企業(yè)不可不知的十大文檔管理隱患

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      企業(yè)能否在如今競爭激烈大環(huán)境中脫穎而出，其中重要決定性因素在于企業(yè)管理，而企業(yè)管理中的“重頭戲”文檔管理是企業(yè)管理中極為重要的環(huán)節(jié)。然而很多企業(yè)在運營中，大量的成本與人力資源悄然流失而企業(yè)管理者卻渾然不知，企業(yè)資本積累成為了棘手的問題，卻找不出導致企業(yè)利潤不升反降的原因。筆者經過對多家企業(yè)的調研分析，總結出了企業(yè)運營中不可不知的十大隱患。

企業(yè)管理中的十大隱患

隱患一：難以做到文件統(tǒng)一備份

      在企業(yè)中，幾乎人人一臺電腦，由成百上千的員工組成的企業(yè)，所產生的文檔數(shù)目非常龐大，其中就不乏很多對于企業(yè)而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個電腦系統(tǒng)硬盤損壞或病毒感染導致丟失，其損失無法估量。為防止丟失，備份文件無疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

隱患二：機密資料安全受到威脅

      在接受調查的企業(yè)中，大多數(shù)管理者都認為自己企業(yè)的文件需要加入嚴格的保密措施，但實際上并沒有多少企業(yè)將其付諸行動。企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動現(xiàn)象十分常見，與公司有關的重要文件經常出現(xiàn)被復制、刪除、外泄的情況，調查發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松的下載這些具有“競爭力”的資料和信息，78%的資料外泄來源于企業(yè)內部。員工離職后將公司商業(yè)機密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴重情況可能會給企業(yè)造成高達上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計量。

隱患三：文件查找困難

      文件查找困難是企業(yè)中最常見的問題之一。企業(yè)運營中所產生文件量極大且存儲分散，忘記文件名或存儲位置的現(xiàn)象時有發(fā)生。據(jù)相關調查，企業(yè)中平均每人每天在查找上浪費的時間約為20分鐘，根據(jù)計算，那么每人每年有11天都是在查找，由幾十人，幾百人組成的企業(yè)浪費的就是幾十甚至上百萬的支出，這些隱性支出大量吞噬著企業(yè)的利潤，無形中增加了大量的成本。

隱患四：紙質文檔難儲存

      現(xiàn)如今，還有很多企業(yè)仍停留在管理紙質文檔的階段。一些公司雖然以電子文檔為主要信息載體，但傳閱或歸檔整理時仍然會大量使用辦公紙張。辦公紙張的浪費已經對環(huán)境造成了很大壓力。除此之外，紙質文檔極難儲存，不僅需要占用大量的存放空間，并且非常容易腐爛發(fā)霉造成不可修復的損壞，并且完全無法檢索。任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會使得以前的信息資料流失，還要重新投入成本調研。由于無法檢索，只能翻箱倒柜逐個查找，造成了大量時間與材料的浪費，不僅給企業(yè)帶來極大的困擾，還與時下“綠色辦公”理念相背離。

隱患五：文檔版本混亂

      在企業(yè)運作過程中往往會產生數(shù)量龐大的文檔，每份文檔每天都要經過大量工作人員的反復傳輸，包括如：合同、報價單、方案等重要文件，根本無法做到版本統(tǒng)一，版本混淆造成工作失誤在所難免。如簽合同時誤用了已作廢的合同原本；在進行生產時，將原始的生產設計稿件當做最新設計稿件，察覺后再重新生產，錯誤批次產品作廢，浪費了大量的生產原料，還延誤了貨品的發(fā)交期……這些情況往往導致企業(yè)利潤不升反降，使企業(yè)蒙受巨大的經濟損失。

隱患六：文件難以流通、共享

      企業(yè)內部常有幾十個甚至幾百個部門及分公司，員工數(shù)量則更為龐大，同部門、項目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享文件。如果企業(yè)沒有為自己的員工提供便利的文件共享手段，那么文件發(fā)送、更新將變得非常浪費時間，文件檢索和電子檔案管理的難度很大，致使工作效率極為低下，成為企業(yè)信息化管理的瓶頸。

