[策略] 政府信息門戶實施南昌OA策略初探（鐘翠 廣西科技信息網絡中心）

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引言

在知識經濟時代，知識快速更新。要想跟上時代的節(jié)奏，建立學習型組織是企業(yè)和政府機關長期穩(wěn)定發(fā)展的必要。隨著信息技術和通訊技術的飛速發(fā)展，特別是這些年internet技術的廣泛應用，“知識管理”作為“電子政府”成功的基石受到各級政府部門越來越多的重視。

樸素的講，知識管理就是對知識的管理，在知識經濟社會下，知識的重要性決定了知識管理的重要性，只有管理好知識，管理好知識資產，建立好知識獲取、處理、分發(fā)的流程機制，發(fā)揮知識共享的作用，才能創(chuàng)造更高的價值，提升企事業(yè)單位文化，促進其社會效益和經濟效益。

政府信息門戶是以實現政府網上形象展示、對外溝通為目的，為社會廣大用戶提供建設信息型的政府網站運營單位。它肩負了對政府信息進行加工處理，形成對社會有指導意義的增值信息的重任。其整個工作流程圍繞知識獲取、分析、處理、分發(fā)等手段應用來開展。根據知識管理的模型和方法，能更好的建設電子政府工程。因此，在政府信息門戶實施知識管理是知識經濟時代不可阻擋的趨勢。

一、我國電子政務建設要解決“信息孤島”問題

近年以來，電子政務受到我國政府的極大關注。各種電子政務研討會或展覽會此起彼伏，大有“你方唱罷我登場”的味道。隨著網絡泡沫經濟的破滅，電子政務熱逐漸減退，政府實施電子政務將更謹慎、更有憂患意識。在中國，電子政務所表現出來的首先是孤島型經濟，“數字鴻溝”把網絡經濟與實物經濟部門完全隔離了。政府實施電子政務無法解決國民經濟前后銜接、統(tǒng)計、分析和指導問題。因此，我國電子政務建設要解決“信息孤島”問題。

政府網站作為政府信息門戶是政府機關連接企事業(yè)單位、社會公民的紐帶，又是其實施電子政務的基礎性設施，它起著傳達政府信息、溝通政府與社會群體關系的作用。其在電子政務中處于基礎性的地位，是電子政務取得成功的主要標識，沒有門戶的電子政務是不可想象的電子政務。但是，長期以來政府作為實物管理部門更多傾向于行政事務，與網絡經濟為代表的政府信息門戶存在嚴重的“數字鴻溝”現象。疏通政府信息門戶信息渠道、形成有效的知識沉淀是解決“信息孤島”問題的關鍵瓶頸。

二、政府信息門戶實施知識管理的必然性

政府網站是政府信息化建設的重要內容，也是推行電子政務的重要支撐。截至2002年底，我國已有7200多個政府部門建立了自己的網站。政府網站依托政府信息資源優(yōu)勢，可得到的信息是相對權威和直接的，是社會各行各業(yè)迫切需求的信息。信息的有效利用不僅產生良好的社會效益，同時通過對社會的生產指導，起到的間接經濟效益也是不可估量的。

但是由于建站初期沒有統(tǒng)籌規(guī)劃，目標不夠明確，標準不統(tǒng)一，造成了政府網站設置不規(guī)范，網站信息關聯度差。同時，政府網站與其所在機關單位沒有傳統(tǒng)的行政關聯，領導是否重視和支持是信息獲取難易決定因素之一。加上信息的獲取、分析、處理、分發(fā)手段比較陳舊，造成更新不及時，陳舊信息比較多，在內容上單調重復，缺乏動態(tài)的服務信息和經過加工處理的增值信息，信息提供者與信息使用者互動性差等現象。網站出現的這些情況給公眾的查詢和利用帶來了諸多不便。同時，由于網站的日益發(fā)展壯大，積累的信息越來越多，如何對這些信息產生的知識有效的管理起來，達到知識轉換成生產力，知識實現創(chuàng)新等以知識為核心創(chuàng)造更多的價值是政府信息門戶急待解決的問題。

政府網站在過去幾年的錘煉中積累了不少的信息工程經驗，電子政務和相關軟件取得了長足發(fā)展。其中遠程協同辦公軟件（OA系統(tǒng)）在“非典”疫情肆虐的非常時期發(fā)揮了它不可小視的作用。我們的政府信息門戶在實施OA的過程中深深體會到它實現內外協同辦公的迷人魅力。從現有的OA系統(tǒng)中挖掘更多的信息資源，形成門戶知識沉淀，對知識產生的載體或者知識處理過程分析過程進行管理則提上了我們新的日程。

三、實施知識管理的策略

1、認清我們所處的環(huán)境與階段

作為政府形象窗口，在政府實施信息化過程中，其信息門戶得到了硬件與資金上面的大力支持，在政府的推動下，基本完成了地市信息節(jié)點的硬件配套設施。實施知識管理的風險比當前還未實現企業(yè)信息化的單位小得多。但是，作為政府管理下的一個非機關單位，要應對的環(huán)境比企業(yè)復雜得多。正確梳理與機關處室的關系定位，找準信息整合切入點，加速信息門戶知識沉淀與轉換，爭取機關領導的重視，是信息門戶解決“信息孤島”不可缺少的必要環(huán)節(jié)。

