[原創(chuàng)]企業(yè)如何規(guī)劃和實(shí)施上海OA信息化系統(tǒng)

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伴隨著企業(yè)信息化的發(fā)展變化和知識型員工的快速成長，企業(yè)知識管理已日益成為發(fā)展戰(zhàn)略中不可忽視的一步，然而在摸索中前進(jìn)的企業(yè)知識體系建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，相反存在著重重阻礙。如何順利沖破這些障礙，梳理和確定企業(yè)整體的知識體系發(fā)展建設(shè)成為企業(yè)管理者必須面對的問題。

我們從解讀企業(yè)戰(zhàn)略和分析企業(yè)業(yè)務(wù)著手，全面分析一下目前知識管理建設(shè)中應(yīng)該避免的誤區(qū)，闡述企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃和實(shí)施過程中的關(guān)鍵所在，希望幫助企業(yè)掃清信息化建設(shè)和知識管理體系建設(shè)的一切障礙。

知識管理建設(shè)應(yīng)該避免的誤區(qū)

誤區(qū)一：以為知識管理和財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理等一樣，是一個(gè)專門化的職能，只需要幾個(gè)專門的人員進(jìn)行管理。在這種思想指導(dǎo)下，企業(yè)就會(huì)選擇所謂“專門的”知識管理系統(tǒng)，由專門的少數(shù)人來完成知識管理的工作。實(shí)際上，知識管理遍及企業(yè)業(yè)務(wù)的全過程，涉及全員的每一個(gè)人，需要全員參與。知識管理系統(tǒng)必須以集成應(yīng)用平臺為基礎(chǔ)，孤島式的知識管理系統(tǒng)是不可能完成知識管理任務(wù)的。因此，也可以說，知識管理系統(tǒng)的應(yīng)用是典型的一把手工程。

誤區(qū)二：以為知識管理就是OA（NOTES）、文檔管理系統(tǒng)、即時(shí)交流工具。

傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的，現(xiàn)在多是基于工作流的，可以在完成協(xié)同工作的同時(shí)，對工作中形成的部分顯性知識進(jìn)行管理。但這些系統(tǒng)中，絕大部分雖可以完成協(xié)同工作，但對工作中形成的結(jié)果，卻不能作為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

誤區(qū)三：將知識管理等同于知識存儲、知識挖掘工具。

知識管理是將可得到的海量信息轉(zhuǎn)化為知識，并使知識能夠?yàn)槿耸褂玫倪^程。知識管理是對知識進(jìn)行程序化管理，以便于知識的明晰、提取和重復(fù)利用。知識管理的基本活動(dòng)包括對知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲等。而知識存儲只是知識管理過程中不可缺少的一步，并沒有完成知識管理的整個(gè)生命周期。知識挖掘是借助有效手段從數(shù)據(jù)庫中挖掘出有用的知識，同樣缺少了知識的積累、共享和交流，沒有實(shí)現(xiàn)知識的真正價(jià)值。

誤區(qū)四：以為知識管理完全是軟件系統(tǒng)的工作。

實(shí)際上，知識管理作為學(xué)習(xí)型組織的一個(gè)重要工作，不是知識管理軟件系統(tǒng)所能完全完成的，比如激勵(lì)知識工作者、激勵(lì)隱性知識的顯性化、激勵(lì)知識的分享和交流、促進(jìn)學(xué)習(xí)分享和創(chuàng)新型企業(yè)文化的形成等等，軟件系統(tǒng)都只是提供了輔助的便捷的工具。所以知識管理不是單純的技術(shù)問題，而是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。

誤區(qū)五：急功近利。

知識管理系統(tǒng)對于企業(yè)的價(jià)值，不同于一個(gè)優(yōu)秀的銷售員，它并不能立即給企業(yè)帶來效益，需要日積月累才能發(fā)揮出巨大價(jià)值。

建立完整的知識體系首先要避免上述誤區(qū)，從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度做長遠(yuǎn)的規(guī)劃和布局，確立好企業(yè)知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃目標(biāo)。知識管理系統(tǒng)的建設(shè)需從多個(gè)角度出發(fā)，考慮到企業(yè)管理決策、員工崗位技能、企業(yè)知識規(guī)范、企業(yè)文化等多個(gè)多個(gè)方面，通過知識管理系統(tǒng)能夠達(dá)到提高領(lǐng)導(dǎo)層決策能力、提高員工工作技能、強(qiáng)化員工工作規(guī)范、提高工作熱情的效果，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精確管理及員工工作的主動(dòng)、正確、高效，全面提升企業(yè)核心競爭力。所以企業(yè)知識管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該以穩(wěn)定組織成長，提升員工創(chuàng)新能力和企業(yè)核心競爭力為最終目標(biāo)。

知識管理系統(tǒng)如何規(guī)劃

企業(yè)知識管理的規(guī)劃需要從企業(yè)戰(zhàn)略層面、業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面三個(gè)層面綜合考慮。

知識管理的戰(zhàn)略規(guī)劃層面：從3個(gè)維度出發(fā)進(jìn)行分析，第一是“人”維，以企業(yè)愿景、政策、組織等為對象，分析人對知識的接受和支持程度，來確定企業(yè)知識管理的政策狀況；第二是“過程”維，以企業(yè)業(yè)務(wù)過程中知識運(yùn)用、知識生產(chǎn)活動(dòng)、知識內(nèi)容組織等為對象，分析企業(yè)的知識活動(dòng)及內(nèi)容狀況，來確定企業(yè)知識運(yùn)用的現(xiàn)狀；第三是“技術(shù)” 維，以網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、信息平臺及軟件為對象，來考察企業(yè)知識管理的技術(shù)平臺支撐，確定知識管理支撐技術(shù)的成熟度。從三個(gè)維度的結(jié)果了解到目前的知識管理現(xiàn)狀，找到與所要達(dá)到目標(biāo)的差距，適時(shí)的調(diào)整戰(zhàn)略，以達(dá)到預(yù)期效果。

