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Wiki推動(dòng)內(nèi)容管理軟件獲得高利潤(rùn)空間

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來(lái)源:泛普軟件

在任何企業(yè)中,做過團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的人都會(huì)知道,文件管理是一場(chǎng)怎樣的噩夢(mèng)。要么是電子郵件通過不同的路徑發(fā)送;要么是電子數(shù)據(jù)表格和Word文檔傳來(lái)傳去,結(jié)果沒人知道最新版本究竟在誰(shuí)手中;要么是把會(huì)議記錄儲(chǔ)存在自己硬盤中的行政人員出去度假了;要么就是市場(chǎng)營(yíng)銷的戰(zhàn)略在改變,卻沒有告知網(wǎng)絡(luò)管理員升級(jí)公司的內(nèi)部網(wǎng)。

Wiki這種協(xié)同工具,能解決上述所有問題。它與很多傳統(tǒng)的內(nèi)容管理系統(tǒng)不同,Wiki非常簡(jiǎn)單,就連非技術(shù)背景的員工也能使用。盡管Wiki存在已經(jīng)有10年之久,但在企業(yè)應(yīng)用方面卻剛剛起步。就像Web剛剛進(jìn)入商業(yè)領(lǐng)域時(shí)一樣,Wiki也將經(jīng)歷一個(gè)快速發(fā)展、激烈競(jìng)爭(zhēng),以及存在一些不合理應(yīng)用的過程。本文所提供的Wiki應(yīng)用指南,將要告訴你的是,如何最合理地運(yùn)用這種頗有價(jià)值的協(xié)同工具。

Wiki.org網(wǎng)站把Wiki描述成“可能是能夠?qū)嶋H發(fā)揮作用的最簡(jiǎn)單的在線數(shù)據(jù)庫(kù)。”它的名稱來(lái)源于夏威夷的單詞Wiki-Wiki,即“快、快”的意思。Wiki從根本上來(lái)說(shuō),是任何人(或至少是任何得到許可的人)都能夠創(chuàng)建或編輯的Web頁(yè)面。

Wiki最著名的應(yīng)用案例就是Wikipedia.org,這是一種由任何喜歡它的人編寫和維護(hù)的在線百科全書。聽起來(lái)似乎有點(diǎn)亂,但事實(shí)并非如此。它是經(jīng)過認(rèn)真研究、認(rèn)真編寫,并得到高度認(rèn)可的信息源。如果有人對(duì)某一條目做了不正確或不適當(dāng)?shù)男薷?,其他人就能把?yè)面恢復(fù)到以前的樣子,或者保留變化,但要進(jìn)行進(jìn)一步的編輯。目前,有數(shù)千人維護(hù)著這個(gè)網(wǎng)站(或至少在他們比較擅長(zhǎng)的某些領(lǐng)域),進(jìn)行事實(shí)核對(duì)并在必要時(shí)進(jìn)行編輯。這樣,這個(gè)網(wǎng)站的內(nèi)容質(zhì)量一般都比較高。

因?yàn)閃iki最初被看作是非常意義上的開源項(xiàng)目,有人就爭(zhēng)論說(shuō),真正的Wiki不應(yīng)當(dāng)有作者身份限制。雖然在個(gè)別案例,比如Wikipedia.org中,這是行之有效的,但通常而言,這種做法不太可行。在商業(yè)環(huán)境中,Wiki最好的實(shí)施方式,就是在防火墻后面,完全供內(nèi)部用戶使用。

Wiki在公眾商業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用也并非都很成功。2005年6月,《洛杉磯時(shí)報(bào)》(Los Angeles Times)創(chuàng)建了一個(gè)Wiki,希望能將主題定在伊拉克戰(zhàn)爭(zhēng)上。編輯寫了一個(gè)題為“戰(zhàn)爭(zhēng)及其后果”的評(píng)論文章,邀請(qǐng)任何關(guān)心此事的人對(duì)該文章進(jìn)行改寫,以達(dá)到最佳效果。遺憾的是,網(wǎng)民們把Wiki編輯看做是發(fā)放垃圾宣傳的最佳所在,于是在上面隨便涂寫色情和粗俗的文字,經(jīng)過3天痛苦的維護(hù)后,該報(bào)社放棄了這個(gè)Wiki。

