電子文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)的生命周期

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知識管理系統(tǒng)的建設是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要一套完善的方法作為指導。整個系統(tǒng)生命周期是以項目規(guī)劃作為起點的，這個階段需要做的是：評估組織本身是否具備實施知識管理的條件，確定系統(tǒng)的規(guī)模和范圍，規(guī)劃各種資源并啟動項目。

企業(yè)需求定義：一個知識管理項目的成功不是取決于技術(shù)，而是取決于它是否將重心放在實際的與相關(guān)部門的需求溝通過程上，是否能夠為知識管理提供支持。系統(tǒng)的設計者應該了解企業(yè)的需求并將這些需求轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)需求。

完成了企業(yè)需求定義后，接下來要做的是技術(shù)方案設計，數(shù)據(jù)設計以及分析應用設計，這三者在一定程度上可以并行。

技術(shù)方案設計將建立一個技術(shù)框架，從而將各種技術(shù)進行整合。通常它會列出一系列的知識管理相關(guān)產(chǎn)品及功能，通過一定的標準，對這些產(chǎn)品進行評估，做出最后的選擇，就可以進入發(fā)布階段，將系統(tǒng)提交用戶使用。同時要提供必要的支持與培訓。

維護階段包括對系統(tǒng)進行小的調(diào)整，對出現(xiàn)的錯誤的及時更正，對用戶的培訓，以及其他保障系統(tǒng)正常運行的各項工作，并為未來系統(tǒng)升級做準備。

項目規(guī)劃與管理

項目規(guī)劃與管理包括可行性評價，項目范圍劃定，效益評價，人員配置，制定項目計劃的等。

可行性評價：同其他信息系統(tǒng)一樣，知識管理系統(tǒng)建設之前需要進行可行性評價。主要從3個方面進行：

(1)項目是否有一個強有力的發(fā)起者

這個發(fā)起者必須對知識管理將對企業(yè)帶來的潛在影響有清晰的認識，并對該項目充滿信心。他必須在企業(yè)中有足夠的影響力和說服力，能為系統(tǒng)建設提供良好的環(huán)境。

(2)企業(yè)是否具有一個強烈而迫切的驅(qū)動力

這種驅(qū)動可以是來自企業(yè)外部的(如競爭因素)，也可以是來自內(nèi)部的(如解決并購中出現(xiàn)的跨企業(yè)績效分析)。知識管理項目不應該只是錦上添花，而更應是雪中送炭。應該用它來解決企業(yè)所面臨的棘手問題。

(3) IT部門與企業(yè)的關(guān)系是否融洽

技術(shù)人員是否明白并且尊重企業(yè)人員的工作;企業(yè)人員是否理解并且尊重技術(shù)人員的工作?如果不能做到彼此尊重、理解、并互相配合，項目進行過程中必定會遇到相當?shù)恼系K。

從以上3個方面展開可行性分析，明確企業(yè)所處狀況，評價建設知識管理系統(tǒng)的條件是否成熟。在這3方面中，強有力的發(fā)起者最為關(guān)鍵，它決定了項目是否可以實施。

項目范圍劃定

確定項目可行后，接下來應劃定項目范圍。這就需要在有用性和可管理性兩方面做出權(quán)衡，把注意力集中在那些迫切需要解決的問題上。首次實施知識管理項目即將不同地區(qū)、不同業(yè)務系統(tǒng)、不同用戶以及不同的分析需求包含進來，容易造成項目失控。

效益評價

估計知識管理項目能夠為企業(yè)帶來的收益和增加的成本。收益包括財務收益，收入或利潤增加等顯性收益以及其他隱性收益:成本包括硬件/軟件的購置成本，系統(tǒng)維護成本等。知識管理系統(tǒng)的運營成本不會因為系統(tǒng)的成熟而大幅降低，而是會保持在一定水平上。

人員配置

知識管理項目的順利推進，需要由相關(guān)人員以及IT技術(shù)人員共同組成的團隊。通常角色包括:

(1)發(fā)起人:他是知識管理系統(tǒng)的最終用戶，同時也是項目最有力的支持者。

(2)企業(yè)領導:代表企業(yè)業(yè)務部門與項目經(jīng)理就具體事宜進行溝通。

(3)企業(yè)用戶:系統(tǒng)的最終使用者。

(4)系統(tǒng)分析師:發(fā)現(xiàn)企業(yè)需求并把這些需求轉(zhuǎn)化成技術(shù)框架需求，數(shù)據(jù)需求以及分析應用需求。

(5)企業(yè)各方面的專家：主要用于企業(yè)專家網(wǎng)絡建設，當員工在系統(tǒng)中找不到現(xiàn)存顯性知識時，它讓員工從專家的大腦中獲取隱性知識，所以它是快速獲取傳播隱性知識的園地，也是快速挖掘、共享組織隱性知識的地方。

知識管理項目結(jié)束后產(chǎn)生的成果

企業(yè)信息化現(xiàn)狀分析報告知識管理系統(tǒng)需求調(diào)研分析報告知識管理系統(tǒng)實施建議書知識管理系統(tǒng)內(nèi)容建設方案知識管理系統(tǒng)說明書知識管理系統(tǒng)推進制度等。