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2015年最強(qiáng)悍OA辦公軟件系統(tǒng)的知識管理功能

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  協(xié)同OA辦公管理軟件系統(tǒng)之知識管理

  作為企業(yè)最大財富的知識,沒有得到積累、共享和利用,并且隨著人員流動而喪失。我們需要從不同的地方收集信息:打電話,找文件,等待他人幫助,接收電子郵件和備忘錄。但是,這種信息獲取方式取決于個人能力,以及他人是否愿意提供??傊?,獲取信息的效率太低?,F(xiàn)在,很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問---但信息仍然需要被復(fù)制,企業(yè)仍然需要維護(hù)不同的數(shù)據(jù)庫。

  知識管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進(jìn)行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。主要包括:知識管理、檔案管理、合同管理、知識文檔權(quán)限管理、制度規(guī)范管理。

  建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機(jī)制,將目前主要由員工個人維護(hù)管理的文檔,集中在部門、公司一級進(jìn)行管理,在這個基礎(chǔ)上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。“層次化”管理各種文檔,如參考檔案管理的模型和思路,將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理,以及使用關(guān)鍵字或全文索引,方便員工檢索和查閱文檔。實現(xiàn)對文檔處理周期的管理,包括文檔的撰寫、審閱、批準(zhǔn)、發(fā)布、存檔等各個環(huán)節(jié)。對文檔進(jìn)行版本控制,保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化,如自動發(fā)送審批請求、自動催辦等。

  更有效地進(jìn)行安全性控制,在加強(qiáng)制定和實施組織檔保密制度的同時,也同時以信息技術(shù)的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權(quán)限管理,通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理。

  可以分不同的欄目進(jìn)行管理;

  有相互關(guān)聯(lián)的知識文檔可以建立必要的關(guān)聯(lián),并能通過相關(guān)查找手段找到;

  不同的角色對知識文檔有不同的操作權(quán)限;

  提供較強(qiáng)大的搜索功能,可以支持內(nèi)容關(guān)鍵字的查詢,以便知識的快速查找和索取;

  在工作流中流轉(zhuǎn)的文件(原件)可直接歸檔到知識管理模塊中已預(yù)先指定的檔案夾中,無需人工處理。

  在系統(tǒng)其他業(yè)務(wù)功能模塊,例如協(xié)助區(qū)、會議管理、車輛管理等產(chǎn)生的知識文檔都可以自動歸檔進(jìn)入知識管理模塊,形成工作體系知識與知識管理體系的良性循環(huán)。

  按照不同的類型建立對應(yīng)的知識類型進(jìn)行歸類,集合各個部門、各個崗位、各個人員上的工作資料和知識,并充分進(jìn)行分享利用。

  可設(shè)置知識管理默認(rèn)模板樣式。

  知識文檔中可以設(shè)置打分,用戶可以對已發(fā)布的總結(jié)進(jìn)行評論,另外在文檔上可直接新建工作流程,實現(xiàn)知識的推薦。

  包含全文檢索功能。

  建立培訓(xùn)學(xué)習(xí)系統(tǒng)。通過流程驅(qū)動文檔方式來收集各個部門的培訓(xùn)計劃,隨后通過信息門戶工具培訓(xùn)計劃。

  通過知識地圖以及解決信息門戶,實現(xiàn)培訓(xùn)課件的制作與發(fā)布,實現(xiàn)員工的網(wǎng)上自我學(xué)習(xí)。

  根據(jù)文檔的各類使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析,激勵用戶進(jìn)行知識管理的貢獻(xiàn)。

發(fā)布:2006-12-16 01:02    編輯:泛普軟件 · hujian    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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