綜合管理：有效的項目管理

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這是微軟資深項目經(jīng)理人StephenMaguire的項目管理經(jīng)驗。希望對大家有用！ ??首先明確一些文中的概念： 項目經(jīng)理：是項目的負責(zé)人，負責(zé)擬定進度，監(jiān)督工作確實按進度實行，確保所有工作都方向正確，不出紕漏，協(xié)調(diào)團隊關(guān)系，并向高級主管報告項目狀況。 設(shè)計師：我們這里說的設(shè)計師包括程序設(shè)計師和網(wǎng)頁設(shè)計師，網(wǎng)站開發(fā)的主力人員。 技術(shù)經(jīng)理：由團隊中資深設(shè)計師擔(dān)任，負責(zé)項目的內(nèi)部整合，確定開發(fā)規(guī)范，確保技術(shù)文件更新。 產(chǎn)品經(jīng)理：非團隊人員，負責(zé)與行銷人員或客戶協(xié)調(diào)，監(jiān)督網(wǎng)站的開發(fā)符合客戶和公司的期望。 第一章.有效團隊的基礎(chǔ)。（共4節(jié)） 1.專心改善產(chǎn)品 ??公司付工資給設(shè)計師，要他們在合理的時間開發(fā)出品質(zhì)精良的網(wǎng)站，但是設(shè)計師們的時間卻經(jīng)常被其它事情占用了。 ??典型的情況是設(shè)計師要花大量的時間準(zhǔn)備會議，參加會議，讀寫開會記錄和進度報告，還有回復(fù)email等等，這些事情都不能改善網(wǎng)站的工作，雖然其中一些是設(shè)計師自己主動做的，但更大一部分是項目經(jīng)理下的命令。 雖然項目經(jīng)理的本意是好的，但是卻違背了項目經(jīng)理的基本守則： 項目經(jīng)理的任務(wù)是努力消除設(shè)計師工作上的一切障礙，讓設(shè)計師權(quán)利專注在真正重要的工作上---網(wǎng)站開發(fā)。 ??這不是震驚世界的發(fā)現(xiàn)，只是簡單的道理，但是有多少項目經(jīng)理確實做到呢？ ??請不要從字面上理解我的話，并不是說設(shè)計師只許制作網(wǎng)頁，開發(fā)程序，事實上，思考如何設(shè)計，測試和培訓(xùn)等等，雖然不是直接投入在改善網(wǎng)站上，但對網(wǎng)站的質(zhì)量卻有重大深遠的影響。 2.排除干擾 ??如果你希望團隊在期限之內(nèi)完成網(wǎng)站，就必須盡可能排除一切不必要的工作。在你分派工作給組員前，請問問自己，這件工作真的有必要讓大家做嗎？身為項目經(jīng)理，必須時刻問自己一個問題： ??“我努力的目的究竟是什么？” ??這樣工作就不容易偏離方向。記住，要以整個項目的眼光來看事情，你就不會陷入個別細節(jié)中了。 ??比如開項目進度會議。目的是為了了解項目進行的情況，以避免項目進度失控，但是如果每一個項目都如期完成，也沒有人要加班，那還有必要報告進度嗎？ ??還有常見的就是讓組員寫報告，交代自己做了什么，解釋為什么延遲了，這往往會令很多設(shè)計師頭疼和反感。一天8小時工作時間，很可能4個小時花在了寫報告上。而正常的開發(fā)工作卻不得不加班做。 ??請不要誤解我的意思，我并不是說不需要進度報告，只是提醒項目經(jīng)理們，不要過分注重“項目流程”，而忽略了真正的產(chǎn)品----你的網(wǎng)站。我的一點心得是：用一個新的辦法了解進度，容易寫，而且不花時間。 1).每當(dāng)有設(shè)計師完成一個功能（子項目），就發(fā)一個內(nèi)部email給大家； 2).每當(dāng)項目進度可能落后，就和我私下交流，討論解決的辦法。 3.明確目標(biāo) ??就象你準(zhǔn)備考一個學(xué)位或者買房子，都要籌劃一番，然后行動，再達到目的，做一個網(wǎng)站項目同樣需要制定明確的目標(biāo)。注意“要完成一個網(wǎng)站”只是一個模糊的目標(biāo)，它還不夠具體和明確。 ??實際操作中，可能很多網(wǎng)站在目標(biāo)不明確的情況下也完成了，但問題是，在這之前，有多少時間被浪費了？雖然你運氣好，完成了項目，可是比起有明確的目標(biāo)，有目的有控制的規(guī)劃，實施來說，哪一個更穩(wěn)當(dāng)，風(fēng)險更小呢？ ??什么樣的目標(biāo)是明確的目標(biāo)呢？其實并不一定是博大精深的，只要足夠詳細，能夠保證項目向正確的方向進行就可以。通常只要項目組長花幾小時，或者幾天時間就可以制定一個詳細的項目目標(biāo)。例如本站： 目標(biāo)1：建立一個以網(wǎng)站項目管理為主題的網(wǎng)站。 評價：目標(biāo)已經(jīng)明確主題，但還是不夠詳細。 目標(biāo)2：為網(wǎng)站項目管理愛好者提供一個交流的平臺。 評價：目標(biāo)定位了服務(wù)對象和主要功能。但是并沒有體現(xiàn)我們建立網(wǎng)站的深層目的。 目標(biāo)3：為網(wǎng)站項目管理愛好者提供一個學(xué)習(xí)交流，并能夠共同制定詳細規(guī)范的平臺。 評價：明確的目標(biāo)，指出了服務(wù)對象，最主要的功能和網(wǎng)站本身的目的。 ??在目標(biāo)確定后，我們就堅持這個大方向，凡是有利于目標(biāo)實現(xiàn)的最先完成，比如：論壇，規(guī)范文章。與目標(biāo)無關(guān)或關(guān)系不大的，可以不做或者推遲做，比如人才交流，漂亮的界面等。 ??設(shè)定目標(biāo)就是把“你要完成的事”用清晰的語言描述出來，讓團隊每一個成員都有明確的概念。只要把目標(biāo)稍微理得清楚些，整個項目的方向就會有驚人的改變。記住這一點吧：理清詳細的項目目標(biāo)，可以避免在不必要的工作上浪費時間。 ??也許設(shè)定目標(biāo)會花你一兩天時間，但相對報酬是非常值得的！ 4.設(shè)計的優(yōu)先考慮 ??好比買菜，有人買罐頭的因為最便宜，有人買冷凍的因為最方便，有人買新鮮的因為最健康，因為在他們的心目中，強調(diào)的優(yōu)先考慮不同，網(wǎng)站開發(fā)也是一樣的道理：同一個程序，不同的設(shè)計師寫的代碼必定不同，有認(rèn)為代碼越簡練越好，有認(rèn)為容易使用最重要，還有的則喜歡追求執(zhí)行速度。 ??項目的目標(biāo)和網(wǎng)站開發(fā)的優(yōu)先考慮并不相同，但兩者有重疊和影響的部分，因此我們要建立以下基本觀念：項目目標(biāo)引導(dǎo)項目的方向，而設(shè)計的考慮順序影響設(shè)計的過程。 ??每個項目的具體情況不同，考慮的優(yōu)先順序也回不同，一般來說，程序設(shè)計考慮的優(yōu)先級表1.尺寸大小(size) 2.速度 3.安全性 4.可測試性 5.容易維護 6.簡潔 7.再用性 8.可移植性 ??除了優(yōu)先考慮順序外，你還應(yīng)該建立各項考慮點的質(zhì)量規(guī)范，例如你認(rèn)為尺寸是優(yōu)先考慮，那么多大才算合格呢？如果事先能夠決定最合適的優(yōu)先考慮順序，并建立質(zhì)量規(guī)范，團隊就不會浪費時間，網(wǎng)站的整體風(fēng)格就會比較一致。 ??第一章小結(jié) ??回顧本章討論的內(nèi)容，我們可以得出網(wǎng)站開發(fā)的良好基礎(chǔ)是： ??確定您要達成什么樣的目標(biāo)以及如何去做，讓每一位組員都明白目標(biāo)，并專注地朝這個目標(biāo)努力，設(shè)定設(shè)計的優(yōu)先考慮順序，以及相對的質(zhì)量規(guī)范。 第二章有效的作業(yè)方式   1.什么時候修改錯誤 ??如果我問你，網(wǎng)站開發(fā)過程中，正確的除錯時機是什么？你會怎么回答？ A.等到所有功能開發(fā)完畢后再一起測試修改； B.一發(fā)現(xiàn)錯誤就立刻除掉它； C.無所謂，反正花的時間是一樣的。 ??正確的選擇是B:一發(fā)現(xiàn)錯誤立刻除掉！ ??對項目來說，最糟糕的情況莫過于被bug整得團團專，來不及完成項目目標(biāo)。如果只管開發(fā)，把bug留到最后，會高估項目的完成率，看起來馬上要完成的項目，卻驚異的發(fā)現(xiàn)還需要3個月的時間除錯。微軟的經(jīng)驗是： (1).bug越晚清除，時間花得越多； (2).在開發(fā)過程中立刻除蟲，可以讓您早些學(xué)到經(jīng)驗，然后不會犯同樣的錯誤； (3).如果能夠保證沒有任何錯誤，您就能比較準(zhǔn)確的估出項目的完成時間。 