企業(yè)如何規(guī)劃和實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)

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伴隨著企業(yè)信息化的發(fā)展變化和知識(shí)型員工的快速成長(zhǎng)，企業(yè)知識(shí)管理已日益成為發(fā)展戰(zhàn)略中不可忽視的一步，然而在摸索中前進(jìn)的企業(yè)知識(shí)體系建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，相反存在著重重阻礙。如何順利沖破這些障礙，梳理和確定企業(yè)整體的知識(shí)體系發(fā)展建設(shè)成為企業(yè)管理者必須面對(duì)的問(wèn)題。

本文是泛微從解讀企業(yè)戰(zhàn)略和分析企業(yè)業(yè)務(wù)著手，為企業(yè)全面分析了目前知識(shí)管理建設(shè)中應(yīng)該避免的誤區(qū)， 根據(jù)幾年來(lái)的豐富經(jīng)驗(yàn)，闡述了企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃和實(shí)施過(guò)程中的關(guān)鍵所在，希望幫助企業(yè)掃清信息化建設(shè)和知識(shí)管理體系建設(shè)的一切障礙。

知識(shí)管理建設(shè)應(yīng)該避免的誤區(qū)

誤區(qū)一：以為知識(shí)管理和財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理等一樣，是一個(gè)專門(mén)化的職能，只需要幾個(gè)專門(mén)的人員進(jìn)行管理。

在這種思想指導(dǎo)下，企業(yè)就會(huì)選擇所謂“專門(mén)的”知識(shí)管理系統(tǒng)，由專門(mén)的少數(shù)人來(lái)完成知識(shí)管理的工作。實(shí)際上，知識(shí)管理遍及企業(yè)業(yè)務(wù)的全過(guò)程，涉及全員的每一個(gè)人，需要全員參與。知識(shí)管理系統(tǒng)必須以集成應(yīng)用平臺(tái)為基礎(chǔ)，孤島式的知識(shí)管理系統(tǒng)是不可能完成知識(shí)管理任務(wù)的。因此，也可以說(shuō)，知識(shí)管理系統(tǒng)的應(yīng)用是典型的一把手工程。

誤區(qū)二：以為知識(shí)管理就是OA（NOTES）、文檔管理系統(tǒng)、即時(shí)交流工具。

傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的，現(xiàn)在多是基于工作流的，可以在完成協(xié)同工作的同時(shí)，對(duì)工作中形成的部分顯性知識(shí)進(jìn)行管理。但這些系統(tǒng)中，絕大部分雖可以完成協(xié)同工作，但對(duì)工作中形成的結(jié)果，卻不能作為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

誤區(qū)三：將知識(shí)管理等同于知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)挖掘工具。

知識(shí)管理是將可得到的海量信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，并使知識(shí)能夠?yàn)槿耸褂玫倪^(guò)程。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)進(jìn)行程序化管理，以便于知識(shí)的明晰、提取和重復(fù)利用。知識(shí)管理的基本活動(dòng)包括對(duì)知識(shí)的識(shí)別、獲取、開(kāi)發(fā)、分解、使用和存儲(chǔ)等。而知識(shí)存儲(chǔ)只是知識(shí)管理過(guò)程中不可缺少的一步，并沒(méi)有完成知識(shí)管理的整個(gè)生命周期。知識(shí)挖掘是借助有效手段從數(shù)據(jù)庫(kù)中挖掘出有用的知識(shí)，同樣缺少了知識(shí)的積累、共享和交流，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)知識(shí)的真正價(jià)值。

誤區(qū)四：以為知識(shí)管理完全是軟件系統(tǒng)的工作。

實(shí)際上，知識(shí)管理作為學(xué)習(xí)型組織的一個(gè)重要工作，不是知識(shí)管理軟件系統(tǒng)所能完全完成的，比如激勵(lì)知識(shí)工作者、激勵(lì)隱性知識(shí)的顯性化、激勵(lì)知識(shí)的分享和交流、促進(jìn)學(xué)習(xí)分享和創(chuàng)新型企業(yè)文化的形成等等，軟件系統(tǒng)都只是提供了輔助的便捷的工具。所以知識(shí)管理不是單純的技術(shù)問(wèn)題，而是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。

