng)前供應(yīng)商",則供應(yīng)商字段可以為空白。
第二,在物料申購單審核時(shí),需要去檢驗(yàn)"供應(yīng)商"這個(gè)字段是否為空白。一般來說,物料請購單會涉及到兩個(gè)部門的審核。先是物料需求部門的主管需要審核,然后再由采購經(jīng)理進(jìn)行審核。在第二道審核的過程中,就必須要確認(rèn)其采購的供應(yīng)商。因?yàn)榇藭r(shí)如果還不確定的話,那么在后續(xù)的作業(yè)中,就無法根據(jù)物料申購單來生成采購訂單了。所以在物料申購單第二次審核時(shí),需要先去判斷產(chǎn)品所對應(yīng)的供應(yīng)商是否已經(jīng)確認(rèn)。如果這個(gè)字段仍然為空的話,那么就無法審核。如下圖所示,系統(tǒng)會提示"沒有選擇供應(yīng)商,請選擇"的提示。
難點(diǎn)三:供應(yīng)商準(zhǔn)確性認(rèn)定
在供應(yīng)商控制中,還需要關(guān)注其準(zhǔn)確性認(rèn)定。這是什么意思呢?假設(shè)現(xiàn)在物料需求部門提出需要向某個(gè)供應(yīng)商采購。而從提出需求到最終下采購訂單往往會有一個(gè)時(shí)間的間隔,如可能要間隔兩天。在這個(gè)過程中,如果某個(gè)供應(yīng)商由于某種原因被企業(yè)槍斃掉,那又該如何應(yīng)對呢?
如假設(shè)現(xiàn)在系統(tǒng)分析師采集到這么一種信息。在6月12日企業(yè)物料需求部門提出要采購甲產(chǎn)品。在系統(tǒng)中這個(gè)產(chǎn)品可以向A供應(yīng)商采購。此時(shí)在物料申購單上,帶出的供應(yīng)商信息就是A供應(yīng)商。而在6月13日,企業(yè)由于發(fā)現(xiàn)這個(gè)供應(yīng)商的產(chǎn)品存在以次充好的質(zhì)量問題,就暫時(shí)停止向這家供應(yīng)商采購。在6月14日,操作人員下這個(gè)產(chǎn)品的采購單時(shí),系統(tǒng)需要采取什么樣的操作?
很顯然,此時(shí)系統(tǒng)在單據(jù)審核(包括物料申購單和采購訂單),應(yīng)該再去審核一下跟供應(yīng)商相關(guān)的信息。這里的信息主要包括兩個(gè)層面。一是采購訂單或者物料申購單中所定義的產(chǎn)品,其供應(yīng)商信息是否與單據(jù)上的供應(yīng)商信息向匹配。如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品定義中這個(gè)產(chǎn)品只向供應(yīng)商A采購,而實(shí)際上采購訂單上的供應(yīng)商信息是B,那么兩者就出現(xiàn)匹配性問題。當(dāng)遇到這種情況時(shí),單據(jù)的審核作業(yè)就無法完成。二是審核這個(gè)供應(yīng)商的狀態(tài)。假設(shè)現(xiàn)在單據(jù)上的供應(yīng)商信息與產(chǎn)品處定義的供應(yīng)商信息是一致的,系統(tǒng)還需要去判斷一件事情,即現(xiàn)在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)這個(gè)供應(yīng)商的狀態(tài)。如果這個(gè)供應(yīng)商的狀態(tài)是禁止交易,那么系統(tǒng)就不允許審核這張單據(jù)。所以這中間就多一個(gè)審核判斷的過程。只要能夠想到這個(gè)問題,具體實(shí)現(xiàn)起來還是比較簡單的。只需要在代碼中通過簡短的幾句IF語句就可以搞定。
難點(diǎn)四:供應(yīng)商所用的交易幣種
跟供應(yīng)商以什么幣種進(jìn)行交易呢?在國內(nèi),大部分企業(yè)都是通過人民幣交易的。但是在外貿(mào)企業(yè)中,有時(shí)候則會采用人民幣以外的幣種進(jìn)行交易。有些比較特別的企業(yè)(如哪些外貿(mào)企業(yè)與加工企業(yè)兩者合一的企業(yè)),其同一個(gè)產(chǎn)品針對不同的供應(yīng)商,其會采用不同的交易幣種。為此,在供應(yīng)商控制中還需要注意這個(gè)交易幣種的問題。系統(tǒng)分析師只需要記住一個(gè)原則,到底以什么幣種交易必須預(yù)先審批,并在系統(tǒng)中進(jìn)行指定。在實(shí)際單據(jù)的操作中,不要忘了加一個(gè)判斷條件即可。
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