為此而指責(zé)《洛杉磯時(shí)報(bào)》,是否公平或正確呢?當(dāng)然不。也許報(bào)社期望過高了;也許它錯(cuò)誤估計(jì)了在Web用戶中,幼稚用戶的比例。但“Wiki社論”真正的問題是:報(bào)社用Wiki做網(wǎng)絡(luò)日志(Blog)的工作。Wiki在結(jié)構(gòu)上能處理談話,但這并非它的長(zhǎng)處。相反,Wiki所擅長(zhǎng)的是協(xié)同。它能隨著內(nèi)容的變化保持一系列獨(dú)特的文檔,并為組織這些信息提供有機(jī)的方式。

由于Web以及廣泛意義上網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),信息出版和共享的成本大大降低,使得Wiki成為了吸引企業(yè)的殺手級(jí)應(yīng)用。在Wiki出現(xiàn)以前,要達(dá)到同等的信息管理水平,必須要采用昂貴的企業(yè)應(yīng)用軟件。現(xiàn)在,因?yàn)榇蠖鄶?shù)Wiki是基于開放源代碼的,對(duì)于選擇開源的企業(yè)來(lái)說(shuō)它是免費(fèi)的,對(duì)于想為實(shí)施和支持Wiki服務(wù)付費(fèi)的企業(yè)來(lái)說(shuō),它也是相對(duì)便宜的操作方法。

Wiki的設(shè)計(jì)是用來(lái)在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和團(tuán)隊(duì)之間交流信息。它的威力來(lái)自于,沒有時(shí)間滯后、也不需要任何特別的管理措施或傳送的必要,用戶只需訪問和更新一個(gè)共同的Web站點(diǎn)。

首先,Wiki便宜,可擴(kuò)展,容易安裝,而且不需要大規(guī)模的軟件部署。它還能與現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)很好地對(duì)接。比如Wiki軟件制造企業(yè)Socialtext公司(Socialtext Inc.)專注于使Wiki平臺(tái)與現(xiàn)有的安裝在企業(yè)防火墻后面的全球身份認(rèn)證和注冊(cè)系統(tǒng)共同工作。再者,Wiki是基于Web的,所以在采用的過程中幾乎無(wú)需學(xué)習(xí),它還讓用戶自行決定內(nèi)容相關(guān)性,而不是依賴于中央傳輸中心或線性傳輸鏈。

Wiki的主要好處在于它能夠有機(jī)地組織自身。換句話說(shuō),用戶能創(chuàng)建他們自己的網(wǎng)站結(jié)構(gòu),即本體(Ontology),而不是讓內(nèi)容管理軟件開發(fā)商強(qiáng)加給他們。也就是說(shuō),Wiki需要由文化語(yǔ)言相同的人來(lái)使用,這樣,他們創(chuàng)立的本體和導(dǎo)航就能被大家所理解。

最后,Wiki與生俱來(lái)的協(xié)同天性,使它有別于內(nèi)容管理軟件的工作流結(jié)構(gòu)而更具優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理工具根本無(wú)法重現(xiàn)Wiki所創(chuàng)立的協(xié)作和參與環(huán)境。初始設(shè)置完成后,Wiki就會(huì)由用戶來(lái)管理,而非管理員來(lái)控制,這使管理員和用戶均能受益。簡(jiǎn)單地說(shuō),Wiki帶來(lái)了Web的傳輸功能,承擔(dān)起了繁重的信息管理任務(wù)。

那么,哪些公司在實(shí)際使用Wiki呢?Wiki在一些特定商業(yè)領(lǐng)域,比如項(xiàng)目管理和規(guī)格控制等需要大量的內(nèi)容管理的領(lǐng)域,獲得了最初的巨大成功。根據(jù)時(shí)事通訊出版者和咨詢企業(yè)Gilbane Report公司對(duì)73家公司所做的一次調(diào)查,正在試用Wiki技術(shù)的主要是一些小型企業(yè)(收入在2,500萬(wàn)美元以下的企業(yè))。鑒于軟件的廉價(jià)和易于實(shí)施,這并不令人奇怪。然而,一些大型企業(yè)實(shí)際上也部署了Wiki。

諾基亞公司(Nokia)使用Socialtext 公司的Wiki軟件已接近兩年時(shí)間,用來(lái)推進(jìn)“洞察力和遠(yuǎn)見”團(tuán)隊(duì)(Insight & Foresight)內(nèi)部的信息交流。雅虎公司(Yahoo)使用TWiki軟件幫助開發(fā)團(tuán)隊(duì)克服因在不同地點(diǎn)工作造成的各種問題。