誤區(qū)五：急功近利。

知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的價(jià)值，不同于一個(gè)優(yōu)秀的銷售員，它并不能立即給企業(yè)帶來(lái)效益，需要日積月累才能發(fā)揮出巨大價(jià)值。

建立完整的知識(shí)體系首先要避免上述誤區(qū)，從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度做長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和布局，確立好企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃目標(biāo)。知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)需從多個(gè)角度出發(fā)，考慮到企業(yè)管理決策、員工崗位技能、企業(yè)知識(shí)規(guī)范、企業(yè)文化等多個(gè)多個(gè)方面，通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)能夠達(dá)到提高領(lǐng)導(dǎo)層決策能力、提高員工工作技能、強(qiáng)化員工工作規(guī)范、提高工作熱情的效果，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精確管理及員工工作的主動(dòng)、正確、高效，全面提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該以穩(wěn)定組織成長(zhǎng)，提升員工創(chuàng)新能力和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力為最終目標(biāo)。

知識(shí)管理系統(tǒng)如何規(guī)劃

企業(yè)知識(shí)管理的規(guī)劃需要從企業(yè)戰(zhàn)略層面、業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面三個(gè)層面綜合考慮。

知識(shí)管理的戰(zhàn)略規(guī)劃層面：從3個(gè)維度出發(fā)進(jìn)行分析，第一是“人”維，以企業(yè)愿景、政策、組織等為對(duì)象，分析人對(duì)知識(shí)的接受和支持程度，來(lái)確定企業(yè)知識(shí)管理的政策狀況；第二是“過(guò)程”維，以企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程中知識(shí)運(yùn)用、知識(shí)生產(chǎn)活動(dòng)、知識(shí)內(nèi)容組織等為對(duì)象，分析企業(yè)的知識(shí)活動(dòng)及內(nèi)容狀況，來(lái)確定企業(yè)知識(shí)運(yùn)用的現(xiàn)狀；第三是“技術(shù)” 維，以網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、信息平臺(tái)及軟件為對(duì)象，來(lái)考察企業(yè)知識(shí)管理的技術(shù)平臺(tái)支撐，確定知識(shí)管理支撐技術(shù)的成熟度。從三個(gè)維度的結(jié)果了解到目前的知識(shí)管理現(xiàn)狀，找到與所要達(dá)到目標(biāo)的差距，適時(shí)的調(diào)整戰(zhàn)略，以達(dá)到預(yù)期效果。

知識(shí)管理的業(yè)務(wù)規(guī)劃層面：知識(shí)信息是在工作中產(chǎn)生，又在工作中得到運(yùn)用和創(chuàng)新。所以知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃必須是與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián)的。通過(guò)知識(shí)歷程圖，讓知識(shí)信息顯示在企業(yè)的業(yè)務(wù)循環(huán)和作業(yè)過(guò)程中，讓員工明晰的知道在工作的不同階段應(yīng)該使用何種信息；通過(guò)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)圖，顯示企業(yè)內(nèi)信息和知識(shí)的關(guān)系，輕松的向知識(shí)和信息和所有者索取相應(yīng)知識(shí)。建立相應(yīng)的知識(shí)管理制度，配合業(yè)務(wù)規(guī)劃建設(shè)，將使知識(shí)管理系統(tǒng)充分發(fā)揮價(jià)值。

知識(shí)管理的技術(shù)規(guī)劃層面：通過(guò)信息門(mén)戶，將內(nèi)部和外部相對(duì)分散的資源組成一個(gè)統(tǒng)一的整體，使用戶能通過(guò)統(tǒng)一的渠道和個(gè)性化的設(shè)置來(lái)訪問(wèn)所需的信息及進(jìn)行協(xié)同工作。

