南京OA監(jiān)理各階段注意事項及解決技巧

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南京OA項目是個復(fù)雜的過程，企業(yè)光是配合實施商實施，就要花費很大的精力，甚至影響正常業(yè)務(wù)的展開，已經(jīng)沒有多余的精力，對南京OA的實施效果進(jìn)行調(diào)研和評價。到最后實施完成后，發(fā)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)還相差一大截，這時悔之已晚......

南京OA監(jiān)理，指的是在整個南京OA項目中，對項目所涉及到的資源和目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制。它貫穿與整個南京OA項目的過程，包括從南京OA咨詢開始，直到南京OA實施完成后的持續(xù)改善過程。

按南京OA項目的實施進(jìn)度來說，一般監(jiān)理可分為這幾個階段：項目前期監(jiān)理，項目實施監(jiān)理，項目后期監(jiān)理。一般來說，項目前期監(jiān)理包括南京OA選型，南京OA咨詢兩個階段;南京OA實施監(jiān)理包括南京OA流程重組，南京OA模擬演練，南京OA初步上線三個階段;南京OA后期監(jiān)理包括南京OA的持續(xù)改善階段。

現(xiàn)在國內(nèi)對南京OA監(jiān)理還不是很重視，最主要是觀念上沒有轉(zhuǎn)變過來。在接下來的篇幅中，筆者將結(jié)合實際工作經(jīng)驗，談一談監(jiān)理的必要性及監(jiān)理各個階段要注意的問題和技巧。

(一)監(jiān)理的必要性

我國現(xiàn)在實施南京OA的成功率并不是很高，很多項目實施一半就半路擱淺了;有的項目雖然實施成功了，但也沒有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。究其原因是有多方面，沒有建立合適的監(jiān)理機(jī)制是其中重要的一個原因。

對南京OA項目要進(jìn)行監(jiān)理，主要是處于以下幾個原因：

(1)南京OA項目要投入大量的人力和財力，光財力少則十幾萬，多則幾百萬，上千萬。企業(yè)有必要對這筆財力的支出進(jìn)行監(jiān)控和審計。有一家我實施的企業(yè)，有一個審計部，是專門負(fù)責(zé)項目的審計。他們的主要工作就是對照預(yù)定的目標(biāo)來審核項目的實施進(jìn)度和效果，只有通過他們的審核，公司才會撥下下一階段所需的資金。

(2)南京OA對企業(yè)來說，相對還是個新生事物，企業(yè)往往對南京OA還不是很了解，這樣，在與南京OA實施商和廠商的對比中，就處于弱勢的地位。若引進(jìn)獨立的第三方監(jiān)理，就能加大對南京OA廠商和實施商的監(jiān)控力度，使得雙方力量的對比得到平衡。

(3)南京OA項目是個復(fù)雜的過程，企業(yè)光是配合實施商實施，就要花費很大的精力，甚至影響正常業(yè)務(wù)的展開，已經(jīng)沒有多余的精力，對南京OA的實施效果進(jìn)行調(diào)研和評價。到最后實施完成后，發(fā)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)還相差一大截，這時悔之已晚。

(二)監(jiān)理方的選擇

通常情況下，監(jiān)理方選擇有如下幾種形式：

(1)自己公司的審計部門抽出人員組成監(jiān)理團(tuán)隊。

這種方法的優(yōu)點就是了解自己公司的缺陷，對南京OA實施造成的效果感同身受，費用低廉;缺點就是缺乏獨立性，其評估結(jié)果，實施方不一定能夠接受。

(2)總公司派人到分公司組成監(jiān)理團(tuán)隊。

總公司組成的監(jiān)理團(tuán)隊，不僅對實施商進(jìn)行監(jiān)理，對被實施的公司本身，就能起到促動作用，更加會引起領(lǐng)導(dǎo)的重視;缺點仍然是缺乏獨立性。

(3)選擇獨立的第三方做監(jiān)理。

這優(yōu)點是顯而易見的，專業(yè)，獨立，其形成的實施評估結(jié)果，能夠被雙方接受。缺點就是費用高。但是，相對于南京OA幾百萬投資來講，這又不足為道了。

在選擇監(jiān)理方時，筆者認(rèn)為要考慮以下幾個方面：

(1)南京OA項目投資額。若南京OA投資額很大，上百萬的項目，選擇第三方監(jiān)理是很有必要的。

(2)企業(yè)本身規(guī)模。若是集團(tuán)公司，南京OA實施涉及到多個公司的話，建議還是選擇專業(yè)的監(jiān)理方。

(3)企業(yè)本身的審計制度。若企業(yè)本身的審計比較嚴(yán)格，可以考慮自己組成一個監(jiān)理方。

(4)項目的風(fēng)險。一般來說，業(yè)務(wù)單一的公司，比有多種業(yè)務(wù)的企業(yè)，實施風(fēng)險要小;流通業(yè)比制造業(yè)實施風(fēng)險小;機(jī)械制造業(yè)比制藥業(yè)風(fēng)險要小。若企業(yè)承擔(dān)不起失敗的風(fēng)險，就要選擇獨立的監(jiān)理公司，以把項目的風(fēng)險降到最低。

(三)監(jiān)理在南京OA實施各個階段主要任務(wù)及要注意的問題(這里我主要針對專業(yè)的第三方來展開論述)

項目前期監(jiān)理

監(jiān)理方根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點，評估南京OA產(chǎn)品的適用性。因為監(jiān)理方對南京OA市場的產(chǎn)品比較熟悉，對其成功的案例也非常清楚;他就能夠?qū)@個南京OA產(chǎn)品是否符合你企業(yè)的需要，提出專業(yè)性的意見。

監(jiān)理方會從各個方面來判斷實施商能否勝任，如實施方實施顧問是否穩(wěn)定，有否成功實施的案例，對南京OA產(chǎn)品的熟悉程度。

監(jiān)理方會對南京OA廠商所宣稱的功能進(jìn)行確認(rèn)，并把他作為以后評估南京OA實施效果的參數(shù)。

有監(jiān)理方參加選型，可以減少企業(yè)大量的工作量，降低企業(yè)在選型過程中發(fā)生錯誤的概率。

從企業(yè)角度來講，在這個階段，企業(yè)可以要求監(jiān)理方出具以下報告

(1)本企業(yè)的行業(yè)特點

(2)至少三家以上符合這個行業(yè)的南京OA產(chǎn)品，并提供其在其他企業(yè)實施成功的案例

(3)若是獨立的實施商，可以要求其提供對實施廠商的評估結(jié)論，還可以要求其調(diào)查實施商以前是否實施過該南京OA產(chǎn)品，甚至還可以安排去上門參觀實施成功的企業(yè)。