如何選擇OA辦公系統及公司呢？

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　　對于如何選購OA辦公系統的文章，我們已經見到很多。但對于如何用好OA辦公系統的討論，卻非常少見。

　　帶著這個問題，筆者采訪了泛普軟件OA辦公系統的項目總監(jiān)鄭勇先生，請他以泛普軟件OA辦公系統數千家客戶案例為基礎，為我們分享一些成功的經驗。

　　要想用好OA辦公系統，鄭勇為我們總結了5個關鍵詞：產品、實施、制度、管理層、習慣，他對著5個關鍵詞進行了詳細的解讀：

　　1、產品

　　要想用好OA辦公系統，首先要選好OA辦公系統，只有選擇了正確的，適合自己的OA辦公系統，才能夠給使用提供保障。

　　如果系統的穩(wěn)定性差，那么就會經常掉線，甚至丟失數據，導致使用不暢;如果系統的易用性差，那么使用起來就會很不方便，引起大家的抱怨和反感;如果系統的功能不適用，那么就要經過大量的二次開發(fā)，增加實施周期，讓人失去耐心和信心;如果系統的開放性差，那么就無法隨需應變的升級和拓展，無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

　　2、實施

　　有了好的產品，還要有好的實施。一個企業(yè)不可能使用OA辦公系統的全部功能，必須將自己的常用功能和重點功能挑出來，然后本著先易后難的原則來實施。

　　鄭勇認為，OA辦公系統的實施不應該拖得太久，應該先把常用的、簡單的功能用起來，讓員工感覺到方便，并熟悉這個系統，然后再慢慢啟用較為復雜的功能，這樣才能夠水到渠成的讓員工接受，正所謂“一鼓作氣，再而衰，三而竭”。

　　另外，OA辦公系統和企業(yè)原有的管理理念、辦公方式可能會產生一些摩擦甚至沖突，還有可能會觸及一部分人的利益。這就需要實施者平衡好各方面的關系，平衡好效率和規(guī)范的關系。OA辦公系統和企業(yè)管理之間不是誰服從誰的的問題，而是互相協調、融合、優(yōu)化的關系。

　　3、制度

　　系統實施完畢后，需要企業(yè)制定相應的管理制度予以保障，這個制度也就是使用OA辦公系統的方法、規(guī)范和獎懲措施等。

　　對于每一項使用到的功能，制度文件都應該詳細介紹其操作方法、使用對象、責任人，對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日記怎么考核等，讓員工明確的了解系統的使用方式和規(guī)范，這個制度既要約束，又要鼓勵。

　　鄭勇說，如果企業(yè)不知道應該怎么做這個規(guī)范，可以向廠商咨詢，因為泛普軟件等一線的OA廠商都有一些通用的模板可以借鑒。

　　4、管理層

　　有了制度之后，關鍵在于能否執(zhí)行到位，而能否執(zhí)行到位，關鍵在于管理層的行為。

　　OA辦公系統的使用，非常依賴于管理層的帶動作用，如果管理層不重視、不好好使用，那么員工就沒法用好。

　　雖然OA辦公系統提供了開放、扁平化的溝通平臺，但如果員工發(fā)表的意見、建議和分享總是得不到上級的反饋，那么員工就會心灰意冷，再也不愿意在系統中表達了。雖然OA辦公系統提供了便捷的電子化審批方式，但如果領導總是不及時審批，還需要多次打電話催促，那么也會嚴重打消員工使用系統的積極性。

　　5、習慣

　　在做好以上四點之后，員工就會養(yǎng)成使用OA辦公系統的習慣，從陌生到了解，再到熟悉，再到習慣，那么就可以說員工已經很好的適應了OA辦公系統，這時候員工會覺得非常的方便和高興，OA辦公系統也就順暢的運行起來了。

　　鄭勇說，企業(yè)應該通過各種措施，培養(yǎng)員工使用泛普軟件泛普OA系統 OA辦公系統的習慣。這些措施中既有硬性的(包括制度和技術上的約束)，也有軟性的(包括各種獎勵措施)，只有軟硬結合，才能保障OA辦公系統的順利使用。