知識管理的業(yè)務(wù)規(guī)劃層面：知識信息是在工作中產(chǎn)生，又在工作中得到運(yùn)用和創(chuàng)新。所以知識管理系統(tǒng)的規(guī)劃必須是與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)的。通過知識歷程圖，讓知識信息顯示在企業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán)和作業(yè)過程中，讓員工明晰的知道在工作的不同階段應(yīng)該使用何種信息；通過知識網(wǎng)絡(luò)圖，顯示企業(yè)內(nèi)信息和知識的關(guān)系，輕松的向知識和信息和所有者索取相應(yīng)知識。建立相應(yīng)的知識管理制度，配合業(yè)務(wù)規(guī)劃建設(shè)，將使知識管理系統(tǒng)充分發(fā)揮價(jià)值。

知識管理的技術(shù)規(guī)劃層面：通過信息門戶，將內(nèi)部和外部相對分散的資源組成一個(gè)統(tǒng)一的整體，使用戶能通過統(tǒng)一的渠道和個(gè)性化的設(shè)置來訪問所需的信息及進(jìn)行協(xié)同工作。

協(xié)同辦公（OA）平臺怎樣協(xié)助企業(yè)管好知識資源：首先要清晰的認(rèn)識到我們的知識不僅僅只是文檔，而更多是以其他形式存在，比如外部信息、web資源、e-mail、文本資源、數(shù)據(jù)庫、多媒體等并存在企業(yè)研發(fā)、項(xiàng)目、客戶、生產(chǎn)、人事、行政、財(cái)務(wù)、流程等管理過程中，我們需要將這些資源進(jìn)行整理和劃分；通過數(shù)據(jù)倉庫、Portal集成、EAI集成、智能代理、文控系統(tǒng)將分類整理好的知識集成到協(xié)同辦公OA系統(tǒng)中，完成知識產(chǎn)生的過程；利用系統(tǒng)所能提供的知識獲取、推送、分類、編輯、工作流、創(chuàng)新等管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識的推廣應(yīng)用；知識重在應(yīng)用，借助知識門戶服務(wù)、搜索引擎服務(wù)、協(xié)助系統(tǒng)服務(wù)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)服務(wù)、智能系統(tǒng)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)知識地圖、門戶、BBS、電子會(huì)議、專家系統(tǒng)、智能搜索、數(shù)據(jù)挖掘等廣泛應(yīng)用，利于企業(yè)的成長和工作過程的推進(jìn)。

知識管理系統(tǒng)如何實(shí)施

知識管理是一個(gè)長期性的建設(shè)過程，需要按步驟地去完成，因此，需要建立一個(gè)規(guī)劃，循序漸進(jìn)的階段性實(shí)施計(jì)劃；在建立實(shí)施計(jì)劃時(shí)要充分考慮到知識管理的特點(diǎn)決定了知識管理的產(chǎn)品必須具有良好的擴(kuò)展性，橫向的擴(kuò)展，以及縱向的擴(kuò)展，缺一不可；最終要的一點(diǎn)，知識管理不是一個(gè)軟件和技術(shù)，而是一個(gè)管理的理論與方法，是一種管理思想的變革，有了知識管理的方法與管理思路之后才可能建立知識管理系統(tǒng)。

實(shí)施方法：

從應(yīng)用起步：為了解決目前企業(yè)存在的顯性文檔、數(shù)據(jù)難以規(guī)范化管理問題，改善知識共享、利用不方便，工作效率與質(zhì)量偏低的現(xiàn)狀，企業(yè)需要將基本的顯性知識的管理引深到知識管理。

宏觀規(guī)劃：知識管理系統(tǒng)的第一步就是目前的文檔管理需求，但是顯性知識的管理只是企業(yè)知識管理體系建設(shè)過程中很小的一個(gè)部分，真正的知識管理還需要建立宏觀的規(guī)劃。

知識的深層次挖掘：知識不單單是文檔、數(shù)據(jù)，更主要的知識的種類與類型定義廣泛，項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)、CRM中的數(shù)據(jù)、OA中的數(shù)據(jù)等，因此，信息門戶也是知識管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要部分，不容忽視。

所以企業(yè)在進(jìn)行知識管理建設(shè)初期要升華知識的定義，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)逐漸納入到知識管理體系中，隨后建立企業(yè)級知識庫，根據(jù)業(yè)務(wù)模型、管理特點(diǎn)等建立自己的知識結(jié)構(gòu)，借助管理技術(shù)和信息產(chǎn)品的協(xié)同運(yùn)作實(shí)現(xiàn)知識的轉(zhuǎn)換——隱性知識轉(zhuǎn)換成顯性知識，同時(shí)充分結(jié)合信息門戶、內(nèi)部電子刊物、權(quán)限、知識地圖、知識導(dǎo)航等推動(dòng)知識的共享和利用，有效加強(qiáng)知識的挖掘、推送，分析，剔出垃圾數(shù)據(jù)，依賴知識管理體系，建立決策支持體系，有效支持企業(yè)決策。

企業(yè)內(nèi)部實(shí)施知識管理的問題主要集中在企業(yè)管理的文化和管理制度上,為了讓知識管理體系充分發(fā)揮價(jià)值，企業(yè)需要建立知識績效，將知識的貢獻(xiàn)納入到員工績效評估體系中，才能最終實(shí)現(xiàn)知識管理建設(shè)的全員參與，建立一個(gè)知識型管理的企業(yè)，讓知識管理真正落地！