同時，我區(qū)廳一級機關基本上完成了政府信息化基礎設施配套工程。大多數政府已經實施OA系統(tǒng)。政府信息門戶大多已經積累了一批相對優(yōu)秀的信息化工程實施隊伍。這些隊伍由于基礎好，應用知識管理成本較少，實施相對容易。因此，政府信息門戶實施知識管理已經到了蓄勢待發(fā)的階段，實施知識管理的好壞，直接影響信息門戶的未來發(fā)展與政府電子政務的實施。

2、了解我們的工作模式與業(yè)務流程

政府信息門戶的工作一般比較系統(tǒng)化、模式化；具有正式的工作業(yè)務流程、方法和標準；需要各個領域的緊密結合。這些工作特點決定了其工作模式為集成模式。我們知識信息傳輸業(yè)務大體流程如下：

目前，我們完成這種知識信息流的過程可選用的幾種方式有：電子郵件、傳真、電話、會議傳達、OA系統(tǒng)等。作為知識的一種流通手段基本上已經可以達到效果。但是在知識獲取、分析、沉淀、提取上還有距離。從上面的業(yè)務流程圖可以看到，一個政府信息門戶網站構架主體主要有“信息組”“新聞”“業(yè)務數據”“個性化的信息”“協同數據”“應用程序”六大塊。從internet應用角度上，所有信息都通過web服務器這個載體實現傳遞。傳遞效果取決與技術手段與企業(yè)實施計劃能力。而這二方面都與我們平時的工作流程、業(yè)務流程分不開。將知識管理運用到我們日常工作流程中與現有的OA系統(tǒng)中可以達到到事半功倍的效果。

3、將知識管理滲透到OA系統(tǒng)應用中

第三代OA系統(tǒng)全面體現了知識管理在OA中的重要作用。在OA中引入知識管理的理念，就是為了滿足這種需求，充分利用組織的知識資源，提高員工的辦公效率和質量。由于辦公事務是各種組織中的一些需要在辦公室處理的通用事務，因此辦公事務中的知識處理的內容也是知識管理領域中最基本、最通用的內容，主要包括：辦公文檔的管理、交流與協作、專家定位等等。有了這些基礎事務管理，在進行其他事務拓展可以減少開發(fā)和實施風險。

一套具有良好的知識管理功能的OA系統(tǒng)是非常重要的。當前形形色色的OA系統(tǒng)五花八門，尋找一個在知識管理、可擴展性、無線接入、安全保密等功能上占有優(yōu)勢的OA系統(tǒng)，是政府信息門戶實施知識管理乃至電子政務的良好開端與先決條件。利用已有OA系統(tǒng)的工作流程疏通當前工作不利環(huán)節(jié)可以提高工作效率、減少信息循環(huán)時間。拓寬現有OA系統(tǒng)應用，融合適合國內企業(yè)的管理思想，實現遠程軟件安裝、培訓、遠程會議監(jiān)控等手段應用也體現了知識管理在OA中的應用。

4、將知識管理運用到日常工作流程中

同時，我們還需要在辦公領域中提高對知識管理的認識，在實踐中進行探索和提高。其中，我們應該從以下幾個問題入手：
（1）提高對知識管理的認識和重視

知識管理決不僅僅是一項IT建設項目，也不是空洞的管理理論，它是對知識的重要價值的正確認識而導致的偏重知識的戰(zhàn)略和實踐。因此，實施知識管理的首要條件是員工對知識管理的正確認識和重視。

（2）從個人知識管理做起

知識管理是與人是緊密聯系的，知識管理是建立在組織成員的個人知識管理的基礎之上的。因此，要打好基礎，抓好個人知識管理，培養(yǎng)個人良好的知識管理習慣，提高個人知識管理的能力。

（3）培養(yǎng)知識分享和交流的組織文化

實施知識管理的最大阻力不是技術，而是組織成員不愿分享自己的知識，應該建設一種鼓勵積極分享知識和交流知識的組織文化。

（4）培育實踐社區(qū)

要充分發(fā)揮這種非正式組織的作用，積極引導，并納入知識管理的大框架中。

（5）確定辦公領域中的關鍵知識

通常是一些公文、制度等文檔，對這些關鍵性的知識進行管理，能夠有的放矢地進行知識管理，達到事半功倍的效果。
   
（6）重視信息門戶的知識沉淀

門戶是組織的信息系統(tǒng)的統(tǒng)一入口，政府信息門戶為政府辦公提供了極大的幫助，通過政府信息門戶，他們可以方便地了解所需的知識等。同時，通過知識門戶，還可以實時地與工作團隊中的其他成員取得聯系、尋找所需內容。信息門戶的知識沉淀對知識延續(xù)與創(chuàng)新有著非常重要的作用。重視信息門戶的知識沉淀就是重視信息門戶的內容管理、創(chuàng)新（點子）管理、知識發(fā)現、客戶管理。

來源：KMcenter