所以，設(shè)計師應(yīng)該把找錯誤當(dāng)成一件重要的事情，不要為任何理由而耽誤。 2.email的時間陷阱 ??email是個很棒的工具，但是水能載舟，亦能覆舟，如果email被不當(dāng)使用，也會影響生產(chǎn)力。 ??我常發(fā)現(xiàn)很多設(shè)計師喜歡讓email打斷他們的工作，不是指他們發(fā)了太多的email，而是只要有新的email進來，他們就停下手邊的工作，看看有什么新聞，有什么新鮮事，并開始回復(fù)email。有些設(shè)計師5分鐘就收一次信，這樣一天下來，可能什么事也做不成，因為設(shè)計工作是需要一整段時間去思考和沉在其中才能完成的。 ??為了解決這個問題，我告戒新設(shè)計師門，恢復(fù)email要分批做，早上一上班，中午休息時間，或者是下班前看一下都可以，但不要有事沒事都不停的看email。 3.好方法讓大家分享 ??工作的策略是非常重要的，因為它是許多經(jīng)驗和思維濃縮而成的，將這些策略或者方法集合起來，能夠讓個人的生產(chǎn)力和工作質(zhì)量提升到更高的境界。 ??身為主管，你應(yīng)該鼓勵組員提出改進工作效率的建議。引導(dǎo)組員思考的方法也很重要。比如，下面兩個問題： a.為什么進度總是一再落后？ b.有什么辦法可以避免將來再發(fā)生進度落后？ ??第一個問題可能的答案是：互相依賴的工作太多，工具太難用，老板是個白癡等等；第二個答案可能是：減少互賴性的工作，購買更好的工具，與老板加強溝通。 ??兩個問題的方向不同，第一個是探究原因，導(dǎo)引出抱怨；第二個是未來改進的方法，導(dǎo)引出解決辦法。 ??問題越精確，問題越有力，對項目目標(biāo)的實現(xiàn)就越有益，讓我們再看三個問法： a.如何保持每次都如期完成項目？ b.如何在不加班的前提下，如期完成項目？ c.如何在不加班，也不增加人手的前提下，如期完成任務(wù)？ ??第三個問法，就迫使大家來點真正有創(chuàng)意的思考和認(rèn)真檢討工作本身值得改進的地方了。一次比一次更精確的問題，可以刺激思考過程，激發(fā)更有創(chuàng)意的答案。 4.無意義的懲罰 ??懲罰是一種心理上的負強化作用，懲罰是對員工的責(zé)罵，訓(xùn)斥與威脅，就象鞭打馬匹使它服從主人的命令。發(fā)現(xiàn)有一位組員進度落后了，不得了！叫過來罵一頓，這就等于是給了他一貼重劑量的藥物，逼使他以后不敢再對進度掉以輕心。 ??這種管理手段是該受譴責(zé)的，我絕對不鼓勵任何人這么做。想一想我們前面提到的立刻除錯策略，如果設(shè)計師發(fā)現(xiàn)錯誤，他花費好幾天時間解決這個問題，當(dāng)然不是他喜歡的結(jié)果，但主管卻因此讓他受到威脅，設(shè)計師以后還會仔細查錯嗎？我們希望任何事都是很自然，沒有必要加重組員的苦惱，絕不是強調(diào)誰是老板誰是奴才，誰必須服從誰。 ??如果主管們的用意是希望組員因此而工作更努力的話，就大錯特錯了。這種責(zé)罵只會激起組員心中的憤怒，羞惱和沮喪。實際上，往往這些項目的問題都出在管理方面，目標(biāo)不明確或者野心太大，設(shè)計師只是倒霉的遇上了差勁的主管，其實他們的能力不比其他項目的設(shè)計師差。因此放棄責(zé)罵吧，責(zé)罵只會讓項目更糟，絕對沒有任何改善的效果。 第二章小節(jié) ??這一章的內(nèi)容，我們主要明確以下觀點：我們要采取策略性的作業(yè)方式，并不斷的找出一些簡單而有效的方式改善目前的工作，小小的改變可能產(chǎn)生驚人的效果。 第三章：保持進度 ??我們都希望項目按照事先規(guī)劃好的進程來進行，但事實總是無法盡如人意，有時候會有點超前，大部分情況是落后，。即使最順利的項目，也無法完全按照計劃執(zhí)行，但是，如果你放任計劃隨意進行，有一天你猛然發(fā)現(xiàn)項目脫軌太遠，無法把方向扭過來，剩下的時間也不夠，那么項目就完蛋了。項目就象一枚瞄準(zhǔn)月球的火箭，只要有一點點不夠精確，到時候就無法命中目標(biāo)，差之毫厘，失之千里，實在不可不慎重。聰明的主管懂得這個道理，他們會經(jīng)常注意項目的精度，隨時修正方向，保持項目不偏離計劃進行。本章將介紹一些很有效的策略，幫助項目保持進度。