米其林中國(guó)公司(Michelin China)也使用TWiki作為知識(shí)管理工具。“我們的目的是共享所有信息、程序,設(shè)置文件,這樣我們會(huì)減少對(duì)某個(gè)特定員工的知識(shí)依賴,團(tuán)隊(duì)中也不會(huì)有人將文件留在個(gè)人目錄中。”米其林中國(guó)公司IT部門的吉恩·N·西默耐特(Jean-Noel Simonnet)寫道。

Cingular公司、迪斯尼公司(Disney)、柯達(dá)公司(Kodak)、摩托羅拉公司(Motorola)和思愛普軟件系統(tǒng)公司(SAP)也都使用了Wiki。那么,這些企業(yè)在做哪些《洛杉磯時(shí)報(bào)》不能或沒有做到的事情呢?有兩件事情讓他們沒有重蹈《洛杉磯時(shí)報(bào)》的覆轍:將Wiki部署在企業(yè)防火墻后面,并且只作為正式用途。正如預(yù)期的那樣,這大大減少了濫用的可能性。而且,要使Wiki對(duì)企業(yè)社區(qū)有價(jià)值,Wiki就必須包含大量?jī)?nèi)部文檔,成為一個(gè)由用戶通過瀏覽器維護(hù)的內(nèi)部Web。

對(duì)所有的公司來(lái)說(shuō),一個(gè)最基本的挑戰(zhàn)是要確保在組織內(nèi)部和部門之間流動(dòng)的信息盡可能減少延誤。Wiki是處理這個(gè)任務(wù)最有效的方式。它將文檔管理轉(zhuǎn)變成用戶憑自身敏感就能調(diào)整的事情,而不是由內(nèi)容管理軟件商強(qiáng)加給的預(yù)想概念。

內(nèi)容管理套件現(xiàn)在還沒有發(fā)生多大的變化,但它會(huì)逐漸感受到來(lái)自Wiki的越來(lái)越大的壓力。正如企業(yè)級(jí)Wiki軟件在市場(chǎng)上的表現(xiàn)一樣,內(nèi)容管理軟件可能會(huì)與Wiki結(jié)合在一起,綜合兩種工具的優(yōu)勢(shì),形成一種更新、更強(qiáng)大的應(yīng)用軟件。看著吧,Wiki或Wiki混合工具不久就將出現(xiàn)在你的工作中。

何時(shí)用Wiki,如何判斷使用Wiki是否有意義?

如果你有如下需要,就可以考慮部署Wiki:

你希望迅速以便宜的價(jià)格建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),而不想以犧牲功能或安全為代價(jià)。你希望在一個(gè)員工都可訪問到的地方發(fā)表一些商業(yè)文件,并讓員工不費(fèi)力、沒有冗余風(fēng)險(xiǎn)地管理這些文檔。你希望管理和組織會(huì)議記錄、團(tuán)隊(duì)日程和公司行事日歷。你需要一個(gè)項(xiàng)目管理工具,它便宜、可擴(kuò)展、可通過任何Web瀏覽器進(jìn)入。你需要一個(gè)中央場(chǎng)所,讓團(tuán)隊(duì)成員能夠?yàn)g覽和修改共享文檔。

如果你有下列情況,Wiki可能不適合你:

你需要使用復(fù)雜的文件格式。一些Wiki平臺(tái)只能支持文本或HTML文件。你可以考慮使用基于PHP/SQL的Wiki平臺(tái),能處理更多的文件類型。你沒有可以對(duì)此負(fù)責(zé)的員工。你需要某位員工能建立網(wǎng)頁(yè)命名和連接維護(hù)的規(guī)范。如果連接沒有得到比較恰當(dāng)?shù)木S護(hù),文件就會(huì)“丟失”掉。協(xié)同模式不適用于你的集團(tuán)或工作場(chǎng)所。

你尋找的是意見交流的工具。盡管大多數(shù)Wiki確實(shí)包含一個(gè)評(píng)論區(qū),但它不是傳播意見或進(jìn)行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標(biāo),那么就請(qǐng)使用Blog好了。

誰(shuí)在開發(fā)Wiki工具?

