公司采購管理辦法

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    第一條 請購單

    1.請購應按照存量管制基準、用料預算，并參考庫存情形開立請購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數量、需求日期及注意事項，經本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。

    2.來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。

    3.特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。

    4.庶務用品由物管部門按每月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。

    5.以下總務性物品可免開清單，而以“總務用品申請單”委托總務部門辦理，例如：賀奠用物品。招待用品。書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。

    第二條 批準權限請購批準權限規(guī)定如下

    第三條 采購規(guī)定

    1.內購由國內采購部門負責辦理，外購由國外采購部門負責辦理，其進口事務由業(yè)務部門辦理。 采購重要材料應由總經理或經理徑直與供應商或代理商議價。對于專項用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購。

    2.采購部門應按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。比如：

    （1）集中計劃采購：對具有共同性的材料，應集中計劃辦理采購。經核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。

    （2）長期報價采購：凡經常使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3.采購部門應按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關部門。

    第四條 國內采購作業(yè)

    1.價格

    （1）采購人員接“請購單（內購）”后應按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。

    （2）如果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或屬代用品，采購人員應檢附有關資料并于“請購單”上予以注明，報經主管核簽，并轉使用部門或請購部門簽注意見。

    （3）屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量），采購人員應在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。

    （4）對于廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價。

    （5）采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后，主管應立即指定經辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。

    2.呈批

    （1）詢價完成后采購經辦人員應在“請購單”詳填詢價或議價結果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經主管核批，并按采購審批權限呈批。

    （2）采購審批權限。

    3.訂購

    （1）采購經辦人員接到已經審批的“請購單”后應向廠方寄發(fā)“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。

    （2）分批交貨時，采購人員應在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。

    （3）采購人員使用暫借款采購時，應在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。

    4.進度控制

    （1）國內采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。

    （2）采購人員未能按既定進度完成采購時，應填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經主管批示后轉送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。

    5.單據整理及付款

    （1）來貨收到以后，物管部門應將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認無誤后，送會計部門。會計部門應于結帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購單（內購）”中的會計聯須于第一批收料后送會計部門