CIO明確五步驟 了解郵件項目需求

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信息化項目在開始之前，CIO必須與相關人員確定項目的具體需求。因為項目需求就好像指南針一樣，對于項目按照正確的方向行走起著至關重要的作用。很多信息化項目失控，最后以失敗告終，很多都是因為沒有在信息化項目開始之前，確立項目需求導致的。

但是，很多CIO只知道為了工作而工作，他們在工作之前，從來不會先去了解用戶的真正需求，就忙于開始項目。結果，到項目快要結束了，才發(fā)現(xiàn)用戶的需求沒有滿足，再回過來重新開始。

所以，項目需求的確立對于信息化項目的推進是非常重要的。其實，用戶需求的調(diào)研也是比較有規(guī)律，我們只要腳踏實地的去做，就可以收集到用戶的需求。下面我以一個企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)為例，來說明確立項目需求的步驟及注意點。

第一步：確定項目的常規(guī)需求。

作為企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)，當然一些常規(guī)需求都必須要滿足。如用戶可以指定是否需要設置郵件接收提醒業(yè)務，即當其他員工收到我發(fā)給他的郵件時，能夠給我提個醒;如郵件發(fā)送失敗通知功能，如我因為郵件地址錯誤等原因郵件無法發(fā)送到收件人時，要能夠提醒我;如郵件簽名功能，在郵件的末尾能夠自動加上我預先設置的簽名事項。

這些常規(guī)需求一般比較好收集，你只要登陸到其他郵箱，一般他們具有的常規(guī)功能一般都需要具備。

第二步：跟用戶溝通，確立項目的特殊需求。

跟員工溝通，收集他們需要的除常規(guī)以外的需求，是最重要的，也是決定項目成敗與效果好壞的最關鍵的地方，而且，這也是以后項目驗收的重要尺度。所以，在項目開始之前，充分收集用戶的個性需求，這是非常重要的。

如何才能收集員工的個性需求呢?我的做法是，鼓勵用戶去試用。具體的來說，就是先給員工每個人在網(wǎng)絡上申請了一個郵件帳戶，先讓他們用個一兩個月;然后，把他們在上面操作的認為需要改進的內(nèi)容，一一提出來。如此，有了他們實際應用的經(jīng)驗，就可以提出一些有建設性的改善建議。

如他們在使用過程中，發(fā)現(xiàn)群發(fā)郵件非常的不方便。員工希望在未來企業(yè)自己的郵件系統(tǒng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)部門之間的群發(fā)。具體的來說，我某個銷售訂單，我可能要發(fā)給生產(chǎn)計劃人員、采購人員、成本會計、銷售總監(jiān)、物流總監(jiān)及相關人員等，我能夠自己定義群發(fā)地址，把郵件一次性群發(fā)給需要的人員，而不用我一個個的去選擇地址。還可以把經(jīng)理層設置為一個群發(fā)地址，有時候需要召開管理層會議時，也就不需要一個個的選擇了，一次選擇一個群發(fā)地址就可以了。這確實比現(xiàn)在的一個個選擇再實現(xiàn)群發(fā)要簡便許多。

如郵件地址自動填充、校對功能?，F(xiàn)在網(wǎng)上的郵件地址雖然也有自動校對、自動填寫的功能，但是，那只是針對已經(jīng)把該郵件地址加為好友的情況下。但是，在企業(yè)中，不可能把每個員工地址都設置為好友呀。他們希望在新的郵件系統(tǒng)下，對于企業(yè)內(nèi)部的員工，都能夠?qū)崿F(xiàn)郵件地址的自動輸入與校對，無論以前有沒有發(fā)過郵件。

再如，大附件的上傳。用戶最不能接收的就是上傳2M的產(chǎn)品圖片時，那個速度簡直讓人難以忍受。為此，他們希望在自己的服務器上，對于產(chǎn)品圖片等體積比較大的附件時，能夠提高上傳速度，不要讓他們多等。確實，這也是很多郵件服務器的通病。但是，企業(yè)若自己有了內(nèi)部服務器的話，就可以很輕松的解決這個問題。因為員工在發(fā)郵件時，可以先把照片上傳到企業(yè)自己的郵箱服務器，然后再通過一定的方法發(fā)給外部服務器直到用戶終端。

有了經(jīng)驗就有發(fā)言權。經(jīng)過一個月左右的試用，企業(yè)員工紛紛提出了許多很有建設性的意見，這些需求都是比較具有使用價值的。

第三步：對需求進行整理，讓用戶進行書面確認。

員工提出需求，我們需要認真記錄。但是，中國的語言呀，太復雜。有時候，一句話，從不同的角度考慮，會有不同的理解。所以，為了減少用戶與我之間的認識誤差，我在收集好了用戶提出的需求之后，還需要進行整理成書面文檔，要讓用戶確認需求。

我們都知道，信息化項目需求若中間變更，那時很麻煩的一件事情。會增加許多額外的成本、會延長項目的周期、增加項目的風險等等。所以，在項目需求調(diào)研的時候，我們要盡我們的最大努力，把需求都一個個定義清楚，以防止項目后期對項目進行比較大的更改。

所以，我們項目需求整理好之后，就有必要對用戶提出的需求，跟員工進行一一的確認，看看他們的需求跟我們的認識是否一致。若不一致，要即時調(diào)整，再進行確認，直到我們跟用戶之間達成統(tǒng)一的認識。

在書面確認時，最后不要忘了在需求確認書的末尾，簽上自己的大名，并讓用戶簽名。這主要是強調(diào)這需求調(diào)研的重要性，要讓員工明白，這個需求一確認，就不能隨意更改了。這可以加強他們的責任心，促進他們提出更好的提案。