目前,Atlassian軟件公司(Atlassian Software)、JotSpot公司和Socialtext公司是企業(yè)級(jí)Wiki軟件的領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)。JotSpot公司是由Excite公司(Excite Inc.)的聯(lián)合創(chuàng)始人創(chuàng)立的。JotSpot公司的專有工具JotSpot并不是開源工具,但它在開源項(xiàng)目中能免費(fèi)使用。通過提供表格和整合外部數(shù)據(jù)的功能,JotSpot能克服Wiki局限于處理文本文件的問題。

Socialtext公司基于開源的KWiki軟件,有預(yù)裝Wiki軟件的獨(dú)立設(shè)備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎(chǔ)幾乎全由開源庫(kù)構(gòu)成,開源社區(qū)和項(xiàng)目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。

在完全的開源和非商業(yè)領(lǐng)域,有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯并批準(zhǔn)文章的編輯引擎和工作流項(xiàng)目管理系統(tǒng)。TWiki能利用服務(wù)器端插件模塊進(jìn)行大規(guī)模擴(kuò)展,可用來(lái)處理日歷、電子表格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYG HTML編輯器,稱為Epoz,能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎,似乎是很多大企業(yè)用來(lái)初次嘗試的Wiki。

Wiki能集中所有類型的企業(yè)數(shù)據(jù),如電子表格、Word文檔、PowerPoint幻燈片,即能在瀏覽器上顯示的任何東西。它還能嵌入各種標(biāo)準(zhǔn)的通信媒介,如電子郵件和即時(shí)信息等?;赑HP、負(fù)載量大的Wiki,能直接與企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接,導(dǎo)入視頻和圖像文件。Wiki的功能只受限于實(shí)施維護(hù)人員的編程技巧。

幾乎同等重要的,Wiki還有內(nèi)置版本控制。如果要做改動(dòng),必須要?jiǎng)?chuàng)建改動(dòng)者記錄,轉(zhuǎn)換到以前的版本也只需要點(diǎn)擊幾下即可。注意到這一點(diǎn)很重要,即在Wiki中放置文件,并不一定要使所有訪問者都能編輯它。比如,市場(chǎng)部可以讓銷售團(tuán)隊(duì)或整個(gè)公司都看到一份PowerPoint 幻燈片,但不允許他們修改或重寫。可以讓文件被編輯,也可以不讓所有者隨意處理,這種性能使Wiki成為特別靈活的信息管理方式。

現(xiàn)在項(xiàng)目管理和協(xié)同軟件已經(jīng)太多了,那為什么還要用Wiki呢?

你沒有可以對(duì)此負(fù)責(zé)的員工。你需要某位員工能建立網(wǎng)頁(yè)命名和連接維護(hù)的規(guī)范。如果連接沒有得到比較恰當(dāng)?shù)木S護(hù),文件就會(huì)“丟失”掉。協(xié)同模式不適用于你的集團(tuán)或工作場(chǎng)所。

你尋找的是意見交流的工具。盡管大多數(shù)Wiki確實(shí)包含一個(gè)評(píng)論區(qū),但它不是傳播意見或進(jìn)行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標(biāo),那么就請(qǐng)使用Blog好了。

誰(shuí)在開發(fā)Wiki工具?

目前,Atlassian軟件公司(Atlassian Software)、JotSpot公司和Socialtext公司是企業(yè)級(jí)Wiki軟件的領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)。JotSpot公司是由Excite公司(Excite Inc.)的聯(lián)合創(chuàng)始人創(chuàng)立的。JotSpot公司的專有工具JotSpot并不是開源工具,但它在開源項(xiàng)目中能免費(fèi)使用。通過提供表格和整合外部數(shù)據(jù)的功能,JotSpot能克服Wiki局限于處理文本文件的問題。

Socialtext公司基于開源的KWiki軟件,有預(yù)裝Wiki軟件的獨(dú)立設(shè)備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎(chǔ)幾乎全由開源庫(kù)構(gòu)成,開源社區(qū)和項(xiàng)目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。

在完全的開源和非商業(yè)領(lǐng)域,有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯并批準(zhǔn)文章的編輯引擎和工作流項(xiàng)目管理系統(tǒng)。TWiki能利用服務(wù)器端插件模塊進(jìn)行大規(guī)模擴(kuò)展,可用來(lái)處理日歷、電子表格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYG HTML編輯器,稱為Epoz,能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎,似乎是很多大企業(yè)用來(lái)初次嘗試的Wiki。(信息周刊)

發(fā)布:2007-04-22 11:02    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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