辦公系統(tǒng)功能多元化發(fā)展，文檔管理系統(tǒng)如何脫穎而出

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

    市面上有一種系統(tǒng)，叫做文檔管理系統(tǒng)。顧名思義，文檔管理系統(tǒng)主要功能是針對(duì)文檔進(jìn)行管理保存。和OA、ERP、CRM等系統(tǒng)一樣，擁有廣大的市場(chǎng)和客戶，逐漸開始變成企業(yè)中必備辦公系統(tǒng)。和眾多辦公系統(tǒng)形成鼎足而立的局面。

    目前軟件行業(yè)的不停發(fā)展，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)功能重疊的現(xiàn)象。就像ERP這種流程軟件，會(huì)擁有客戶管理和審批功能出現(xiàn)。辦公系統(tǒng)開始走多元化開發(fā)的道路。都希望自己能夠一支獨(dú)大，占領(lǐng)整個(gè)市場(chǎng)。

    這樣就會(huì)讓客戶面前浮現(xiàn)一個(gè)選擇題。究竟是要選擇哪個(gè)。當(dāng)然如果條件允許，全部都上肯定是最好的選擇。但是要從多種辦公系統(tǒng)中擇其一款，究竟是哪種，能夠同時(shí)代替兩到三種甚至更多種系統(tǒng)而存在呢？

    OA、ERP這些相信體會(huì)的人比較多了。本次小編以文檔管理系統(tǒng)為例，進(jìn)行實(shí)際的分析。文檔管理系統(tǒng)的基本功能，那些文檔權(quán)限管理、定時(shí)備份的基本功能就不贅述了。直接進(jìn)入輔助功能的介紹。

    目前，文檔管理系統(tǒng)主打功能，除安全外就要算是協(xié)同辦公功能。主流的幾家品牌中泛普軟件的文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，在協(xié)同辦公上是出類拔萃。所以我參考泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)的功能特點(diǎn)進(jìn)行講解。

    首先是B/S架構(gòu)下的集中存儲(chǔ)。B/S架構(gòu)可以滿足我們隨時(shí)隨地的登陸。不用局限在一個(gè)小小的局域網(wǎng)中使用或是只能通過單位的辦公電腦登陸，擴(kuò)大我們的辦公范圍。適用于經(jīng)常需要出差的人群。不用再隨身帶大量的文件和存儲(chǔ)工具，輕松減負(fù)。

    除此之外，還有文件借閱和全文搜索功能。公司辦公中，文件數(shù)量龐大，存儲(chǔ)太過分散，查找不便。即使集中存儲(chǔ)后可進(jìn)行各文件夾的分類，但是搜尋需要文檔也困難。這就需要有一個(gè)準(zhǔn)確迅速的搜索功能。泛普文件管理系統(tǒng)的搜索功能，提供高級(jí)搜索和普通搜索。兩種搜索都是毫秒級(jí)速度。普通搜索提供最常用的模糊搜索形式，將相關(guān)文件全部列出。高級(jí)搜索則可進(jìn)行多維度搜索，針對(duì)文件的大小、時(shí)間、屬性備注、編號(hào)、創(chuàng)建人等，甚至包括文件中的內(nèi)容也可搜索到，十分的精準(zhǔn)。

    借閱功能則是避免了權(quán)限管理中的尷尬。很多系統(tǒng)都是對(duì)文件夾設(shè)置權(quán)限。當(dāng)文件夾下某個(gè)文件需要被使用，則是需要將文件挪出來或者重新設(shè)定權(quán)限。但是運(yùn)用借閱功能，則可以將某一文件借給沒有權(quán)限的人使用，其中可以控制他的編輯、下載、打印等權(quán)限。既解決尷尬，又保證安全。

