某集團控股公司OA辦公自動化系統(tǒng)之.公文管理

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　某集團控股公司OA辦公自動化系統(tǒng)之.公文管理

　　公文管理應包括發(fā)文管理、收文管理、公文歸檔管理等業(yè)務模塊，應具備審批簽管理、手寫簽名、痕跡保留、辦理情況跟蹤、流程觸發(fā)、打印模板豐富、方便歸檔、催辦提醒、電子簽章等功能。

　　發(fā)文管理：實現(xiàn)集團公司對二級單位及二級單位內(nèi)部的發(fā)文管理，快速發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文，跨單位公文審核，包含擬稿、審核、簽發(fā)、分發(fā)、立卷、歸檔整個流程，發(fā)文表單、工作流程及權限可以靈活控制和修改，并自動進行流程跟蹤、催辦、查辦、跨單位通知等。

　　收文管理：實現(xiàn)集團公司接收外部文件及二級單位接收上級文件的收文管理，包含收文、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等整個流程，收文表單、工作流程及權限可以靈活控制和修改，并自動進行流程跟蹤、催辦、查辦。

　　OA辦公軟件系統(tǒng)公文歸檔管理：實現(xiàn)來文歸檔，發(fā)文歸檔，歸檔公文導出，歸檔公文列表，公文檢索等功能。系統(tǒng)設計要嚴格遵循檔案管理的有關規(guī)則，符合國家檔案管理規(guī)范和電子檔案存儲標準?？梢詫Ω鞣N類型文檔、數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，形成各單位的信息文庫，通過嚴謹周密的權限控制實現(xiàn)文檔信息的有限共享，同時系統(tǒng)將重要信息、公文、工作管理模塊中的數(shù)據(jù)自動轉入檔案管理中，使得流轉的文件、檔案可以按照國家檔案管理辦法進行有效管理、查閱。公文歸檔管理需要注意實現(xiàn)以下功能：可自定義分類類別，將歸檔文件按內(nèi)容或形式特征劃分類別和層次;歸案后保留原流轉過程所有信息;可實現(xiàn)對過去或已經(jīng)人工流轉完畢的公文進行歸檔，可重新錄入原始流程各項信息，可支持JPG、DOC、XLS、PDF、多媒體等多種文件導入導出功能;具有強大的檢索功能，實現(xiàn)按各類關鍵字和全文進行檢索，檢索時間不得大于5秒;可設定不同的檢索用戶權限，用戶在限定的范圍內(nèi)進行檢索;提供有回收站功能，只有管理員才可以徹底刪除;嚴密信息安全控制、信息審批機制、多種信息編輯方式、多種信息列表顯示方式、信息的跟蹤、信息的相互關聯(lián)、信息的統(tǒng)計、用戶操作記錄、分部門自行管理信息等功能。

　　OA系統(tǒng)公文管理還應具備以下需要強調的功能：多部門聯(lián)合發(fā)文、標簽管理、手寫簽名、記錄文件流轉過程中的所有修改痕跡、辦理情況跟蹤、文件辦理過程中互相觸發(fā)、豐富的打印模版、檔案系統(tǒng)接口、電子公章、硬件U-key認證等。