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電子文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)概念辨析
目前市面上的“偽知識管理系統(tǒng)”,大體上有這樣幾類:
(1)個人事務管理型的。具體又包括2大類,一類是PDA,可以幫助個人管理日常的事務、計劃、名片等;另一類類似于MSN(或者比MSM功能豐富一些)的即時溝通系統(tǒng),可以完成和別人即時交流、工作討論、名片分享等??梢圆糠值赝瓿蓚€人與個人之間隱性及顯性知識的交互。
(2)文檔(檔案)管理型的,有純?yōu)閭€人使用的單機版的,也有為團隊使用的網絡版的。這樣的系統(tǒng)提供了知識分類管理和查詢的功能,網絡版的也有文檔共享的功能,但由于和企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)是分離的,只能靠人工錄入一些資料。只能部分地完成團隊顯性知識的存儲和分享。
(3)協(xié)同商務軟件。傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的,現(xiàn)在多是基于工作流的,可以在完成協(xié)同工作的同時,對工作中形成的部分顯性知識進行管理。但這些系統(tǒng)中,絕大部分雖可以完成協(xié)同工作,但對工作中形成的結果,卻不能作為數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析。
(4)知識挖掘工具。這是目前最具誤導性的一類,以國外的部分大型軟件公司為代表,他們提供知識存儲、在線分析和數(shù)據(jù)挖掘的系統(tǒng)工具,卻把他們宣傳為知識管理系統(tǒng)。毫無疑問,知識管理系統(tǒng)需要用這些工具來對知識進行存儲、統(tǒng)計和分析。但它們只是知識管理系統(tǒng)的工具,而不是知識管理系統(tǒng)本身。
一個真正的知識管理系統(tǒng),需要有以下3個相互關聯(lián)的特點:
?。?)面向知識循環(huán)的全過程,可以幫助用戶管理從知識的產生到知識的應用創(chuàng)新的全過程。知識來源的渠道包括干中學、用中學、從媒體中學習、交流(交互)等。一個完整的知識管理系統(tǒng)首先要能非常方便地獲取各種不同渠道來源的知識,能夠將隱性知識顯性化,能夠使顯性知識被科學地存儲,被很方便地查詢和分享,能夠有助于激勵個人和團隊之間的知識轉移,能夠便于用戶在工作中的使用和創(chuàng)新。
?。?)實現(xiàn)工作中的知識管理。企業(yè)的功能是提供可以創(chuàng)造客戶價值的產品和服務,管理知識是為了提高企業(yè)創(chuàng)造客戶價值的能力,而不是為了管理知識而對知識進行管理。因此,在工作中自動完成知識管理,而不是由專門的人員進行知識的收集和管理,便是對知識管理系統(tǒng)非常重要的要求。所謂工作中的知識管理,首先是指知識的采集是在工作過程中自動完成的;其次,可以將工作中形成的結果作為知識和資源進行管理,對其進行分析和統(tǒng)計,以支持未來管理決策的科學化;第三,分析和統(tǒng)計是由計算機自動完成的;第四,方便于每個人在實際工作中的應用。知識管理是工具,不是目的,是每個員工的普通工作和生活,不是少數(shù)“專家”的“專業(yè)”。
?。?)以集成應用平臺為基礎。首先,要想實現(xiàn)面向知識循環(huán)的全過程,在工作中完成知識管理,必須要以集成應用平臺為基礎。不同地方的員工、客戶、合作伙伴象坐在一個房間里一樣工作,使用統(tǒng)一的工作平臺,實現(xiàn)業(yè)務運行的自動化,實現(xiàn)工作結果(知識)的自動采集、分析和處理。其次,只有在同一個集成的工作平臺之上,才能獲取企業(yè)中人、產品、客戶、設備、項目、供應商等等關聯(lián)性的信息,關聯(lián)性的知識是組織中最為重要的知識。可以說,孤島式的專門化的知識管理系統(tǒng),是不能真正完成知識管理功能的。
具體而簡單地說,一個完善的知識管理軟件系統(tǒng),需要以集成應用平臺為基礎,面向知識循環(huán)的全過程,在工作中自動完成知識管理。它能有效地幫助用戶便捷地獲取各種來源的知識,促進隱性知識的顯性化,實現(xiàn)顯性知識在個體和團隊兩個層面上的可管理,可以激勵知識工作者,可以為每個員工提供知識助手。
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