    上述功能主要是針對(duì)人的協(xié)同。針對(duì)文檔也有許多功能。文檔版本管理，當(dāng)一份文檔多次被修改后，想回到之前的某一個(gè)版本，只需輕松一點(diǎn)，可即刻退回。確保文件版本無誤。設(shè)置文檔的定時(shí)提醒。當(dāng)觸發(fā)時(shí)間到達(dá)后，可發(fā)送郵件、短信、彈窗等提醒。不會(huì)錯(cuò)過需要及時(shí)處理的文件。文檔評(píng)論功能，可以給員工一個(gè)平臺(tái)。對(duì)系統(tǒng)中每一份文件，都可以發(fā)布自己的評(píng)論，跟逛論壇一樣。增加工作中的愉悅性。模板管理功能，設(shè)定word、excel等軟件下的模板。當(dāng)需要的時(shí)候，直接選擇相應(yīng)模板，省去許多重復(fù)工作。工作效率增加。

    當(dāng)然，對(duì)于管理者也有許多功能。像：文檔訂閱。當(dāng)某文檔發(fā)生任何改變時(shí)，向訂閱的用戶發(fā)送消息。這樣可以讓管理者發(fā)布一些企業(yè)通知等。不必再向以前那樣開會(huì)后逐級(jí)傳達(dá)。文檔審計(jì)功能，了解系統(tǒng)中每一個(gè)文件，在何時(shí)何地被何人進(jìn)行了何種操作?？蓽p少發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)的責(zé)任推卸等。審批流程，可不用再像以前那樣那張審批單，四處找人簽字蓋章。直接在系統(tǒng)中提交。領(lǐng)導(dǎo)可在系統(tǒng)中進(jìn)行手寫批注、簽字、蓋章等。加快辦事效率。

    文檔管理系統(tǒng)不僅是對(duì)于工作的一種方便、高效。更是讓工作中許多事情能自動(dòng)化執(zhí)行。泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)有一個(gè)特殊的規(guī)則功能。該功能可事先對(duì)文件夾進(jìn)行設(shè)定觸發(fā)條件，當(dāng)文件夾內(nèi)文件的動(dòng)作觸發(fā)了這些條件，會(huì)自動(dòng)執(zhí)行相應(yīng)的操作。節(jié)省人力。用在文件歸檔、編號(hào)、審批等。真正的讓企業(yè)達(dá)到自動(dòng)化和智能化。

    經(jīng)過這些功能介紹。相信大家都明白了。這其中的很多功能和OA、ERP等很接近。甚至可以說是一模一樣。文檔管理系統(tǒng)除了在文檔安全保密上，開發(fā)出登陸限制、加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)保密等功能，在輔助辦公、協(xié)同辦公上，也開始有自己的建樹。
目前市場(chǎng)上，正在等待的將是一次重新的洗牌。獨(dú)立某種功能的軟件，將會(huì)消失。替代的將是多元化的軟件。

    有人會(huì)覺得我危言聳聽。其實(shí)不然。我們借鑒一下目前流行的兩款軟件。微博和微信。騰訊和新浪同時(shí)著手做的微博，但是無論騰訊怎樣努力，也無法追上微博，給微博帶來威脅。新浪一直高高在上，但是當(dāng)騰訊的微信開始火之后。微博緊張了。為什么？因?yàn)榭此撇幌喔傻能浖菂s占用了用戶的使用時(shí)間。馬化騰自己也說：“打敗微信的肯定不會(huì)是微信，肯定是另外更好玩的，就是它用掉了你的所有時(shí)間，所以就打敗你。”

    辦公系統(tǒng)也是一樣。更加全面、好用的系統(tǒng)，必會(huì)打敗那些陳舊、古板、毫無進(jìn)取的老版系統(tǒng)。所以文檔管理系統(tǒng)這些軟件的多元化開發(fā)，必會(huì)將現(xiàn)有的許多辦公系統(tǒng)替代。以泛普軟件為首的幾家不斷進(jìn)步的企業(yè)，必會(huì)將過去老舊停滯的王朝推翻。隨著這場(chǎng)辦公系統(tǒng)的大洗牌，誰能笑到最后，誰又能脫穎而出？