隱患七：無法集中管理所有文件

      隨著企業(yè)文件量成倍增長，越來越多的文件散亂儲存在數(shù)十臺至數(shù)百臺電腦中，想要將所有的文件集中統(tǒng)一管理是根本無法實現(xiàn)的理想。每個員工的文件組織和命名習慣各不相同，哪些文件有價值，哪些沒價值，其他人很難知曉。這進一步加重了文件的分散性。企業(yè)文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者無法收集文件、無法統(tǒng)一規(guī)范，就難以組織和重用。在文件嚴重分散的企業(yè)中，員工離職、工作交接時，文件流失、知識斷層是常態(tài)。甚至往往會因為沒時間交接，造成大量的知識文件不為人知，喪失價值。這些現(xiàn)象成為了絕大多數(shù)企業(yè)文檔管理方面的病灶。

隱患八：審批速度緩慢

      文件流轉過程控制也是企業(yè)文檔管理中難以控制的環(huán)節(jié)，企業(yè)每天都有數(shù)十份至數(shù)百份文件要審批流轉，只能逐個尋找審批人，經常需要數(shù)月時間才能完成整個流程，想全部按時完成流轉過程是絕對無法實現(xiàn)的。據(jù)相關調查結果統(tǒng)計，企業(yè)遠程管理和文件流轉的成本約占總成本的10%左右，文件流轉的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進程，給企業(yè)帶來不必要的時間與成本的浪費。工作效率低下成為了企業(yè)的通病。

隱患九：無法記錄操作歷史

      企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，工作失誤后責任相互推諉的現(xiàn)象嚴重。公司的機密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責任，影響公司內部團結；有時重要內容被誤刪除，無法恢復至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經濟損失。

隱患十：手動編號費時費力

      企業(yè)進行文檔管理，給文件編號是必不可少的環(huán)節(jié)。通過文件編號可以節(jié)省很多查找文件的時間，并且能夠使文檔更具有條理性。但是企業(yè)文檔經年積累成千上萬，根本無法做到對所有文檔進行統(tǒng)一編號規(guī)范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現(xiàn)編號重復或錯誤，造成文檔錯認混淆，嚴重影響工作。如與客戶簽訂合同時，由于文件編號混亂，誤將客戶的合同調換后交給對方，不僅影響了公司的信譽，同時還觸犯了合同中保密責任的相關條款，使公司蒙受經濟損失，這種現(xiàn)象極為常見。

泛普文件管理系統(tǒng)為企業(yè)帶來福音

      先進的企業(yè)管理者都知道，如若對上述問題置之不理，就會對企業(yè)發(fā)展造成深遠的影響，做好文檔管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。然而對于上述問題的解決，光靠人力管理是遠遠達不到標準的，必須要借助現(xiàn)代化管理工具進行輔助。因此，泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理軟件應運而生。

      對于上述種種問題，泛普文檔管理專家給予完整的解決方案，給眾多飽經困擾的企業(yè)帶來了福音。據(jù)悉，泛普軟件（www.zhidesoft.com）是中國軟件產業(yè)新時期創(chuàng)新力量的代表之一。泛普軟件經過多年的潛心研究，經數(shù)千家企業(yè)的使用及反饋，根據(jù)企業(yè)文檔管理現(xiàn)有形式與用戶操作習慣，不斷的對產品進行升級改進，研發(fā)出了一套完整、成熟的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，為上述問題提供了一套完美的解決方案。

      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)可以集中統(tǒng)一管理電子文檔、紙質文檔、數(shù)字資產（圖片、CAD圖紙、音頻、視頻）、ISO文控等各類文件，以解決企業(yè)文檔管理難題實現(xiàn)高效運營為目標，通過“與Office集成、權限控制、全文索引、協(xié)同編輯、版本管理、互聯(lián)網訪問、CAD圖紙預覽、多媒體在線播放、文檔在線借閱、目錄規(guī)則應用、審批流程管理和ISO文控”等功能，有效地解決了上述文檔管理中的難題。

      系統(tǒng)還支持紙質文檔電子化，能夠為企業(yè)節(jié)約大量紙質成本；同時通過權限控制、數(shù)據(jù)與文件完整備份、文檔存儲加密等功能來保證企業(yè)內部機密文件與數(shù)據(jù)的安全性；系統(tǒng)具有完善的自動編號與修訂版管理功能，杜絕了文檔版本及編號混亂的狀況，并且保留修改版本與痕跡，切實成為企業(yè)文檔管理的得力助手。

      在泛普文件管理系統(tǒng)的幫助下，化解了很多企業(yè)的文檔管理瓶頸，文件查找變得方便快捷，文檔審計記錄清晰全面、文件流轉暢通無阻，使得文檔管理由“阻力”變“動力”，真正做到安全、高效、輕松的管理企業(yè)文檔，讓企業(yè)在秩序中穩(wěn)步發(fā)展。