PMs: 管理好時間就是管理好項目

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來源：泛普軟件

項目經(jīng)理(PMs) 為了項目的進度而管理時間，但是非常有趣的是他們并不像制定項目計劃那樣來管理自己的時間。

我從來不認為偶爾的白日夢或者是花時間去消遣是在浪費我們的時間。實際上，真正長期嚴(yán)重影響我們工作效率的是一些我們不太在意的習(xí)慣性的行為方式。

這里列舉出了一些我們在處理日常事務(wù)中浪費時間的例子，也提供了一些避免這些壞習(xí)慣的方法。

把東西放錯地方

目前我所知道的，沒有一個組織可以做到完全的不需要紙張的文檔記錄。因此在人們沒有發(fā)明一種方法來根據(jù)文檔的內(nèi)容找尋文件之前，丟失文檔仍將是一個問題。

我的建議：找專人管理文檔

與其自己找文檔，還不如招一個優(yōu)秀的雇員來替你找。當(dāng)面臨著大堆的文件時，一定要毫不手軟的依次整理，評估一下每個文檔的重要程度，如果是重要的就自己處理，一般的文檔就找專人代管吧。

做事被打斷或被其他事情分心

在工作的最后一分鐘被打斷，經(jīng)常是無法預(yù)料的也是不可避免的

我的建議：學(xué)會把時間分類

千萬不要總是認為所有的中斷都需要你立刻解決。學(xué)習(xí)一下怎么把你的時間分類。這也是一種藝術(shù)。問問自己什么事情是一定要現(xiàn)在去做的？個人時間管理的精髓就是能夠分辨出什么事情是重要的什么事情是緊急的。我們都有被一些有趣的談話或者電子郵件打斷的經(jīng)歷。關(guān)鍵是一定

要確信這些打斷不會成為你每天的生活的一部分，或者成為你加班的原因。

拖延

把單調(diào)乏味的工作放在最后是人類做事方式的一個特性。

我的建議：區(qū)分優(yōu)先順序

對我來說，最好的解決辦法就是明確的告訴自己這一天中最優(yōu)先要做的幾件事情。然后我會把這些事情分解成幾個子任務(wù)，并且逐個完成?；乇芑蛘邩?biāo)記那些難做的大問題，也許這些是你明天的首要任務(wù)。

凡事親歷親為

如果你經(jīng)常對你的下屬說：“把它交給我來做吧?！边@只能表示你不相信他們也能做好

我的建議：明確你自己的職責(zé)

不管是心里想的還是書面的，建立一個明確的概念，你的具體責(zé)任是什么，把其他的事情交給別人去做。

完美主義

完美主義者總是很難判斷什么事情已經(jīng)做得“足夠好了”。

我的建議：不要畫蛇添足

在你所有的項目中，一定要有一個要有一個質(zhì)量評估的系統(tǒng)，讓你的組員知道做到什么標(biāo)準(zhǔn)就可以停止了。其他的行為需要更多的個人判斷。也許有時你會不經(jīng)意的去做些多余的事情。抵制那些想要把細節(jié)的東西做完美的行為—這是缺乏自信的表現(xiàn)。

會議繁多

會議有時也是浪費時間。

我的建議：集中精力討論具體的議事日程

當(dāng)你接到一個會議的邀請函時，應(yīng)該禮貌的問一下，你在這個會議中是什么角色，這個會議要進行多長時間。如果時間安排合理的話，你再去參加也不遲。當(dāng)然從另一方面講，如果你是一個會議的主辦方，你也同樣應(yīng)該準(zhǔn)備好回答這些問題。

危機

如果你忽略了上述的問題，危機就會來臨了。

我的建議：遠離危機！

把你所有的注意力都放在如何處理上述的這些問題上，如果你能很快懂得怎么管理好你的時間，機遇就會出現(xiàn)。

實踐一下我上面所鼓吹的

當(dāng)新的一天開始的時候，我總是問自己這樣兩個問題：

我今天的日程表已經(jīng)告訴大家了嗎？ (舉例來說，共享我的日程表)

我什么時間不希望被打擾