泛微協(xié)同管理平臺(tái)怎樣協(xié)助企業(yè)管好知識(shí)資源：首先要清晰的認(rèn)識(shí)到我們的知識(shí)不僅僅只是文檔，而更多是以其他形式存在，比如外部信息、web資源、e-mail、文本資源、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體等并存在企業(yè)研發(fā)、項(xiàng)目、客戶、生產(chǎn)、人事、行政、財(cái)務(wù)、流程等管理過(guò)程中，我們需要將這些資源進(jìn)行整理和劃分；通過(guò)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、Portal集成、EAI集成、智能代理、文控系統(tǒng)將分類整理好的知識(shí)集成到系統(tǒng)中，完成知識(shí)產(chǎn)生的過(guò)程；利用系統(tǒng)所能提供的知識(shí)獲取、推送、分類、編輯、工作流、創(chuàng)新等管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的推廣應(yīng)用；知識(shí)重在應(yīng)用，借助知識(shí)門(mén)戶服務(wù)、搜索引擎服務(wù)、協(xié)助系統(tǒng)服務(wù)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)服務(wù)、智能系統(tǒng)服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)地圖、門(mén)戶、BBS、電子會(huì)議、專家系統(tǒng)、智能搜索、數(shù)據(jù)挖掘等廣泛應(yīng)用，利于企業(yè)的成長(zhǎng)和工作過(guò)程的推進(jìn)。

知識(shí)管理系統(tǒng)如何實(shí)施

知識(shí)管理是一個(gè)長(zhǎng)期性的建設(shè)過(guò)程，需要按步驟地去完成，因此，需要建立一個(gè)規(guī)劃，循序漸進(jìn)的階段性實(shí)施計(jì)劃；在建立實(shí)施計(jì)劃時(shí)要充分考慮到知識(shí)管理的特點(diǎn)決定了知識(shí)管理的產(chǎn)品必須具有良好的擴(kuò)展性，橫向的擴(kuò)展，以及縱向的擴(kuò)展，缺一不可；最終要的一點(diǎn)，知識(shí)管理不是一個(gè)軟件和技術(shù)，而是一個(gè)管理的理論與方法，是一種管理思想的變革，有了知識(shí)管理的方法與管理思路之后才可能建立知識(shí)管理系統(tǒng)。

實(shí)施方法：

從應(yīng)用起步：為了解決目前企業(yè)存在的顯性文檔、數(shù)據(jù)難以規(guī)范化管理問(wèn)題，改善知識(shí)共享、利用不方便，工作效率與質(zhì)量偏低的現(xiàn)狀，企業(yè)需要將基本的顯性知識(shí)的管理引深到知識(shí)管理。

宏觀規(guī)劃：知識(shí)管理系統(tǒng)的第一步就是目前的文檔管理需求，但是顯性知識(shí)的管理只是企業(yè)知識(shí)管理體系建設(shè)過(guò)程中很小的一個(gè)部分，真正的知識(shí)管理還需要建立宏觀的規(guī)劃。

知識(shí)的深層次挖掘：知識(shí)不單單是文檔、數(shù)據(jù)，更主要的知識(shí)的種類與類型定義廣泛，項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)、CRM中的數(shù)據(jù)、OA中的數(shù)據(jù)等，因此，信息門(mén)戶也是知識(shí)管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要部分，不容忽視。

所以企業(yè)在進(jìn)行知識(shí)管理建設(shè)初期要升華知識(shí)的定義，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)逐漸納入到知識(shí)管理體系中，隨后建立企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù)，根據(jù)業(yè)務(wù)模型、管理特點(diǎn)等建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，借助管理技術(shù)和信息產(chǎn)品的協(xié)同運(yùn)作實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)換——隱性知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯性知識(shí)，同時(shí)充分結(jié)合信息門(mén)戶、內(nèi)部電子刊物、權(quán)限、知識(shí)地圖、知識(shí)導(dǎo)航等推動(dòng)知識(shí)的共享和利用，有效加強(qiáng)知識(shí)的挖掘、推送，分析，剔出垃圾數(shù)據(jù)，依賴知識(shí)管理體系，建立決策支持體系，有效支持企業(yè)決策。

企業(yè)內(nèi)部實(shí)施知識(shí)管理的問(wèn)題主要集中在企業(yè)管理的文化和管理制度上,為了讓知識(shí)管理體系充分發(fā)揮價(jià)值，企業(yè)需要建立知識(shí)績(jī)效，將知識(shí)的貢獻(xiàn)納入到員工績(jī)效評(píng)估體系中，才能最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理建設(shè)的全員參與，建立一個(gè)知識(shí)型管理的企業(yè)，讓知識(shí)管理真正落地！