天津OA信息化以知識審計為基礎

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    知識審計的流程圖

    企業(yè)進行知識審計時，首先要考慮由誰來實施知識審計，也就是說，組織需要組建知識審計團隊。其次要考慮審計什么內容，即審計的對象。之后，要考慮如何實施審計，即知識審計的流程。在此過程中，還需要考慮知識審計方法的選擇。
    
    知識審計的團隊
    
    知識審計需要由一個審計團隊來實施。公司組建的知識審計團隊要由不同的專家組成，包括公司戰(zhàn)略制定者、財務專家、人力資源專家、知識分析家、知識產權專家和市場營銷專家等。由多部門組成的知識審計團隊，難免會有不同程度的意見分歧。因此，知識審計團隊成立之后，各成員要對審計的原因和目標達成一致。
    
    知識審計的對象
    
    知識審計的對象包括知識主體（人）、知識客體（即知識本身）與知識環(huán)境三個方面。

    知識主體人是知識的擁有者，也是知識的接受者。在這部分，一方面要審計人的知識流程、彼此的關系等內容，另一方面還要熟悉企業(yè)各部門的工作內容與目標，以便確定知識需求。需要提及的一點是，這里所說的人不僅指組織內的知識工作者，還包括了客戶、供應商等組織價值鏈上的知識主體。

    知識知識有顯性知識和隱性知識之分。顯性知識存在于數(shù)據(jù)庫、文檔等載體之中，而隱性知識存在于人的頭腦中。所以，審計知識時，不僅要審計結構知識（即人走后，留在公司的知識，基本上相當于顯性知識），也要審計隱性知識。

    知識環(huán)境知識環(huán)境對知識活動起著推動或阻礙的作用。知識環(huán)境有兩個方面：技術環(huán)境與組織環(huán)境。技術環(huán)境主要是指信息技術，也可以理解為IT設施。組織環(huán)境包括組織設計和組織文化，組織設計指組織的流程和結構，組織文化間接地反映了知識共享的文化和組織的價值觀。
    
    知識審計的流程
    
    知識審計是動態(tài)的、循環(huán)的，完整的知識審計過程，一般來說包括三個階段。
    
    準備階段

    這個階段要定義知識審計的目標、識別各種限制條件、制定知識審計的計劃、確定知識審計的指標體系。定義審計目標，是為了規(guī)范審計的目的、審計的對象和范圍，所以目標要盡可能的具體；識別限制條件和制定計劃，是為了在知識審計的實施過程中，能有的放矢，并把成本控制在預算之內。限制條件，包括了財務預算上的限制、組織內部基礎設施的限制、時間限制等；確定知識審計的指標體系是為知識審計提供比較的基準，前提是要對理想的狀態(tài)有清楚的認識。
    
    實施階段

    這個階段，在準備階段所做工作的基礎上，要依據(jù)組織的具體情況，選擇知識審計方法，實施知識審計。知識審計的實施階段包括了數(shù)據(jù)的收集和分析。
    
    完成階段

    在這個階段，要整理和評價知識審計完成后得到的數(shù)據(jù)，形成審計的意見和建議，編寫知識審計報告。一般來講，需要繪制知識地圖，描述組織的知識流，找出組織的知識差距。
    
    知識審計方法的選擇
    
    知識審計是一個新興的研究領域，還沒有成熟的審計方法。目前，比較流行的有AnnHylton博士提出的HyAKAudit方法、Delphi集團的知識審計方法——KM2方法、JayLiebowitz等學者提出的審計方法、DavidSkyrme提出的方法等。

    從現(xiàn)有的知識審計方法看，執(zhí)行知識審計的關鍵有四步。

    采用問卷調查與訪談相結合的方法進行知識調查。在以上提及的幾種審計方法中，無論哪種方法，都強調了知識調查的重要性，而且都采用了問卷調查和訪談兩種手段。這是因為大部分的知識以隱性的方式存在，知識本身是以人為中心的，所以，對知識的審計需要從人對知識的理解入手。另外，知識審計本身的要求也決定了知識調查的必要性，只有進行調查，才能揭示隱性知識的分布，了解知識工作者的知識需求。

    分析調查數(shù)據(jù)。一般可以借助分析工具進行分析。這個階段，要對調查的數(shù)據(jù)量化，進行深入的分析，發(fā)現(xiàn)問題。

    形成知識審計報告。審計報告一般包括兩部分：繪制知識地圖、提供建議。知識地圖揭示了組織的知識狀況、知識流、知識網絡等內容，并可以分析組織的知識差距。在審計完成后，也應該對組織知識問題的解決提出合理的建議。

    知識審計方法的選擇，取決于組織的具體情況。組織類型、組織知識的組成結構、主體業(yè)務、員工構成、審計目標等都是影響知識審計方法選擇的因素。即使同一種審計方法，用于不同的組織時，也會有所變化。但無論選擇哪種方法，基本上都應該包含以上步驟。
    
    知識審計成功案例
    
    AtNorthropGrummanAirCombatSystems（ACS）是B2隱形轟炸機的生產商。上世紀90年代末期，由于冷戰(zhàn)的結束，美國國防工業(yè)面臨整頓與小型化，ACS面臨著專家經驗技能流失的危險。為此，ACS于1999年啟動了知識管理項目。項目經理ScottShaffar聘請了Delphi集團來進行知識審計。

    Delphi集團進行知識審計時的核心方法是KM2，從可定制的調查問卷開始。這個問卷由97個問題組成，被設計用來調查員工對于知識和知識共享的態(tài)度，在調查過程中識別出可以改進的領域。例如，問卷中會涉及“您認為您和您的團隊產生的知識在多大程度上能夠得到其他的團隊重用？”之類的問題。

    員工在2000年1月和2月期間完成了調查問卷，2000年3月，Delphi集團的咨詢師分析了初步的調查結果，選出125名員工，進行面對面的跟蹤訪談。調查結果顯示，75%的員工認為產品的開發(fā)和營銷過程中的知識是最重要或比較重要的；員工認為，ACS的員工智慧是最佳實踐和經驗教訓的最主要的來源。大多數(shù)（56%）的人，將他們的同事作為知識共享的對象。

    另外還發(fā)現(xiàn)，一般的員工每周至少要花費8個小時尋找他們需要的信息，ACS每年為此付出的成本是1.5億美元。員工認為團隊的知識僅有6%可被其他團隊重復使用；31%的員工認為，初級員工的主意和想法得不到重視。