先上辦公自動化（OA）對于信息化基礎薄弱的企業(yè)更合適

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摘要： 本文闡述了OA系統(tǒng)的概念、優(yōu)勢以及使用范圍，并對企業(yè)運用提出了建議，希望現(xiàn)代先進的計算機辦公系統(tǒng)能在企業(yè)發(fā)揮更大的作用。
關鍵詞： OA辦公系統(tǒng)

    辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System）是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據，深受眾多企業(yè)的青睞。
 

    辦公自動化系統(tǒng)主要面向組織中的業(yè)務管理層，為各種類型的文案工作提供支持，通過應用信息技術，支持辦公室的各項信息處理工作，協(xié)調不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯(lián)系，提高辦公活動的工作效率和質量。不同組織中的辦公業(yè)務是不同的，所以，不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別，但一般情況下，辦公自動化系統(tǒng)都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進行文檔管理；通過數字化日歷、備忘錄進行計劃和日程安排；通過桌面型數據庫軟件進行數據庫管理；通過電子郵件、語音信箱、數字化傳真和電視會議等形式進行信息聯(lián)絡與溝通的功能。
 

    1 OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢
 

    1.1 提高效率。
 

    特別是在企業(yè)中，日常工作繁多而且復雜，每個人都有可能接觸到企業(yè)事務的參與和決策，尤其是在那些分工細致，管理嚴格的企業(yè)。通過OA系統(tǒng)辦公，節(jié)省了時間，提高了效率。
 

    1.2 空間巨大。
 

    傳統(tǒng)的辦公手段在人少時操作方便，但員工規(guī)模較大時就顯得力不從心，OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數量的信息和資源，空間巨大。
 

    1.3 辦公安全性高。
 

    辦公系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進入，保證了信息的安全。
 

    1.4 使用方便。
 

    其功能龐大，單位可以根據需要自己定制服務內容，滿足不同的需求。
 

    2 OA辦公系統(tǒng)的特性
 

    主要包括：獨創(chuàng)web服務器、數據庫和應用程序全部自動傻瓜安裝，建立企業(yè)信息中樞只需幾分鐘；客戶機無需安裝專用軟件，使用瀏覽器即可實現(xiàn)全球辦公；無線OA新概念，結合手機短信、手機瀏覽器實現(xiàn)無線辦公應用；支持任意多級部門/成員單位模式，靈活定義角色權限，全面面向集團應用；內置工作流系統(tǒng)，通過傲視同群的可視化“智能表單設計”、靈活的圖形化自定義流程，實現(xiàn)各項業(yè)務流程的管理，文件流轉及審批；完善靈活的菜單自定義機制，方便掛接外部的B/S、C/S或單機版系統(tǒng)，具有良好的擴展性；獨特的界面主題，允許每個用戶選擇不同風格的界面及自定義桌面；主界面圖片和文字亦可靈活設置；內置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注，可設置文件閱讀或下載打印權限；集成IM Anywhere即時通訊工具，實現(xiàn)類似企業(yè)QQ 的即時消息、文件發(fā)送與共享、消息廣播等；集成Internet 郵件管理組件，提供 Web方式的遠程郵件服務；集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案；集成商業(yè)管理組件，輕松的管理客戶、供應商資料、銷售合同和產品銷售記錄；集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業(yè)內部信息交流的多種途徑；集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作計劃等模塊，提供企業(yè)管理者全新的管理工具；支持外部人員管理，OA可作為企業(yè)對外的窗口和與業(yè)務伙伴聯(lián)絡的紐帶；通過USB 用戶KEY 身份認證、系統(tǒng)訪問控制、系統(tǒng)安全設置、系統(tǒng)資源管理，確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定運行；提供表單手寫簽章、OA精靈、即時通訊、視頻會議、通用報表、進銷存等豐富的可選組件功能支持。
 

    3 OA 辦公系統(tǒng)的適用范圍
 

    那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)？幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是：
 

    3.1 信息化尚未入門的企業(yè)
 

    由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化（OA），注OA 有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務領域企業(yè)信息化工作的開展。
 

    3.2 信息化失敗的企業(yè)
 

    信息化失敗，特別是大型業(yè)務管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。
 

    3.3 缺少信息化資金準備的企業(yè)
 

    信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化（OA），有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。
 

    3.4 已擁有業(yè)務管理系統(tǒng)的企業(yè)
 

    辦公自動化（OA）與業(yè)務管理系統(tǒng)互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內容。
 

    4 如何在企業(yè)推廣OA 系統(tǒng)
 

    4.1 統(tǒng)一思想，全員行動
 

    OA 系統(tǒng)功能很強大，在設計上可以增加一些人性化的服務，特別是要根據企業(yè)內部的實際情況來確定。同時，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板；在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組等。
 

    4.2 充分運用個性化的服務
 

    OA系統(tǒng)功能很強大，在設計上可以增加一些人性化的服務，特別是要根據企業(yè)內部的實際情況來確定。同時，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板；在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組等。
 

    4.3 要對全體員工進行使用培訓，保證使用效果
 

    特別是企業(yè)內部使用，培訓是必須的。有關部門可采用集中授課和現(xiàn)場培訓等方式進行，針對不同的人員和不同的權限分開培訓，保證使員工了解其操作原理以及相關的方法，從而提高使用效果。